事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

李冬梅

摘 要：事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度的重視提高人事檔案管理水平，強(qiáng)調(diào)優(yōu)化人事檔案管理工作的流程，推動(dòng)人事檔案的規(guī)范化管理，達(dá)到提高事業(yè)單位人才配置質(zhì)量目標(biāo)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法與平臺(tái)建設(shè)還有待完善，本文圍繞人事檔案管理工作的需要提出優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;規(guī)范化;管理措施

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步優(yōu)化人力資源管理方式，重視發(fā)揮人事檔案在人力資源管理工作中的重要作用，著力提高人事檔案管理的規(guī)范性。本文主要分析人事檔案的重要價(jià)值，以及事業(yè)單位開展人事檔案規(guī)范化管理的措施，借助規(guī)范化的人事檔案管理方式推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)步向前發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化價(jià)值

1）優(yōu)化人力資源配置。事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案管理工作，有助于優(yōu)化人力資源的配置，全面的了解職工的各種數(shù)據(jù)信息，從而為優(yōu)化人力資源配置，合理進(jìn)行工作分工，發(fā)揮職工的特長(zhǎng)提供保障。推動(dòng)人事檔案管理的規(guī)范性，還要有助于降低人才管理的成本，對(duì)人員進(jìn)行精準(zhǔn)分析，給人才發(fā)展提供良好的空間，做到促進(jìn)人才與事業(yè)單位的同步發(fā)展，讓職工在工作中更好的認(rèn)識(shí)和發(fā)揮自身的價(jià)值。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理對(duì)于進(jìn)一步開展人才招聘、人才整合和流轉(zhuǎn)都有重要的意義。

2）促進(jìn)職工快速發(fā)展。事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案的管理工作，提高人事檔案建設(shè)的規(guī)范性，有助于建立人才的縱橫對(duì)比機(jī)制，既可以比較事業(yè)單位職工的工作業(yè)績(jī)，也可以指出職工的短板，從而指明職工的發(fā)展空間。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的建設(shè)工作，可以客觀的評(píng)價(jià)職工情況，從而指明職工的發(fā)展空間，在尊重職工職業(yè)理想的同時(shí)為職工安排合理的培訓(xùn)，從而達(dá)到促進(jìn)職工進(jìn)一步快速成長(zhǎng)的目標(biāo)。

2 事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化措施

1）推動(dòng)人事案管理規(guī)范化。事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)需要得到廣泛的支持，既要保證上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的高度重視，同時(shí)又能號(hào)召全員參與到人事檔案管理工作當(dāng)中，關(guān)注人事檔案管理的建設(shè)進(jìn)程，為人事檔案管理工作出謀劃策，形成強(qiáng)有力的配合機(jī)制。首先，應(yīng)當(dāng)保證人事檔案管理工作的獨(dú)立性，賦予人力資源部門人事檔案管理的工作權(quán)力，按照國(guó)家的法規(guī)要求保證人事檔案管理必要的設(shè)施設(shè)備需要，制定符合國(guó)家要求和上級(jí)人力資源管理部門的人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，按照工作計(jì)劃積極的開展各項(xiàng)人事檔案管理工作任務(wù)。其次，了解當(dāng)前人事檔案管理工作的短板，明確人事檔案管理改革的空間，找準(zhǔn)人事檔案管理改革優(yōu)化的發(fā)展方向，大力引進(jìn)信息化的人事檔案管理機(jī)制，注重建立公開化、透明化、科學(xué)化的人事檔案資源體系。 第三，在人事檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)的整理各種資料，建立強(qiáng)有力的人事檔案管理工作的考核責(zé)任制，按照人事檔案的立卷制度、審核制度、應(yīng)用共享制度，以及績(jī)效考核制度來(lái)審核人事檔案的管理水平，從而全面的檔案人事檔案的管理情況，解決人事檔案管理的具體問(wèn)題。

2）優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制。事業(yè)單位人事檔案管理還要從實(shí)際情況出發(fā)，在人事檔案管理工作的過(guò)程中考慮到人事檔案的數(shù)量、內(nèi)容、規(guī)模、發(fā)展方向等因素，形成強(qiáng)有力的人事檔案管理責(zé)任分工，號(hào)召全體職工配合做好人事檔案管理工作。首先，優(yōu)化人事檔案管理基礎(chǔ)，強(qiáng)化人事檔案管理的保障工作，明確人事檔案管理的責(zé)任分工，確定具體的人事檔案管理工作要求，建立部門協(xié)作的人事檔案管理工作機(jī)制，既要保證配置專業(yè)的人事檔案管理工作人員，又要強(qiáng)化各部門配合意識(shí)，強(qiáng)調(diào)各部門充分了解人事檔案管理的意義，號(hào)召職工及時(shí)的提供真實(shí)、有效和實(shí)用的人事檔案信息。其次，公布人事檔案管理工作制度，明確人事檔案的收集、管理、使用與校對(duì)的方法，大力號(hào)召基層職工配合開展好人事檔案的管理工作，并且由專人人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，強(qiáng)化做好具體的人事檔案管理工作，有效糾正和防止出現(xiàn)人事檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)。第三，定期的召開人事檔案管理工作情況的通報(bào)會(huì)議，及時(shí)的研究和修訂人事檔案管理的工作制度，促進(jìn)人事檔案管理工作不斷的提檔升級(jí)，了解當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作的短板，從而在經(jīng)費(fèi)上、人員上、設(shè)備上強(qiáng)化配置。只有形成一個(gè)相互配置的人事檔案管理工作體系，明確具體的人事檔案管理責(zé)任分工，發(fā)動(dòng)職工廣泛支持，才能不斷提高人事檔案管理的水平，發(fā)揮出人事檔案的實(shí)用價(jià)值，達(dá)到保證人事檔案安全、規(guī)范與科學(xué)合理的工作目標(biāo)。

