事業單位檔案數字化管理的現狀與對策

摘 要：當前階段，我國正處在信息產業經濟的大背景之下，以計算機輔助運轉的產業技術體系處于不斷完善發展之中，人們都清晰的認識到了計算機具備的強大功能。因此，我國事業單位要想取得更大的進步，加強自身的數字化管理及信息化建設是非常關鍵的一步。只有這樣不會遠遠落后，才能更好的實現良性發展。本文首先分析我國事業單位檔案管理工作的現狀，其次，提出促進事業單位檔案的數字化管理的有效應對措施，助推事業單位檔案管理效率的進一步提升。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;數字化;現狀與對策

檔案管理在事業單位中占據著重要的地位，作為事業單位管理的組成部分之一，他對事業單位的運轉起著重要的作用，我們必須引起充分的重視。然而我們可以清晰看到事業單位的檔案管理工作還不夠完善，存在著一些顯而易見的問題。這些問題嚴重影響著事業單位的更好發展。結合當下網絡信息時代發展的大背景，為了更好的促進事業單位檔案信息管理工作的有效開展，強化檔案數字化建設具有重要意義。

1 事業單位檔案管理的現狀分析

1.1 辦公設備陳舊

經過研究發現，大多數的事業單位檔案管理設備老化，有的設備甚至都已經無法運轉了。由于事業單位缺乏新型的硬件設備，這就導致檔案管理經常出現偏差，對資源整合的進度造成了很大的影響。與此同時，甚至有些事業單位檔案堆積如山，沒有進行及時的歸納整理。甚至一些基本指標都達不到滿分，例如：防潮、防盜等方面的保護措施也是不夠完善。這種情況造成了現代數字化檔案管理與國家信息整合工作的嚴重脫節。由于檔案的調閱和查訪手段陳舊，缺乏現代化的設備，從而大大降低了事業單位檔案管理的效率，同時數據信息也無法得到安全保障[1]。

1.2 檔案檢索效率低下

當前階段，我們可以清晰的看到現在的事業單位數對檔案的檢索還處于原始手工階段，很多事業單位還沒有脫離手工檢索的工作模式。眾所周知的是，手工檢索沒有計算機檢索更加便捷高效。由于人工檢索存在很大的弊端，事業單位檔案信息檢索的準確率受到嚴重影響，同時還造成了工作速度緩慢的現象。這種人工檢索的方式不僅給工作人員增加了困難，加大了檔案查閱工作量，同時對于檔案借用人員來說也是十分不便的。人力手工檢索的局限性大大降低了事業單位檔案管理工作的效率，下面筆者結合例子進行具體分析。例如，如果需要緊急調出某一個工作人員的人事檔案時，事業單位各部門由于工作人數眾多，而且大家年齡差異也比較大。此時通過人工檢索的方式就會給檔案工作人員帶來很多的困擾和麻煩，不僅難以迅速提取信息，耗費大量人力，同時也給整個事業單位的整體工作造成了不利影響。因此，為了更好的提高工作效率，事業單位必須改革人工檢索的現狀。

1.3 檔案管理人員綜合素質低下

隨著網絡時代的到來，信息技術已經滲透到了各行各業。因此，事業單位也在這個大背景下進行了改革。數字化信息管理對檔案管理人員提出了更高的要求，事業單位數字化檔案管理的實施，信息化方面的專業知識和技能是管理者必須要了解的。具備了數字化檔案管理專業知識以后，這樣才可以熟練運用數字化檔案管理設備，更好的保證檔案管理工作的順利開展。但當前階段，有很多檔案管理者年齡較大，因此他們對網絡化信息不了解，學習起來困難較大。現代化數字檔案管理設備是大多數事業單位都已經擁有了的，這是網絡信息技術提供的一個良好契機。但是隨著硬件設備的發展，工作人員的技能問題也開始日益凸顯。由于工作人員技能方面還存在著一定的問題，所以事業單位數字化檔案管理的工作依然無法順利進行。因此，事業單位的檔案管理人員的綜合素質還要進行重新培訓整頓。

2 事業單位數字化檔案管理的優化方法

2.1 引進現代化數字檔案管理設備

現代化的設備在社會中已經獲得了人們的一致好評，不僅為人們的日常生活提供了很多方便，同時也給數字化檔案管理的更好發展提供契機。事業單位檔案管理不同于其他的工作，他是一個綜合性的管理工作，需要處理很多繁多復雜的信息內容。為了解決信息量龐大的這一難題，引進一些高效的數字化管理設備系統是解決問題的關鍵途徑。為了更好的提高工作效率，確保信息的安全，我們可以根據機關事業單位的實際情況，結合自身的優勢，創建現代化數字檔案管理系統，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全。這種做法不僅能夠為數字化檔案管理創建一個有利的環境，同時還能夠更好的促進機關事業單位全部工作的順利開展[2]。

2.2 運用數字化管理的方法

目前，由于檔案管理還存在很多的問題，亟待人們解決。為了更好的提升整個事業單位的運轉速度，事業單位必須運用高效的數字化管理方法，解決工作效率低下的現狀。首先，對數字化檔案管理系統性能進行提升可以增加系統內部儲存量，可以解決信息存儲容量小的問題。其次，強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這個做法為數字化檔案管理的系統未來功能的更新可以奠定良好的基礎[3]。

2.3 提升檔案管理人員素質

檔案管理人員在整個檔案管理中占據著非常重要的地位，作為數字化檔案管理的執行者和操作者，他們的綜合素質直接決定著整個工作的進程。當前階段，很多事業單位檔案管理人員還存在著各種各樣的一些問題。為了促進事業單位高效運轉，提升檔案管理人員的素質接待解決。主要可以從以下幾點入手：首先，對所有工作人員進行定期組織現代化設備的學習，每次培訓完成以后，為了更好的提升他們的工作技能，還需要進行定期考核，提升他們對現代化設備的操作水平。此外，還可以通過獎懲機制來鼓勵檔案管理人員努力提升自身素質，積極主動地學習才會收獲更大，利用這種方法，可以輕松實現數字化檔案管理人員的技能提升。如果在考核過程中出現不合格現象，事業單位也要進行相應的處罰。最后，還需要從入職前的篩選工作入手，通過提高入職人員的門檻，對數字化檔案人員的選拔要加大難度，進行嚴格篩選，確保入職的每一位工作人員都符合標準。

3 結語

總而言之，對檔案進行數字化的管理方式已經成為世界發展的一種潮流，同時他的便捷性我們也是有目共睹的。不斷優化數字化檔案管理是事業單位需要重點做的一項工作，盡管這項工作任重而道遠，但在長期優化過程中，可以在很大程度上提高檔案的利用效率和安全性，讓數字化檔案管理更好的服務于整個社會。

參考文獻

[1]張曉斌.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務.2016（06）.

[2]毛羽豐.試析事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務.2013（01）.

[3]鄭輝.新時期事業單位檔案數字化管理研究[J].辦公室業務，2020（01）.

作者簡介

湯滌（1980-），男，漢族，遼寧本溪，本科，研究方向：網絡傳播與檔案管理。