探究檔案科學規范化管理對辦公室工作效率的提升作用

杜建平

摘 要：隨著辦公室工作進入了全新的標準化、規范化發展趨勢，檔案管理作為辦公室工作的重要組成，發揮著越來越重要的作用。特別是科學規范化的檔案管理在辦公室工作效率提升方面的作用不可替代。本文從檔案工作科學規范化方向入手，對管理措施進行進一步分析，從而為更好的開展科學規范的檔案工作，促進辦公室工作效率提升提供參考和借鑒。

關鍵詞：檔案管理;科學規范化;辦公室工作;工作效率

高效辦公是當代辦公室工作的核心理念，而科學規范化的檔案管理在高效辦公方面扮演著重要角色。如何更好的開展檔案科學規范化管理，是辦公室工作領域研究的重要課題。

1 科學規范化檔案管理的在辦公室工作效率提升方面的幾大顯著特點

1）資料豐富性。檔案記錄了整個單位整個部門的發展過程，這些豐富的檔案資料是辦公室工作人員獲取信息的主要途徑。科學規范化的檔案管理，讓辦公室工作人員在最短的時間內接受最豐富的信息資源，來滿足日常工作需要和檔案信息素養提升的需要。

2）查詢便利性。伴隨計算機和網絡技術的飛速發展，國內各單位檔案管理都在積極進行管理系統自動化和網絡化建設，以求更好的實現科學規范化。辦公室工作人員可以利用手機app、電腦等，在電子檔案室查閱、獲取檔案資源時較過去相比更具便利性，大大提升了效率。

3）信息擴展性。很多檔案信息經過現代技術手段的加持，不再簡單的保存原始文檔，還能保存出原文檔外，其他的如輔助資料、附件、附帶的圖片、甚至影音資料等信息，這類電子檔案逐漸運用于日常的辦公室檔案管理工作中，在很大程度上擴大了辦公室檔案存儲的信息資源。

4）檔案共享性。依托單位的內網或局域網系統，電子檔案可以在單位各個領導、部門之間進行批轉，人員甚至不用再經過辦公室或經過檔案管理人員，就可以在滿足權限的情況下，自己瀏覽檔案信息，提高了檔案借閱的時間、空間廣度，讓辦公室檔案管理工作服務更便捷。

2 科學規范化的檔案管理為辦公室工作增效提供了“硬標準”

所謂“標準定而規矩立”。建立一套科學規范化的檔案管理標準，是推進辦公室工作體系高效化的硬標準。

1）科學分類，快速定位。辦公室，作為單位的中樞，檔案管理工作就是就是整個單位的檔案管理，需要將單位各個部門的文檔作為單獨檔案管理單元進行存檔。傳統的辦公室檔案管理，僅是對文檔進行留存，特別是在很多單位，連檔案目錄都沒有，只是簡單的按照年份對文檔進行簡單分類，在需要查找存檔文件時，僅僅是目錄類別查詢環節就需要浪費大量時間。現代科學規范化的檔案管理，通過建立科學的門類，讓檔案工作人員能夠通過快速檢索，準確的定位文檔內容，迅速在海量的檔案庫中找到所需的文檔，這對于辦公室工作而言，分門別類科學劃歸的檔案管理方式，大大提升了工作效率。

2）規范操作，整齊劃一。每個部門都有每個部門的特點，比如住建系統，又細分為很多部門，承擔著市政管理、住房管理、城市管理、建安監管等不同職能。傳統的檔案管理，缺少一套標準化科學化規范化的檔案登記、建立、留檔、查詢流程。各個部門各吹各的調，雜亂無章，造成檔案管理混亂，嚴重影響了辦公室的工作效率。而科學規范化的檔案管理工作，都會嚴格規范各個流程。單位所有部門，都按照統一的標準，從建檔到歸檔，所有環節都整齊劃一。比如，整個單位各個部門的文件標題，都以“時間+文件關鍵詞”形式保存，讓檔案工作人員能夠在檔案留存環節，不用根據部門情況“區別對待”，從而加速了檔案管理入檔、歸檔、提檔等環節的工作時間，提高了辦公室檔案管理效率。

