水利工程檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施研究

何秋蘭

摘 要：本文在當(dāng)前社會(huì)背景下，從多方面角度對(duì)水利工程檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出檔案管理的有效措施，希望能夠?yàn)槿蘸笙嚓P(guān)工作的開(kāi)展提供借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;水利工程;不足之處;管理計(jì)劃

水利工程工作的開(kāi)展形成水利工程檔案。水利工程檔案指的是從水利工程立項(xiàng)開(kāi)始，直到設(shè)計(jì)、施工、工程驗(yàn)收等相關(guān)工作開(kāi)展所形成的資料，其是載體形式各不相同卻具有保存價(jià)值的文件資料。水利工程檔案不光能夠?qū)㈨?xiàng)目建設(shè)情況進(jìn)行記錄，還能夠用于工程質(zhì)量鑒定、事故原因查明及事故責(zé)任追究等方面，能夠?qū)λこ痰慕ㄔO(shè)及工作的開(kāi)展起到促進(jìn)的作用。

1 水利工程檔案管理的特點(diǎn)及作用

1.1 水利工程檔案管理的特點(diǎn)

1.1.1 集中管理

不論是檔案監(jiān)督機(jī)構(gòu)還是檔案質(zhì)量管理結(jié)構(gòu)，都應(yīng)創(chuàng)建獨(dú)立的檔案管理制度。這樣一來(lái)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的集中管理，并且使檔案目錄等編制等工作順利開(kāi)展。如此模式會(huì)降低檔案的破損率，并且使檔案使用壽命的延長(zhǎng)，有效避免意外或者無(wú)意的事故發(fā)生，能夠?yàn)闄n案的完全性提供保障，并為日后檔案的查找使用提供便捷。

1.1.2 安全性及完整新

水利工程的檔案管理工作應(yīng)確保其完整性，完整性指的是對(duì)檔案資料進(jìn)行完整收集，并且通過(guò)科學(xué)合理的方式對(duì)其進(jìn)行整理，使其能夠?qū)⑹┕み^(guò)程體現(xiàn)出來(lái)。檔案的安全性指的是通過(guò)嚴(yán)格的規(guī)格制度對(duì)其進(jìn)行管理，延長(zhǎng)其使用壽命，并且確保檔案在管理期間不受損壞。只有對(duì)檔案的完整性的安全性提供保障，才能夠方便日后查閱，這一特性也是檔案管理者及檔案使用者必須遵循的條件。檔案管理者應(yīng)對(duì)檔案的準(zhǔn)確及完整性進(jìn)行衡量，檢查其是否能夠滿足查閱的要求，并且以文件項(xiàng)目為依據(jù)對(duì)其進(jìn)行歸檔處理。

1.2 水利工程檔案管理的作用

水利工程檔案管理的直接作用是能夠?qū)⒐こ探ㄔO(shè)及管理的過(guò)程全面的真實(shí)的反映出來(lái)，能夠體現(xiàn)出水利單位的發(fā)展現(xiàn)狀及管理水平。不光能夠?qū)⑺こ踢\(yùn)行及管理情況全面的體現(xiàn)出來(lái)，并且能夠?qū)λこ藤|(zhì)量的鑒定、竣工之后的管理及項(xiàng)目的維護(hù)產(chǎn)生重要的價(jià)值。因此，對(duì)水利工程方案進(jìn)行集中管理是項(xiàng)目開(kāi)展的基本要求，也是工程檔案管理的主要保障。水利工程項(xiàng)目從立項(xiàng)之初歷經(jīng)設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收，直到項(xiàng)目竣工之后的運(yùn)行維修養(yǎng)護(hù)改造，直到拆除，需要經(jīng)歷多個(gè)階段，跨越十分漫長(zhǎng)的時(shí)間。在此期間，會(huì)涉及不同種類的技術(shù)人員，并且形成多樣化檔案資料，不論是形成資料的環(huán)節(jié)，還是管理資料的環(huán)節(jié)，任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都會(huì)為工程帶來(lái)極大的隱患情況，嚴(yán)重時(shí)將會(huì)引發(fā)安全事故。與此同時(shí)，水利工程檔案作為項(xiàng)目正常運(yùn)行的基石，其科學(xué)合理的檔案資料對(duì)水利單位人員的工程數(shù)據(jù)情況項(xiàng)目維修、養(yǎng)護(hù)及改造情況有直接的影響。如果管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)限制工程項(xiàng)目的正常運(yùn)行及工作效率的提升。這樣說(shuō)來(lái)，加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的力度的重要性不言而喻。

