鎮辦企業檔案管理的現代化和電子化研究

盧淑婷

摘 要：檔案管理是一項從我國古代就流傳下來的管理方式，檔案管理一直都是一個十分龐大并且復雜的事情，尤其是在早些年間，想要查找有關的內容是十分困難的，需要消耗大量的人力和物力。隨著我國科技的不斷發展，鎮辦企業的檔案管理技術也不斷的在提高，從之前單一的檔案袋逐漸發展成為更加現代化和電子化的網絡管理方式。即使是現在人口更加繁榮、相關事項不斷增多，現代化和電子化的網絡鎮辦企業檔案管理方式也能很好的把這些繁瑣的數據處理的更加簡便，在查找和運行方面也變得越來越便捷。

關鍵詞：鎮辦企業;檔案管理;現代化;電子化

檔案主要是以保存、提供人們利用為主要的責任，但是面對收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等這些重大而又繁瑣的任務時，各個行業都面臨著管理上的重大挑戰。對于鎮辦企業來說檔案管理也是一件十分困難的事情，鎮辦企業的人口較多，人員較為繁瑣設計的事項也比較的繁雜，并且鎮辦企業的更新換代也比較快，能更快的注入新鮮血液，所以說鎮辦企業的檔案管理是十分困難的一件事情。但隨著現在技術的不斷發展，在檔案管理方面的技術也變得越來越現代化和數字化。本為就對鎮辦企業檔案管理的現代化和電子化進行研究。

1 現代化、電子化檔案管理的優點

科技是第一生產力，隨著科技的不斷發展，電子化、現代化的科技讓我們的生活也變得更加的便捷。我們都知道鎮辦企業的檔案管理也是一件十分困難的事情，在檔案管理的初階段，我們主要是用檔案袋進行手寫記錄，查找上也十分的不方便，并且由于儲存空間有限很多檔案在經過一段時間之后就要進行處理。所以說一些年代更加久遠或者更加重要的檔案可能就會被遺失，這樣對歷史研究也造成了很大的不方便。

但是，技術的發展給我們的生活帶來了很大的變化，在檔案管理方面也體現得比較明顯。首先，更加現代化、電子化的檔案管理技術體現出來的最重要的一點就是在人力和物力方面的消耗減少。相比較之前的檔案記錄，現在的檔案記錄只需要一臺電腦和懂技術的人就好了，并不需要大量的消耗人力資源。即使記錄量十分的龐大，但是記錄十分的方便不需要手寫資料，對于檔案的整潔度要求自然也就沒有那么高了。其次，查找的便捷。我們知道，檔案是十分龐大的一種數據，世界上的每個人都擁有不止一種檔案，所以這種數量是相當大的，查找起來自然也就十分的繁瑣。相反的，電子化、現代化的檔案管理就很好的避免了這一問題，進入相關的系統，然后用關鍵字、詞就可以很快的找到自己想要查找的相關檔案。這樣不僅使得查找十分方便在一些特殊情況下極大地縮短了時間，對相關事情還能有很好的幫助。最后，因為電子設備的儲存空間比較大并且對于現實的空間的侵占較小所以說能夠長久的保存檔案，這樣在歷史研究以及查找方面就有了很大的幫助，檔案的保存也能更加長久。

綜上所述，鎮辦企業檔案管理的電子化、現代化是十分有利的發展。

2 現階段檔案管理的不足之處

雖然，現階段鎮辦企業的檔案管理技術方面得到了有效地提高，較為完美的解決了檔案的錄入難、查找難、儲存難的問題，但是仍然有很多的不足之處。

2.1 管理人員素質較低

現階段的檔案管理電子化、現代化的發展給檔案管理的相關人員帶來了極大的便利，但是很多管理人員的素質比較低還不能很好的接受檔案管理技術的發展，認為現代的檔案管理技術不發達，還不能很好的實現檔案的網絡管理，很多個人甚至是單位還依賴于檔案袋等類似的紙質檔案，有的甚至在設備比較發達的情況下仍然不接受電子化的檔案管理。這些情況就讓電子化?，F代化的檔案管理技術得不到更好的完善和普及，不能有效和根本的解決鎮辦企業檔案管理的弊端。對科技化的檔案管理技術的發展造成了實際上的阻礙。