3）無縫對接，上下聯動。每個單位不是獨立存在的，都處在“職能鏈”中的一個環節上。比如，住建部門，有上級管理單位也有下級組成部門，有監督管理單位也有工程承接單位。科學規范化的檔案管理，需要積極與上級部門溝通，并指導下級部門做好對接工作，保證在檔案管理工作在整個職能鏈中實現上下統一，一以貫之。這樣就能讓辦公室檔案信息可以做到無縫對接，上下聯動。

3 科學規范化的檔案管理為辦公室高效運轉增添了“潤滑劑”

1）有助于培養辦公室人員的創新思維能力。創新能力對信息獲取有直接依賴關系。科學規范化的檔案管理，將大量的檔案信息呈現在辦公室工作人員面前，所謂“溫故而知新”，工作人員可以借檔案信息的學習，來培養創造意識和創造思維。

2）有助于培養辦公室人員的綜合分析能力。工作人員面對檔案資料里紛繁復雜的信息時，經過科學規范化的統籌、歸納、篩選等，能夠靈活調取所需信息，形成良好的信息處理意識。

3）有助于培養辦公室人員的信息關聯能力。科學規劃化的檔案管理，能夠讓檔案管理人員很好的建立“聯系思維”。聯系思維，是在檔案管理時，要把關聯的文檔內容和關鍵詞橫向串聯起來、某一事項的相關文檔按時間縱向串聯起來，通過聯系思維，能夠提升辦公室人員的印象記憶能力。通過科學規范化的檔案管理增長知識，提高能力。

4 科學規范化的檔案管理需要避免的問題

1）避免出現硬件系統問題。很多地區，特別是農村地區信息技術硬件設施還未實現全覆蓋，有些地區信息技術平臺剛剛建立，且缺乏專業技術指導人員進行培訓，如何操作運用，需要教師和學生共同適應，一個環節出現不同步，都會讓信息化教學管理遇到障礙。

2）避免出現人為操作問題。由于信息化的介入，傳統教學模式需要推倒重建，而將信息化技術與課程相結合，形成一套全新的完善的教學體系，也需要讓中職教師有一個較長的循序漸進的過程。

5 關于提升辦公室科學規范化檔案管理的一些建議

1）建立科學規范檔案人員考核制度。科學規范化的檔案管理工作是需要高素質人員勝任的角色。建議改變過去把檔案管理作為“冷宮”的人員評判標準，在評價檔案管理人員時，將評價重心轉移到更全面的素質考查，選擇更優秀的人才安置在檔案管理工作崗位上。同時，要把標準化職業能力和職業道德評判作為兩項考核否決項，對不具備良好的職業操守和職業素質的人員，即使能力再出眾、知識儲備再豐富，也不能參與檔案管理工作。

2）為科學規范化的檔案管理工作搭好制度平臺。積極為檔案管理工作搭建科學規范化發展交流平臺，促進各個單位辦公室之間、檔案管理員與管理員之間、單位和單位之間開展科學規范化發展的檔案管理學術交流，通過分享與合作，使得不同單位、不同辦公室、不同工作人員之間共同科研成果，共同進步提高，從而提升檔案管理規范化水平。

3）積極創新檔案科學規范化管理方式。在“大眾創業、萬眾創新”的新形勢下，檔案管理也要以創新為先導，改進管理模式，完善工作方法，不斷提升科學規范化水平。一方面，可以采取鼓勵法，比如對在科學規范化檔案管理模式創新中提出創新建議的人員進行獎勵。另一方面，還要在積極開展科學規范化檔案管理培訓活動，鼓勵有條件的單位到科學規范化檔案管理工作開展較好的地區進行學習，著力培養檔案工作人員的管理能力，使得辦公室檔案管理水平不斷提升，從而帶動辦公室整體效率提升。

參考文獻

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