資源共享下的檔案管理模式探究

管麗丹

摘 要：資源共享是信息技術發展下的產物，在各行業、領域都有著深入的滲透性和影響力。在人力資源和社會保障局的檔案管理工作中，有效利用計算機技術對實現檔案信息的資源共享有著積極的作用。隨著信息技術的快速發展，檔案管理也迎來了挑戰和機遇，如何利用網絡資源共享的優勢優化和完善檔案管理工作模式，成為相關工作人員的重要探究方向。在檔案管理工作過程中，做到與時俱進、緊跟時代潮流，能有效提升檔案管理工作效率，優化檔案管理模式。

關鍵詞：資源共享;檔案管理;人力資源和社會保障局

在社會發展過程中，檔案管理工作占據著重要的作用。檔案管理中繁瑣、復雜的工作內容，要求工作人員必須搜集正確的信息并進行整理，最后進行檔案管理。工作人員必須明確管理目標和任務，在數字化檔案信息建設的基礎上做好檔案收發工作，堅持對檔案管理工作進行分析、研究，減少在檔案管理工作中可能會出現的問題，避免為個人和管理單位造成不利的影響[1]。

1 檔案管理中資源共享的重要性

資源共享有效提升檔案管理工作的效率，提升了檔案管理服務能力。檔案信息資源共享在各方單位查閱、借閱檔案時有效提升了速度和拓展形式，節約了查閱、借閱檔案人員的時間和精力。在解決相關單位部門重復歸檔和多頭歸檔的問題上，管理人員能通過共享系或者平臺能快速清晰的了解到檔案的歸檔情況和保存情況，有效節約了部門之間工作交接的效率，避免了檔案遺失或者混亂的現象[2]。另一方面，檔案管理部門的本質屬性屬于服務部門，是政府為廣大人民群眾提供檔案信息資源服務的快捷窗口。增強檔案管理工作的資源共享能力，能進一步推進檔案借閱人員的服務工作，提升服務體驗，也能增強節約檔案人員的服務滿意度。信息技術的發展讓各項工作都降低和減少了繁瑣程序，建立檔案資源的共享服務系統和平臺，能減少相關審批手續，有效提升檔案工作效率;對規范檔案的流轉程序和環節，提升檔案管理水平具有重要作用，很大程度上提升了檔案管理部門的工作能力和服務水平。

2 檔案資源利用和信息資源共享的現狀

2.1 檔案內容重復

檔案重復是信息資源共享下常見的現象之一，在一些單位對檔案進行查閱和借閱之后，在歸檔的過程中常會出現重復歸檔的情況，或者是對同一個信息檔案進行分別歸檔，造成了檔案存儲內容的重復性。歸根結底是缺乏信息資源共享下的檔案管理制度，檔案內容的重復性占用了大量的資源空間，在以后的查閱借閱過程中造成了很大的不便。

2.2 檔案安全管理不到位

在信息技術不斷創新發展的大環境背景下，一些檔案管理單位正在使用的檔案管理系統還無法滿足共享平臺中部分部門的共享需求。存在對部分重要的檔案信息資源沒有做好特殊處理，在檔案借閱的過程中出現檔案資源丟失或者損壞的情況;或者是對一些電子檔案沒有做好安全處理工作，就會出現一些非法使用的現象，對檔案管理工作的安全性埋下隱患。在檔案工作的單位中也因制度的缺陷，對檔案管理人員的權限分配不到位，導致各類檔案管理人員的檔案借閱和使用權限相同，使得檔案管理工作中存在機密檔案泄漏的風險。信息技術的發展也帶來了信息透明度高、傳播路徑廣等影響，使得檔案信息數據更容易得到，數據安全作為檔案信息管理工作中不容忽視的問題，可以從管理理念和技術層面尋找原因，避免國家重要信息和公民個人信息、隱私的泄漏。

2.3 事業單位檔案管理過于“獨立”

事業單位的檔案管理工作較為繁瑣、沉重，工作量較大，但有些事業單位還沒有專門的檔案管理人員，而是由各部門的工作人員展開檔案管理工作，相互之間較為獨立，管理工作中缺乏交流和配合，統一運作的基礎也較為薄弱，對構建完善的檔案管理體系具有一定的難度。檔案管理工作的分散，導致資源共享不便利，管理體系也不兼容，阻礙了檔案信息價值的利用。一些檔案管理人員還存在檔案信息資源是優質資源的觀念，與社會資源共享不具有共通性基礎，不能共享。同時，因為檔案管理部門工作的特殊性，與外界聯系和溝通較少，并且缺乏共享設備資源的資金投入和支持，對檔案管理工作在資源共享的背景下發展造成了很大的阻礙，使得檔案管理信息化技術不高。檔案管理信息化技術的落后，無法在以后檔案管理工作中體現出較高的規范性和有序性，很難實現信息資源的傳播與共享。