2.2 相關技術人員缺失

現代化檔案管理與歷史的檔案管理最大的不同之處就在于，現代檔案管理的電子化，它需要的最重要的設備就是電子設備。電子設備是現階段普及但同樣也是需要系統學習的設備，對于年長或者是沒有相關的技術經驗的人來說是一件不太簡單的事情。即便如此，現階段的相關技術人員仍然存在著十分缺失的現象。造成相關技術人員缺失的原因主要就在于相關的專業知識方面的缺失，沒有涉及相關領域的專業知識就使得相關的技術人員不能夠相對的專業，也就造成了技術人員的缺失。

2.3 電子化、現代化管理普及不夠完善

雖說現階段現代化、電子化的檔案管理技術十分的便捷，但并不是所有的鎮辦企業都可以或者說都會使用電子化的檔案管理方式，在一些鎮辦企業或者是比較小或經濟比較落后的事業的鎮辦企業中，現代化、電子化的檔案管理方式并沒有十分的普及。這是一個十分不均衡的現象，技術先進地區和技術較為落后地區的這種不平衡不僅會造成技術發展、普及的盲區還會讓這些地區的其他方面也不能更好的跟上時代的進步，長此以往就會使這些地區成為慣性的技術落后，不利于這些地區的發展。

3 如何提高現階段的檔案管理技術

現階段的鎮辦企業檔案管理技術雖然已經有了現代化、電子化的特征，但是仍然不能稱作為成熟或者是完善，所以我們應該采取一些有效的措施去彌補這些漏洞，完善相關技術。

3.1 對管理者進行思想灌輸

現代技術是一個便捷人們生活的技術，任何人都不會去討厭或者是不接受它的存在，唯一的原因就是不夠了解。所以說，鎮辦企業應當向有關的檔案管理人員去介紹這項技術，從它的方方面面尤其是便捷入手，讓相關的檔案管理人員能夠深刻了解這項技術，能夠認識到這項技術給我們的生活或者是檔案管理帶來了什么樣的便利。先引導相關管理人員從思想內心上接受這項技術的到來，才能更好的運用到實際的生活當中去，假設相關的技術人員都不能接受現代化檔案管理技術的出現和應用，那對于這項技術的發展來說無疑是致命性的打擊。

3.2 培養相關技術人才

對相關的檔案管理者進行思想啟發之后就要培養相關的技術人才。雖然我國對于相關技術人才還沒有一個系統的培訓，但是鎮辦企業也要對相關技術人才的培訓重視起來。隨著這項技術越來越深入和廣泛的發展，不論是鎮辦企業還是其他領域的檔案管理都需要相關的技術人員。我國應該對于檔案管理方面的技術培養高度重視起來，隨著人口以及相關事項的增多，檔案管理也會變得越來越復雜，專業的技術人員的作用也就很好的顯現了出來。所以說，檔案管理這方面技術人員的培養是不可或缺的也是現階段重要的一件事情。

3.3 完善相關的管理設備

現階段的檔案管理技術雖然已經比較便捷，但是仍然會有很多人反饋的問題就是設備的不完善，如果不能多次備份一旦有故障可能會造成所有數據的流失，所以說完善相關的設備是十分重要的事情，讓檔案保存變得更加安全、便捷才是當務之急。

4 我國檔案管理的發展階段

5 結束語

鎮辦企業現代化、電子化的檔案管理給我們帶來了很多的便捷，解決了傳統檔案管理的不便之處，但是仍然存在著很多的弊端。我們應該全力解決這些弊端充分發揮現代化、電子化管理方式的優越性，讓鎮辦企業檔案管理技術更加完善。

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