2 水利工程檔案管理時(shí)的不足之處

2.1 工作人員未樹(shù)立正確的檔案管理認(rèn)知

近年來(lái)，社會(huì)環(huán)境有所改善，政府職能出現(xiàn)轉(zhuǎn)變，水利工程的管理制度出現(xiàn)變化，行政審批制度過(guò)于簡(jiǎn)化，水利工程項(xiàng)目的法人主要負(fù)責(zé)投標(biāo)招標(biāo)。與此同時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)管制度、項(xiàng)目驗(yàn)收備案及質(zhì)量管理等制度都已完善。上述因素均對(duì)涉及工程檔案管理的形式、內(nèi)容、制度等多方面發(fā)生了變化，但是仍然沒(méi)有使當(dāng)前水利工程檔案管理方式落后的情況得以改善。部分水利單位的管理者及檔案管理工作人員未樹(shù)立正確的水利工程檔案管理認(rèn)知，沒(méi)有意識(shí)到檔案工作質(zhì)量的提升對(duì)項(xiàng)目開(kāi)展的重要性，并且在日常工作過(guò)程中不具備完善的管理制度來(lái)對(duì)這項(xiàng)管理行為進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致水利工程檔案管理出現(xiàn)不及時(shí)或是延誤的情況發(fā)生，對(duì)檔案的完整性及時(shí)效性產(chǎn)生了非常消極的影響。

2.2 管理機(jī)構(gòu)不完全

水利工程檔案管理工作具有極強(qiáng)的專業(yè)性，建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)監(jiān)督、指導(dǎo)本單位工程管理相關(guān)部門(mén)及參建單位項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔工作，審查參建單位制定的針對(duì)該項(xiàng)目的文件管理和歸檔制度、規(guī)范。建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門(mén)、參建單位與建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定與要求相適應(yīng)的項(xiàng)目文件管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并進(jìn)行修訂完善。僅將水利工程檔案管理工作歸納至綜合檔案部門(mén)進(jìn)行管理，導(dǎo)致制度形同虛設(shè)，未形成完善的監(jiān)管機(jī)制，導(dǎo)致綜合檔案管理部門(mén)及建設(shè)部門(mén)各自推脫責(zé)任，各自為政，在日常工作過(guò)程中存在隨意性，并且因?yàn)榧夹g(shù)人員存在流動(dòng)性知識(shí)檔案丟失，或者是資料全面等情況發(fā)生。雖然制定與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，但是制度的落實(shí)過(guò)于形式化，這樣一來(lái)，會(huì)增加檔案管理、歸檔、整理的難度性，并為日后水利工程的維護(hù)與保養(yǎng)帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。

2.3 保管場(chǎng)所不穩(wěn)定

部分水利單位檔案資料保管受辦公條件制約，所有檔案資料不能集中存放，特別是在建項(xiàng)目工程資料的臨時(shí)存放。將水利工程檔案資料歸置在業(yè)務(wù)科室、雜物間或者是庫(kù)房里，檔案管理場(chǎng)所及其不固定，導(dǎo)致安全措施不到位，極易出現(xiàn)檔案受損、受潮丟失的情況發(fā)生，對(duì)檔案的長(zhǎng)期管理有著不利的影響，無(wú)法為其安全性及完整性提供保障。

2.4 檔案收集方式單一、管理行為被動(dòng)