3 共享資源下優化檔案管理模式的探究

3.1 提高資源共享意識，推進檔案管理現代化建設

共享資源觀念的更新和正確樹立是創新和構建現代化檔案管理工作的重點。相關工作人員要在信息資源共享觀念的樹立和發展中，將“數字化”的管理工作作為構建新型檔案管理模式的關鍵，在傳統的檔案管理模式基礎上，建立電子檔案管理模式，快速適應數字化檔案管理的發展進程，推進檔案資源的共享服務。也可以通過宣傳方式和培訓的方式，加強工作人員檔案管理工作信息化，將共享意識不斷強化，明確檔案信息資源共享的意義和目的，清晰資源共享的范圍。配合各方單位做好該項工作。

3.2 完善檔案管理工作制度，提供制度保障

隨著信息資源共享下檔案管理工作的落實，相關單位要及時更新和完善管理制度。在檔案管理工作中摒棄陳舊的管理理念，將“重保管，輕利用”的檔案管理方式及時糾正，制定相應的管理方案和調動流程規范。還要明確好檔案管理人員的管理層次界限，明晰檔案資源共享的范圍和調動權限，強化檔案資源共享管理的頂層設計[3]。在新形勢下檔案管理工作的改進，如數字化檔案、電子文件等新生事物都在影響著檔案管理工作，在電子文件借閱、歸檔和信息公開辦法、節約制度以及應急管理上都要結合工作實際制定和完善管理制度，從制度上保障檔案借閱以及歸檔的流程和規范，進一步明確工作方向，鞏固檔案的管理制度。

3.3 建立共享機制，提高服務水平

在檔案管理工作的共享機制建立中，要充分利用現代化信息技術進行，采用互聯網、大數據、云計算等先進的技術手段將檔案資源進行整合歸納，為創建信息資源共享平臺打好基礎。在建立好資源共享中心時，還要與技術人員和檔案管理人員共同探討研究，力求建立科學合理的、實操性強的共享平臺。在建立共享服務機制時，還需要充分結合檔案借閱人員和管理人員的使用需求和習慣，完善服務機制，讓檔案資源共享平臺能夠切實有效的發揮作用，實現管理人員數據化管理的同時，滿足借閱人員信息采集的目的，在雙向關系中提升共享服務機制的服務滿意度。同時，還需要考慮到單位內的特色或優勢，不斷完善和豐富檔案信息資源的數據，在服務高度、深度和廣泛度上深入挖掘，建立信息資源分類的體系，提升檔案管理工作效率和窗口服務水平。例如異地辦理身份證件、辦理臨時身份證購票憑證等服務，信息資源共享在很大程度上為異地工作人員提供了便利，優化了社會服務機制。

3.4 多方協同合作，創新檔案管理工作思路

檔案資源數據共享是要求檔案信息從“獨立”轉向“共享”。實現檔案信息價值的最大化。基于此，檔案管理工作部門應該主動與外界聯系，組織企業技術人員進行資源共享平臺的建立和完善，做好平臺維護更新工作，加強檔案信息安全管理的同時，促進檔案信息資源的共享發展。為加強資源數據的保護，可以通過設置二維碼掃描借閱人信息，或者在檔案資料上添加水印，做好信息登記和安全提示工作。還可以積極地與其他部門展開交流討論，學習先進技術和經驗，豐富檔案資源數據總量，拓展信息來源的渠道，為共享資源下社會發展做好信息服務工作[4]。

4 強化人事檔案管理的方式

人事檔案管理工作人員在工作中，要想提高工作效率必須加強自身專業能力的培訓，在資源共享化的檔案管理工作中才能有效提升工作質量和效率，以便更好地勝任人事檔案在資源共享平臺中的管理工作。管理人員要定期進行專業培訓和技術培訓，便于在日常的檔案管理工作中能較好的對各種設備進行操作，讓人事檔案管理人員能在新形勢的檔案管理工作中快速適應和提升自身工作能力。

計算機技術的發展對檔案工作管理有著極大的推進作用，在人力資源和社會保障局的檔案管理中做好信息技術化建設工作，提高檔案管理工作的現代化管理水平，對加強社會信息資源共享有著重要意義。因此，做好檔案信息化建設工作，是時代的要求，是信息技術發展的福利，為促進信息資源共享工作的開展具有重要作用。

5 結束語

信息技術的發展給檔案管理工作部門帶來了機遇的同時，也為檔案管理工作迎來了新的挑戰。在信息資源共享的大環境下，檔案數據的信息化管理和信息資源的共享是社會發展的必然趨勢，也是強化檔案利用率的有效途徑和手段。檔案管理的相關部門必須緊跟時代發展的潮流，緊握時代的脈搏，轉變和更新檔案管理的理念，正確認識檔案資源共享理念和意義，加強部門檔案資源共享基礎建設，提升檔案管理人員的專業素養和管理技術，最大程度的發揮檔案資源在共享平臺上的使用價值，為提升社會服務水平和能力做出不懈的努力。

參考文獻

[1]胡娟.人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施研究[J].辦公室業務，2020（05）：144+146.

[2]張靜.資源共享視域下的檔案管理模式研究[J].蘭臺世界，2019（S2）：87-88.

[3]于燕.數字檔案在現代檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2019（14）：107.

[4]黃杰瑤.檔案管理的信息化重構模式及建設研究[J].蘭臺內外，2019（19）：11-12.