如何規范行政事業單位會計檔案整理工作探究

諶軍芳

摘 要：會計檔案整理工作是行政事業單位眾多的檔案資料管理中的一部分，且有著舉足輕重的作用。會計檔案整理包含了對于會計憑證、會計賬簿及報表等會計資料等等信息內容，是對行政事業單位財務及經濟活動的真實記錄和反饋，也是對單位人才的貢獻值，工作內容和能力的客觀體現。但是在目前很多行政事業單位會計檔案整理工作中我們仍然可以看到很多問題，諸如整理范圍不明確，標準不統一等等，都制約著行政事業單位會計檔案整理的科學運轉。針對當前會計檔案管理存在的問題提出具體的解決措施，促進檔案整理工作的有序發展。

關鍵詞：行政事業單位;會計檔案;整理工作

行政事業單位的會計檔案整理其實就是按照一定的標準和規則，對會計檔案信息進行分類，立卷，排列和編目，使得檔案信息更加清晰，查閱起來更為的便捷。尤其是在數字化信息的影響下，給會計檔案整理工作帶來了新的挑戰和發展模式，不僅提升了會計檔案整理的質量，還無形中增加了相關工作人員的壓力，對其專業素質要求更高。在實際的應用中，事業單位會計檔案整理工作仍然有一些不容忽視的弊端，結合實際情況，從而提出一些改革的措施。

1 行政事業單位會計檔案整理工作存在的問題

1.1 整理工作不夠細致

當前行政事業單位整理工作的具體內容劃分還不夠細致，主要表現在檔案信息歸檔的范圍還不夠明確，一些單位并未將會計檔案材料及時的進行歸檔，還有一些單位則是將不屬于會計檔案的一些信息弄混在會計檔案中，類似文書方面的信息等。其二是缺乏統一的裝訂標準，對于會計檔案的收集界點不夠明確，比如歸檔章的實用，案卷格式等等;還有一些活頁賬簿整理時缺乏封面，未能及時裝訂，缺乏規范性，比較松散。三是會計檔案在立卷過程中未能按照保管期限進行立卷歸檔，只是將它們放在裝訂盒中，降低了檔案信息的利用率。

1.2 整理人員意識不夠

在行政事業單位中對于會計檔案整理工作的重視程度并不高，無論是領導還是會計檔案整理人員都沒有從根本上意識到檔案整理和改革的重要性，存在著“隨意”的態度。進而造成會計檔案整理工作的脫節和落后等情況的出現，盡管數字化技術下，對檔案信息整理也有了新的要求，但是很多檔案工作人員意識不足，能力不夠，也沒有接受專業的培訓，很多都不懂得具體的操作流程，導致整個會計檔案整理工作不符合規范要求。

1.3 整理資料不夠完善

當前一些行政事業單位基于對會計檔案的重視程度不高，對整個會計檔案信息的收集和整理工作都存在著一些不完整的情況，諸如只是注重收集會計檔案中的賬簿信息，會計檔案憑證和報表，而對于會計文件的資料收集則是興趣缺缺。還有一些行政事業單位缺乏對會計檔案的系統管理，也沒有專人進行后續的保管工作，只是單純的將檔案信息進行儲存，導致會計檔案信息存在著丟失和損壞的情況。

2 規范行政事業單位會計檔案整理工作的對策

2.1 規范檔案整理歸檔的程序

會計檔案整理程序的標準化發展是非常有必要的，首先要求相關工作人員做好技術歸檔工作，對日常工作中產生的會計憑證要及時的進行整理—裝訂—裝盒，確保會計信息及時進行錄入。同時還要按照年，月份進行擺放，相關的財務報告、賬簿等資料信息也要裝入收納盒中，并注明類別，以便后期查閱和實用。其次要定期的對會計電算化系統中產生的數據內容進行打印、裝訂、存檔，并且進行備份，預防數據的丟失。如果是進行電腦存檔，就需要進行加密，做好安全保障工作，確保數據的完整性;如果是紙質存檔，就需要做好相應的防火，防塵，防磁工作，定期進行檢查，建立科學的查閱和保密工作，避免信息外泄。第三對于那些已經建立檔案室的事業單位，可以將其交到財會部門，進行針對性的整理和監管。而對于那些還沒有建立專門的檔案室的事業單位，財務部門可以專門的設立一個會計檔案整理崗位，做到責任到人，落實各個程序會計檔案整理工作中的職責和工作目標。優化和規范檔案整理的每一個細節和程序，從而整體上提高會計檔案優化的工作效率和質量。

2.2 提高整理人員綜合素質

行政事業單位會計檔案信息整理工作質量高低中心圍繞的還是在于人，整理人員的思想認知，工作能力都直接影響到檔案信息整理的進程。所以首先要從領導和員工開始，不斷的提高檔案整理人員的思想意識，樹立正確的認知，充分認知到會計檔案信息整理對于單位長遠發展的重要作用。引導整理人員建立依法管理的基本思路，構建科學，有效的整理模式，將檔案整理工作納入領導工作日程中去，注重檔案整理人員的工作，設立一定的激勵模式，提高整理人員的積極性。同時還要全面的提高和培訓會計檔案整理人員的專業技能，除卻基本的崗前培訓，還要結合當下數字信息技術的快速發展，開發出更為人性化和安全化的檔案整理模式。例如根據檔案的內容，設計出相對應的編目，并且借助計算機的檢索功能，進一步優化查閱的方式，節省時間，提高效率。還可以借助各類的財務數據，對單位的財政預算進行管理，幫助領導對單位未來的發展做出科學的決策。通過不斷的教育和培訓，及時更新整理人員的系統知識，為會計檔案整理工作貢獻出更大的智慧，促進行政事業單位的可持續的發展。

2.3 健全會計檔案的管理制度

規范行政事業單位會計檔案整理工作，就需要從制度層面進行規范，對整理人員的行為和工作內容進行標準化，涉及如檔案歸檔的范圍，保管期限，歸檔程序，整理方法等等。其中歸檔范圍需要明確哪些屬于會計檔案，哪些屬于文書檔案，諸如會計憑證，賬簿，財務報告，電子會計資料等都屬于會計檔案;而經費預算，財務收支計劃，財務制度這些屬于文書檔案，進行明確劃分。而保管期間則以“年度”形式進行劃分，首先將單位形成的會計檔案按照年度分開，再將這些會計檔案按照類別進行分開，按照永久，25年，15年，10年，5年，3年的順序各自進行排序保存，便于查閱。同時還應當建立相應的查閱和保管制度，整理完后確保會計檔案信息不外泄，確保不會發生丟失和損壞等等情況。建立相應的責任制，確保會計檔案信息的收集，整理和保管等環節都在標準化的制度和程序中進行，將每一項工作落到實處。最后還可以建立相應的獎懲制度，對檔案整理工作做的好的工作人員進行一定的獎金或者是職位晉升的鼓勵，反之，對整理出現紕漏的人員進行批評，及時的進行糾正，以此激勵整理人員不斷的規范自身的行為，提高會計檔案整理的科學和規范化發展。

3 總結

隨著信息技術的快速發展，行政事業單位的會計檔案信息整理工作也面臨著諸多的挑戰，這對于推進檔信息整理工作是一個新的發展契機。會計檔案信息整理是一個系統化的過程，對于科學的掌握單位的財務信息以及推動單位科學發展都起到了重要的作用。文章正是針對當前行政事業單位會計檔案整理存在的一些問題，提出了幾點針對性的建議，從檔案整理的制度，程序及人員素質三個方面進行優化，從而逐步提升行政事業單位會計檔案信息整理的有序化發展。

參考文獻

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