部分水利單位無(wú)法以工程項(xiàng)目的特點(diǎn)為依據(jù)制定針對(duì)性檔案管理方式。首先，水利單位的負(fù)責(zé)人與檔案管理工作人員過(guò)于重視工程質(zhì)量的提升、工程進(jìn)度的快速及工程安全性等問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作的重視程度不足。通常情況下，在工程開(kāi)展后期，突擊性對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行采集整理。其次，部分檔案管理工作人員不具備專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，僅能夠單一的從技術(shù)人員或者是機(jī)械管理人員手中接收檔案資料，且大多是有多少收多少。這樣一來(lái)，會(huì)致使工程原始資料缺乏完善性。最后，部分檔案管理工作人員日常工作過(guò)程中收集資料的方法過(guò)于單一，管理行為較為被動(dòng)，導(dǎo)致在檔案有所需求時(shí)不得不采用復(fù)印件來(lái)充數(shù)，致使工程檔案不完整或者是被遺漏。

2.5 檔案管理者不具備專業(yè)素養(yǎng)

部分水利單位未配備專業(yè)性工作人員負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，大多數(shù)是兼職的工作人員，因?yàn)榫τ邢蓿⑶椅唇?jīng)過(guò)專業(yè)性檔案管理工作的培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)、涉及的法律法規(guī)、單位的規(guī)章制度及操作流程等不熟悉。這樣一來(lái)，會(huì)對(duì)水利工程檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。當(dāng)前情況是新上崗的同事多、技術(shù)人員多、專業(yè)人員少、具備專業(yè)技術(shù)職稱或者是中高級(jí)檔案管理的人員少之又少，這些情況在屬于單位的發(fā)展過(guò)程中十分普遍，有的管理人員對(duì)水利工程建設(shè)流程十分不了解，有關(guān)管理人員對(duì)水利工程檔案的管理十分不熟悉，因相關(guān)人員專業(yè)水平存在較大差異，導(dǎo)致水利工程法管理過(guò)程中存在立卷、歸檔不規(guī)范的現(xiàn)象發(fā)生，對(duì)水利工程管理質(zhì)量的提升產(chǎn)生了制約性的影響。

2.6 缺少硬件設(shè)備

當(dāng)前，部分水利單位檔案管理手段過(guò)于守舊，仍然采用紙質(zhì)存檔、手工操作的方式對(duì)其進(jìn)行管理，沒(méi)有將計(jì)算機(jī)等相關(guān)技術(shù)應(yīng)用在其中，水利檔案管理過(guò)程中缺少電子版，無(wú)法做到電子、紙質(zhì)兩種檔案方式共存的目的，顯著降低檔案的使用效率及管理水平，對(duì)日后檔案的查閱及保管有著消極的影響，不能夠?qū)n案材料的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

3 水利工程檔案管理策略

3.1 樹(shù)立正確的工作認(rèn)知、完善管理制度

水利工程檔案管理工作的開(kāi)展直接影響到工程項(xiàng)目的正常運(yùn)行及經(jīng)濟(jì)水平的提升，是水利工程項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中的重點(diǎn)工作內(nèi)容。除此之外，水利工程檔案管理能夠?qū)⑺麊挝坏墓芾硭郊敖?jīng)濟(jì)現(xiàn)狀體現(xiàn)出來(lái)。為了規(guī)范水利工程檔案管理工作，使其變得標(biāo)準(zhǔn)，單位負(fù)責(zé)人及檔案管理工作人員應(yīng)樹(shù)立正確的工作認(rèn)知，轉(zhuǎn)變以往檔案管理理念，將檔案管理工作與工程總體格局進(jìn)行有效結(jié)合，并且將其融入在工程創(chuàng)建的過(guò)程中，采取制定水利工程檔案管理制度的方式，使檔案管理行為得以規(guī)劃，使工程管理部門(mén)的審計(jì)、質(zhì)檢、施工、督查等實(shí)施力度得以提升，并且完善針對(duì)性，使當(dāng)管理部門(mén)落實(shí)監(jiān)管制度。與此同時(shí)，內(nèi)部管理部門(mén)應(yīng)制定針對(duì)性獎(jiǎng)罰機(jī)制，將水利工程檔案管理的內(nèi)容細(xì)化，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并且將工作績(jī)效歸納到年度考核表中，做到獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，將責(zé)任制全面貫徹落實(shí)到項(xiàng)目整體中。

