高校檔案信息化管理問題及對策研究

摘 要：隨著信息化進程的不斷推進，檔案管理也迎來了新的發展機遇，高校檔案建設也逐漸朝著信息化方向發展。將信息化技術應用到檔案管理工作之中，檔案信息化管理不但是當前時代的發展趨勢，還能夠顯著提升檔案管理效率與檔案管理質量，實現檔案價值的最大化，為各高校實現進一步發展的目標創造良好的條件。本文首先從檔案管理工作的重要性出發，對各高校目前檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并針對這些問題提出可靠的解決對策，從而提升高校管理水平。

關鍵詞：檔案信息化管理;問題;對策

檔案具有極高的收藏保存價值，并且還可以為各項數據資料的收集、查閱提供可靠依據。簡單而言，高校檔案實質上就是對學校開展的各項教育活動的記錄和保存工作。隨著信息化進行的推進，各行各業都開始實行信息化管理，在這一趨勢下，高校檔案信息化管理已經成為時代發展必須要經歷的一個過程。傳統紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，但是借助信息化技術對高校檔案進行信息化處理，不但可以顯著提高檔案管理的工作效率，還可以保障各項數據資料的完整性，加強數據資料的私密性，防止核心資料被泄漏，是推動各高校信息化、智能化發展的助力。

1 當前高校檔案信息化管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作重視程度不足

隨著社會的進步以及信息化水平的提高，以電子信息化技術為支撐的檔案管理已經融入到各個領域之中，能夠顯著提升檔案管理工作的效率以及工作質量。經過一段時間的發展，高校檔案管理工作已經取得了一定的效果，檔案信息化管理的初步條件已經具備，學校檔案管理的意識也在不斷加強，但是仍舊無法滿足高校實際發展需要，主要是因為學校領導對于檔案信息化管理工作的重視程度不足。因為領導缺乏遠見，一部分高校直到現在還在使用傳統的檔案管理模式，不愿意根據時代需要對檔案管理模式進行優化調整，最終導致檔案管理模式出現問題。正式因為學校領導對于檔案管理工作不夠重視，導致先進的檔案管理模式無法在學校內部推廣使用，導致檔案管理效率與質量始終無法得到提升，學校發展受到限制。

1.2 管理人員素質偏低

因為檔案管理人員能夠直接參與到檔案管理工作之中，所以這些管理人員的素質將會對檔案管理的效率以及質量造成直接的影響，并且還會影響到檔案信息化推廣進程。就實際情況而言，目前各高校檔案管理隊伍綜合素質普遍較低，并且這一群體的年齡層次較高，受長久以來觀念的影響，不容易接受新的觀念、新技術，將會在一定程度上限制高校檔案信息化推廣。另一方面，因為學校內部檔案管理工作比較輕松，長期以來工作人員容易形成不良習慣，工作態度不積極，不會主動發現問題、解決問題，而是等到問題堆積過多時才會選擇解決或是上報，這種對待日常工作不主動熱情的工作態度也是導致高校檔案信息化管理工作的效率始終無法得到明顯提升的關鍵因素。

1.3 檔案處理速度慢，信息化程度低

雖然檔案管理工作對于技術的要求比較低，但是因為有時候工作量會比較大，并且為了確保檔案管理工作的準確性，需要保持極高的注意力，導致工作效率始終無法得到顯著提升。另一方面，隨著人們生活和工作節奏的加快，各高校又經常舉辦活動，所以檔案的更新速度也需要加快，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。傳統紙質文檔的信息搜集、整理比較困難，當需要對以往信息進行查找時，通常都需要花費大量的時間、人力進行調取、整理，雖然大多數高校已經開始實行檔案信息化管理，但是在檔案收集、錄入過程也需要花費大量的人力，同時因為當前高校檔案信息化管理還處于起步階段，沒有實現檔案信息共享，使得檔案價值無法得到充分發揮，這也是檔案信息化管理過程中面對的難題之一。

2 解決高校檔案信息化管理的具體對策

2.1 加強院校重視，健全管理制度

高校領導的重視能夠使檔案信息化管理工作達到事半功倍的效果，所以，各高校領導應該加大對學校檔案信息化管理工作的重視力度，將檔案信息化管理工作視為學校行政管理工作中一項重要的內容納入學校工作考核范圍內，使學校內部的工作人員能夠在心理上重視檔案信息化管理工作。除此之外，檔案管理工作將會在一定程度上對高校的未來規劃造成影響，所以需要建立健全檔案信息化管理制度，良好的制度是確保各項工作順利進行的基礎條件，可以有效預防檔案數據遺漏、丟失，確保相關檔案的準確性。

2.2 提升人員素質

一些檔案的私密性較高，所以檔案信息化管理工作具有極高的機密性，但由于檔案管理工作比較枯燥，容易喪失興趣，所以在檔案管理人員時，首先選擇具有極強責任心、可以堅守崗位的人員從事檔案管理工作。尤其是隨著檔案信息化進程的推進，為了保證學校檔案資料的私密性以及準確性，所以需要對檔案管理隊伍進行調整，要求具備一定計算機能力的人員從事檔案管理工作，提升當前檔案管理隊伍的綜合能力，從而使檔案信息化管理的工作效率能夠得到進一步提升。

2.3 實現檔案信息化管理

伴隨著數字信息化時代的到來，各大高校也應該順應時代發展潮流，及時對學校內部檔案管理工作進行改革創新，推動檔案信息化管理進程，確保可以更好地為高校的各項管理工作服務。通過借助國內外先進的科學技術，實現檔案管理工作與信息技術的充分融合，從而能夠實現學校內部各部門檔案信息資料的共享，及時對信息庫進行更新。總而言之，隨著當前時代信息化進程的推進，各大高校如果想要得到進一步發展，就需要緊隨時代發展趨勢，將信息化技術與學校內部檔案管理工作深入融合，對檔案管理工作優化調整，以便于其能夠滿足當前時代對高校檔案管理的要求，進一步推動高校檔案管理工作進程。

3 結束語

總而言之，檔案信息化管理工作并不是一朝一夕就能夠完成的，需要大量的時間積累，在此之前，需要對高校檔案信息化管理工作對于院校發展的重要性有一個清晰的認識，從而能夠在工作中有意識地重視檔案信息化管理工作的開展。除此之外，還需要加大對高校檔案信息化管理工作的管理力度，建立健全相關制度，打造一個高素質的檔案管理隊伍，在檔案管理工作中融入信息化技術，從而能夠充分發揮檔案管理工作的價值，實現檔案管理規范化、制度化，最終能夠顯著提升高校的社會競爭力。

參考文獻

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作者簡介

時翠紅（1980-），女，山西省清徐縣，本科，館員，太原師范學院，檔案學基礎理論。