如何做好企業檔案管理與利用工作

摘 要：在企業成立之初檔案便已經產生，它見證了企業從開始成立到發展壯大的每一個部分，貫穿于企業的歷史，為企業的建設和企業的每一個決策提供了重要的依據，也是企業建設不可或缺的一部分，然而在許多企業，檔案管理存在不同程度的問題，這些問題在企業的管理上產生了一些消極的影響。本文對企業檔案管理實際工作中產生的問題進行探討，提出了一些解決措施來應對這些實際工作中的問題。

關鍵詞：企業檔案管理;檔案管理;檔案利用

檔案管理是企業最重要的工作之一。企業領導干部和管理人員應高度重視檔案管理工作，認真分析檔案管理工作的相關問題，并有效解決，才能確保檔案管理和檔案利用工作的順利開展，才能體會到檔案在信息化時代的實用價值。所以提高檔案管理工作的效率和質量，更有助于檔案利用工作為企業的發展而服務。

1 企業檔案管理的發展情況

這些年來，我們國家經濟條件取得了較大改善，如今市場經濟體制日趨完善，企業檔案管理工作對于企業有著特殊的意義，但是檔案管理工作處于長期滯后的狀態，難以有效地提升企業整體競爭實力。另外，我們國家企業檔案管理水平各有區別，具體表現為這些方面：首先，國有企業的檔案管理工作相比于民營企業的檔案管理工作更好一點，因為國有企業具有較好的基礎，可以借鑒國家機關事業單位的管理方法，還可以得到檔案局的幫助。但是民營企業目前還是處在一個初級階段，甚至談不上是真正的檔案管理工作，可是有些民營企業檔案管理工作仍取得了較好的成果;至于國有企業的主動性與體制等方面仍然需要創新，這樣才可以更好地提升國有企業的檔案管理效果。由于不同行業的發展水平存在較大差距，一些建筑行業的發展情況比一般的生產制造業發展情況更好，因為生產制造企業的檔案管理意識不足，決策人員沒有真正地認識到檔案的地位和作用，也沒有意識到企業檔案的使用價值，所以就沒能有效地運用好企業檔案，從而造成企業檔案管理工作效果不佳。但是建筑企業在國家檔案管理部門的規范下，對企業檔案管理工作有了進一步調整，從而更好地提升了企業檔案的管理水平。

2 企業檔案管理中出現的問題

2.1 檔案管理意識較為薄弱

在很多企業中，檔案管理意識都很薄弱，都站在無關緊要的立場，認為檔案管理對企業的發展不能夠起到較大影響，是可有可無的存在，降低了管理者對檔案管理的重視程度。從領導干部到管理人員認為檔案管理工作只是收集過期的文件材料，工作的主要形式還停留在對資料的整理層面。面對當下信息化的迅速發展和大數據時代的日趨形成，人們的生活方式和工作環境均受到了一定影響。打破傳統模式對檔案進行管理，是對檔案管理人員的一項挑戰。

2.2 檔案的管理質量較低

在企業檔案管理中，檔案的管理內容存在缺失，由于檔案管理人員沒有接受過相應的管理培訓，導致一部分檔案管理人員只知道將檔案立檔歸檔，不能深刻了解檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管日期等更深層次。長期保管的檔案內容了解不充分，對這些檔案無法充分利用。檔案管理人員的管理觀念無法與時俱進，對檔案收集、整理、編目、檢索查閱等還是采用舊方法，檔案管理工作效率低下。檔案收集時多為被動收集，檔案之中所含信息比較缺少，檔案的載體單一，這些情況導致不能多角度、全方位地反映企業的發展歷程。檔案編研內容比較單調，大多為一次性編纂。只看到追求檔案的數量，很少提高檔案管理的質量，不利于檔案管理的效率和發揮檔案在企業管理上的重要作用，也給檔案管理工作帶來負面影響，不利于企業的生存和發展。

2.3 管理人員的素質較低，導致管理力量薄弱

在檔案管理和利用中不光要制定適用于企業檔案管理系統和健全的管理制度，還要對各級各類檔案管理人員工作培訓進行管理，企業檔案管理人員嚴重面臨知識結構老化，專業能力不足的情況，在日常工作開展中遇到不少新情況、新問題，也無法按照檔案專業的新理論知識執行，在閉門造車中履行日常工作，所以導致檔案管理人員在檔案管理工作中的失誤較多。

3 處理檔案管理問題的有效對策

3.1 強化對檔案管理的認識

企業管理人員要真正地認識到檔案管理的重要性，也就是企業管理人員要正確認識和知曉檔案管理的內容和意義，還要依照相關的管理規范和內容開展工作，定期檢查好檔案管理工作。企業還要自上而下地開展檔案管理知識的培訓工作，強化管理人員技術和能力上的培訓，這樣可以提高檔案管理的規范化和標準化程度，從而更好地滿足現代化經濟發展的需要。

3.2 完善檔案管理制度

第一，要結合企業需求制定檔案管理制度，主要包括檔案日常管理制度、檔案工作制度、檔案查詢制度、檔案保密制度和檔案管理規范等，在各項規章制度的約束下，企業檔案管理工作才能高效開展。第二，應增強檔案管理人員的保密意識。在信息化時代下企業檔案管理工作將面臨安全問題，由于信息數據傳播速度很快，容易出現珍貴檔案內容泄密的可能，這需要企業及時采取應對措施，避免為自身發展帶來不利影響。企業在檔案管理和利用過程中，應該將保密工作放在重要的位置，做好檔案存儲盤保護工作。此外，企業要保證工作人員操作的規范性，將防護措施做到位，防止出現病毒、黑客入侵的情況，促使檔案管理水平不斷提升。

3.3 檔案管理人員要不斷提升信息化現代化管理水平

檔案管理信息化現代化方面的知識，在檔案管理人員中發揮重要作用。因為檔案信息化現代化不僅能夠進一步提升檔案管理工作的質量與效率，同時能夠與其他工作進行信息化對接，對于檔案后期的管理和利用至關重要。因此，對于檔案管理人員來說，認真掌握專業的理論知識與技術，在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高信息化現代化檔案管理工作的效率。

3.4 提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員的綜合素質對工作質量有直接影響，提升他們的綜合素質是首要任務。首先，企業應當定期組織檔案管理人員參與專業培訓，來更新專業知識、拓展專業技能、完善知識結構，以便提高檔案管理人員能力素養。其次，引導檔案管理人員自主學習，營造一個良好的學習氛圍，消除落后的思想觀念，樹立積極向上的工作態度，積極主動為相應的利用者提供檔案管理工作的服務水平。

4 結束語

在當今不斷發展的社會中，檔案管理工作必須做到不斷完善，與時俱進。積極探索新的管理理念和管理方式，加大對檔案管理工作的投入。在做好檔案管理工作的前提下，還要將檔案管理和企業發展聯系起來，讓檔案在企業發展中充分發揮其作用，推進檔案管理和利用工作的有效性和先進性實施，為社會發展作出新貢獻。

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作者簡介

王志鳳（1980-），女，漢族，山西省朔州市平魯區，2015年畢業于中央廣播電視大學，本科，中煤平朔集團有限公司檔案館，助理館員，研究方向：檔案管理。