3.2 完善管理機(jī)構(gòu)、設(shè)置獨(dú)立部門(mén)

水利工程檔案在管理過(guò)程中應(yīng)形成專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、共同配合的機(jī)制。此外，水利單位應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，并且配備專業(yè)性管理工作人員，為檔案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)造有利條件，并為其營(yíng)造良好的工作環(huán)境，使其有精力、有時(shí)間協(xié)調(diào)配合業(yè)務(wù)部門(mén)，并且將檔案管理工作與水利工程建設(shè)過(guò)程相融合，為日后工程的養(yǎng)護(hù)與維修夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度、為檔案安全性提供保障

水利單位應(yīng)落實(shí)檔案管理安全有效的措施，并且設(shè)立獨(dú)立的檔案管理地點(diǎn)，落實(shí)防盜、防火、防磁、防腐蝕、防塵、防光、防潮、防蟲(chóng)、防污染、防失泄密、防電子病毒等管理要求。除此之外，應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的創(chuàng)建力度，為檔案的完全性和安全性提供保障。

3.4 豐富檔案收集方式、改變管理模式

水利單位應(yīng)以水利工程特點(diǎn)為依據(jù)擴(kuò)展檔案收集資料，將以往被動(dòng)收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，通過(guò)多樣靈活的方式來(lái)滿足當(dāng)前水利工程檔案管理提出的全新需求。針對(duì)建筑周期較長(zhǎng)且規(guī)模較大的水利工程，在對(duì)檔案進(jìn)行收集管理過(guò)程中，管理者應(yīng)時(shí)刻與施工資料員及施工部門(mén)溝通交流，及時(shí)掌握工程項(xiàng)目的進(jìn)度，并且對(duì)檔案資料進(jìn)行分階段催收，杜絕原始檔案遺失的情況發(fā)生，從而為水利工程檔案的連續(xù)性及完整性提供保障。針對(duì)建筑周期較短期規(guī)模較小的工程，在收集檔案時(shí)，應(yīng)通過(guò)追蹤收集法來(lái)對(duì)施工進(jìn)度進(jìn)行全面了解，并掌握施工信息對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)資料管理員進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)檔案資料進(jìn)行針對(duì)性收集，從而為檔案的完整性提供保障。

3.5 培訓(xùn)檔案管理人員、提升其專業(yè)水平

水利工程檔案管理具有繁瑣性、復(fù)雜性及細(xì)致性的特性，并且對(duì)服務(wù)質(zhì)量科學(xué)依據(jù)及技術(shù)具有極高的要求。這樣一來(lái)，就要求負(fù)責(zé)水利工程檔案管理的工作人員具備極高的專業(yè)素養(yǎng)，并且水利單位應(yīng)定期對(duì)管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)水平得以提升，這也是確保水利工程檔案管理工作質(zhì)量的主要方法。水利工程檔案管理工作人員不光應(yīng)掌握相關(guān)知識(shí)，熟練操作信息化管理方式，并且熟悉水利項(xiàng)目的工作流程和工作特點(diǎn)。檔案管理工作人員只有樹(shù)立科學(xué)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，具備現(xiàn)代化管理素質(zhì)，才能夠擔(dān)任水利工程的管理的重大責(zé)任。

3.6 優(yōu)化管理方式、提升工作效率

在對(duì)水利工程檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，應(yīng)充分發(fā)揮其具有的價(jià)值，只有做到這一點(diǎn)，才能稱得上是高質(zhì)量的完成工作。想要對(duì)水利工程檔案材料進(jìn)行充分利用，檔案管理工作人員就應(yīng)摒棄傳統(tǒng)單一、落后、守舊的管理方式，采用現(xiàn)代化技術(shù)不斷豐富檔案管理工作內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)通過(guò)信息方式提升檔案檢索及閱讀的能力，在工作過(guò)程中實(shí)現(xiàn)資源共享。這樣一來(lái)，才能夠是水利工程檔案管理工作效率得以提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)水利工程檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。因此，水利工程檔案管理者要轉(zhuǎn)變觀念，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)，著眼未來(lái)的宗旨，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)水利工程檔案工作的健康發(fā)展。

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