探究檔案科學(xué)規(guī)范化管理對辦公室工作效率的提升作用

杜建平

摘 要：隨著辦公室工作進(jìn)入了全新的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展趨勢，檔案管理作為辦公室工作的重要組成，發(fā)揮著越來越重要的作用。特別是科學(xué)規(guī)范化的檔案管理在辦公室工作效率提升方面的作用不可替代。本文從檔案工作科學(xué)規(guī)范化方向入手，對管理措施進(jìn)行進(jìn)一步分析，從而為更好的開展科學(xué)規(guī)范的檔案工作，促進(jìn)辦公室工作效率提升提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)規(guī)范化;辦公室工作;工作效率

高效辦公是當(dāng)代辦公室工作的核心理念，而科學(xué)規(guī)范化的檔案管理在高效辦公方面扮演著重要角色。如何更好的開展檔案科學(xué)規(guī)范化管理，是辦公室工作領(lǐng)域研究的重要課題。

1 科學(xué)規(guī)范化檔案管理的在辦公室工作效率提升方面的幾大顯著特點(diǎn)

1）資料豐富性。檔案記錄了整個單位整個部門的發(fā)展過程，這些豐富的檔案資料是辦公室工作人員獲取信息的主要途徑。科學(xué)規(guī)范化的檔案管理，讓辦公室工作人員在最短的時間內(nèi)接受最豐富的信息資源，來滿足日常工作需要和檔案信息素養(yǎng)提升的需要。

2）查詢便利性。伴隨計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，國內(nèi)各單位檔案管理都在積極進(jìn)行管理系統(tǒng)自動化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以求更好的實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化。辦公室工作人員可以利用手機(jī)app、電腦等，在電子檔案室查閱、獲取檔案資源時較過去相比更具便利性，大大提升了效率。

3）信息擴(kuò)展性。很多檔案信息經(jīng)過現(xiàn)代技術(shù)手段的加持，不再簡單的保存原始文檔，還能保存出原文檔外，其他的如輔助資料、附件、附帶的圖片、甚至影音資料等信息，這類電子檔案逐漸運(yùn)用于日常的辦公室檔案管理工作中，在很大程度上擴(kuò)大了辦公室檔案存儲的信息資源。

4）檔案共享性。依托單位的內(nèi)網(wǎng)或局域網(wǎng)系統(tǒng)，電子檔案可以在單位各個領(lǐng)導(dǎo)、部門之間進(jìn)行批轉(zhuǎn)，人員甚至不用再經(jīng)過辦公室或經(jīng)過檔案管理人員，就可以在滿足權(quán)限的情況下，自己瀏覽檔案信息，提高了檔案借閱的時間、空間廣度，讓辦公室檔案管理工作服務(wù)更便捷。

2 科學(xué)規(guī)范化的檔案管理為辦公室工作增效提供了“硬標(biāo)準(zhǔn)”

所謂“標(biāo)準(zhǔn)定而規(guī)矩立”。建立一套科學(xué)規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是推進(jìn)辦公室工作體系高效化的硬標(biāo)準(zhǔn)。

1）科學(xué)分類，快速定位。辦公室，作為單位的中樞，檔案管理工作就是就是整個單位的檔案管理，需要將單位各個部門的文檔作為單獨(dú)檔案管理單元進(jìn)行存檔。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理，僅是對文檔進(jìn)行留存，特別是在很多單位，連檔案目錄都沒有，只是簡單的按照年份對文檔進(jìn)行簡單分類，在需要查找存檔文件時，僅僅是目錄類別查詢環(huán)節(jié)就需要浪費(fèi)大量時間。現(xiàn)代科學(xué)規(guī)范化的檔案管理，通過建立科學(xué)的門類，讓檔案工作人員能夠通過快速檢索，準(zhǔn)確的定位文檔內(nèi)容，迅速在海量的檔案庫中找到所需的文檔，這對于辦公室工作而言，分門別類科學(xué)劃歸的檔案管理方式，大大提升了工作效率。

2）規(guī)范操作，整齊劃一。每個部門都有每個部門的特點(diǎn)，比如住建系統(tǒng)，又細(xì)分為很多部門，承擔(dān)著市政管理、住房管理、城市管理、建安監(jiān)管等不同職能。傳統(tǒng)的檔案管理，缺少一套標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化規(guī)范化的檔案登記、建立、留檔、查詢流程。各個部門各吹各的調(diào)，雜亂無章，造成檔案管理混亂，嚴(yán)重影響了辦公室的工作效率。而科學(xué)規(guī)范化的檔案管理工作，都會嚴(yán)格規(guī)范各個流程。單位所有部門，都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從建檔到歸檔，所有環(huán)節(jié)都整齊劃一。比如，整個單位各個部門的文件標(biāo)題，都以“時間+文件關(guān)鍵詞”形式保存，讓檔案工作人員能夠在檔案留存環(huán)節(jié)，不用根據(jù)部門情況“區(qū)別對待”，從而加速了檔案管理入檔、歸檔、提檔等環(huán)節(jié)的工作時間，提高了辦公室檔案管理效率。

3）無縫對接，上下聯(lián)動。每個單位不是獨(dú)立存在的，都處在“職能鏈”中的一個環(huán)節(jié)上。比如，住建部門，有上級管理單位也有下級組成部門，有監(jiān)督管理單位也有工程承接單位。科學(xué)規(guī)范化的檔案管理，需要積極與上級部門溝通，并指導(dǎo)下級部門做好對接工作，保證在檔案管理工作在整個職能鏈中實(shí)現(xiàn)上下統(tǒng)一，一以貫之。這樣就能讓辦公室檔案信息可以做到無縫對接，上下聯(lián)動。

3 科學(xué)規(guī)范化的檔案管理為辦公室高效運(yùn)轉(zhuǎn)增添了“潤滑劑”

1）有助于培養(yǎng)辦公室人員的創(chuàng)新思維能力。創(chuàng)新能力對信息獲取有直接依賴關(guān)系。科學(xué)規(guī)范化的檔案管理，將大量的檔案信息呈現(xiàn)在辦公室工作人員面前，所謂“溫故而知新”，工作人員可以借檔案信息的學(xué)習(xí)，來培養(yǎng)創(chuàng)造意識和創(chuàng)造思維。

2）有助于培養(yǎng)辦公室人員的綜合分析能力。工作人員面對檔案資料里紛繁復(fù)雜的信息時，經(jīng)過科學(xué)規(guī)范化的統(tǒng)籌、歸納、篩選等，能夠靈活調(diào)取所需信息，形成良好的信息處理意識。

3）有助于培養(yǎng)辦公室人員的信息關(guān)聯(lián)能力。科學(xué)規(guī)劃化的檔案管理，能夠讓檔案管理人員很好的建立“聯(lián)系思維”。聯(lián)系思維，是在檔案管理時，要把關(guān)聯(lián)的文檔內(nèi)容和關(guān)鍵詞橫向串聯(lián)起來、某一事項(xiàng)的相關(guān)文檔按時間縱向串聯(lián)起來，通過聯(lián)系思維，能夠提升辦公室人員的印象記憶能力。通過科學(xué)規(guī)范化的檔案管理增長知識，提高能力。

4 科學(xué)規(guī)范化的檔案管理需要避免的問題

1）避免出現(xiàn)硬件系統(tǒng)問題。很多地區(qū)，特別是農(nóng)村地區(qū)信息技術(shù)硬件設(shè)施還未實(shí)現(xiàn)全覆蓋，有些地區(qū)信息技術(shù)平臺剛剛建立，且缺乏專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)人員進(jìn)行培訓(xùn)，如何操作運(yùn)用，需要教師和學(xué)生共同適應(yīng)，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)不同步，都會讓信息化教學(xué)管理遇到障礙。

2）避免出現(xiàn)人為操作問題。由于信息化的介入，傳統(tǒng)教學(xué)模式需要推倒重建，而將信息化技術(shù)與課程相結(jié)合，形成一套全新的完善的教學(xué)體系，也需要讓中職教師有一個較長的循序漸進(jìn)的過程。

5 關(guān)于提升辦公室科學(xué)規(guī)范化檔案管理的一些建議

1）建立科學(xué)規(guī)范檔案人員考核制度。科學(xué)規(guī)范化的檔案管理工作是需要高素質(zhì)人員勝任的角色。建議改變過去把檔案管理作為“冷宮”的人員評判標(biāo)準(zhǔn)，在評價檔案管理人員時，將評價重心轉(zhuǎn)移到更全面的素質(zhì)考查，選擇更優(yōu)秀的人才安置在檔案管理工作崗位上。同時，要把標(biāo)準(zhǔn)化職業(yè)能力和職業(yè)道德評判作為兩項(xiàng)考核否決項(xiàng)，對不具備良好的職業(yè)操守和職業(yè)素質(zhì)的人員，即使能力再出眾、知識儲備再豐富，也不能參與檔案管理工作。

2）為科學(xué)規(guī)范化的檔案管理工作搭好制度平臺。積極為檔案管理工作搭建科學(xué)規(guī)范化發(fā)展交流平臺，促進(jìn)各個單位辦公室之間、檔案管理員與管理員之間、單位和單位之間開展科學(xué)規(guī)范化發(fā)展的檔案管理學(xué)術(shù)交流，通過分享與合作，使得不同單位、不同辦公室、不同工作人員之間共同科研成果，共同進(jìn)步提高，從而提升檔案管理規(guī)范化水平。

3）積極創(chuàng)新檔案科學(xué)規(guī)范化管理方式。在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的新形勢下，檔案管理也要以創(chuàng)新為先導(dǎo)，改進(jìn)管理模式，完善工作方法，不斷提升科學(xué)規(guī)范化水平。一方面，可以采取鼓勵法，比如對在科學(xué)規(guī)范化檔案管理模式創(chuàng)新中提出創(chuàng)新建議的人員進(jìn)行獎勵。另一方面，還要在積極開展科學(xué)規(guī)范化檔案管理培訓(xùn)活動，鼓勵有條件的單位到科學(xué)規(guī)范化檔案管理工作開展較好的地區(qū)進(jìn)行學(xué)習(xí)，著力培養(yǎng)檔案工作人員的管理能力，使得辦公室檔案管理水平不斷提升，從而帶動辦公室整體效率提升。

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