3）提高人事檔案的精準(zhǔn)性。人事檔案涉及職工的切身利益，人事檔案是上級(jí)部門考核作用干部的重要依據(jù)，人事檔案的管理水平足以體現(xiàn)事業(yè)單位人力資源工作的質(zhì)量。在我國(guó)事業(yè)單位人事管理制度改革深化進(jìn)行的當(dāng)下，人才來(lái)源日益多樣，人事管理創(chuàng)新性不斷增加，人才交流的較為頻繁，涉及人事工作的任何變動(dòng)都需要以人事檔案作為支撐。只有全面的提高人事檔案的精準(zhǔn)性和有效性，才能第一時(shí)間反映事業(yè)單位人力資源的基本狀況，了解人力資源配置的缺口，為制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃提供保證。當(dāng)前情況下應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案進(jìn)行分類，大力的進(jìn)行人事檔案的整理與甄別工作，強(qiáng)化人事檔案數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性。人事檔案管理還要獲得上級(jí)人力資源管理部門的支持，力求在上級(jí)指導(dǎo)下全面加強(qiáng)人事檔案信息的審核質(zhì)量，尤其做好與相關(guān)部門的聯(lián)系工作，從而有效的防止出現(xiàn)檔案缺失、檔案信息不全、檔案信息失真的問(wèn)題，做到最深入的進(jìn)行檔案核實(shí)，盡可能的保證檔案不存在爭(zhēng)議。及時(shí)的對(duì)人事檔案進(jìn)行登記，按照流程仔細(xì)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)接，按照期限要求辦理好人事檔案工作事項(xiàng)，從而保證人事檔案管理符合相關(guān)制度要求。

4）建立人事檔案管理平臺(tái)。信息化的人事檔案管理工作平臺(tái)是提高人事檔案管理效率，有效降低人事檔案使用運(yùn)轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮人事檔案實(shí)用價(jià)值的重要載體。新時(shí)期不僅要建立實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)化的人事工作信息的收集機(jī)制，還要提高人事檔案信息的交互性，促進(jìn)事業(yè)單位的職工全面關(guān)注人事信息。特別是在事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革日漸深化的當(dāng)下，常常會(huì)存在人事檔案數(shù)據(jù)信息不足，人事檔案數(shù)據(jù)信息核對(duì)不當(dāng)導(dǎo)致爭(zhēng)議的情況。因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案信息的流轉(zhuǎn)力度，號(hào)召建立符合各級(jí)和各單位使用需要的人事檔案管理平臺(tái)有重大意義。首先，依托平臺(tái)重點(diǎn)加強(qiáng)人事檔案的審核工作，大力完善人事檔案的續(xù)接轉(zhuǎn)移機(jī)制，全面加強(qiáng)人事檔案的供給效率。重點(diǎn)在信息化的智能平臺(tái)開辟人事檔案的流轉(zhuǎn)空間，做到實(shí)時(shí)對(duì)職工的各種專業(yè)技術(shù)技能信息、參與組織培訓(xùn)信息，以及人事變動(dòng)信息進(jìn)行收集匯總。其次，及時(shí)的在平臺(tái)公布事業(yè)單位的人事考核表數(shù)據(jù)、考勤情況，以及其它一些月、季、年度資料。運(yùn)用大數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息的供給，形成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息的檢索與收集匯總機(jī)制，從而滿足全員上下了解和查詢使用人事信息的。第三，全面借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行人事檔案的清收整理工作，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)解決人事檔案管理工作壓力，提高人事檔案管理的整體質(zhì)量水平，第一時(shí)間滿足職工使用人事檔案的需要，通過(guò)人事檔案輔助人力資源管理的順利實(shí)施，達(dá)到以全面提高事業(yè)單位人力資源配置合理的性的目標(biāo)。

3 結(jié)論

人事檔案是事業(yè)單位進(jìn)行人員配置、優(yōu)化崗位責(zé)任分工、職稱評(píng)聘，以及安排業(yè)務(wù)培訓(xùn)的重要指導(dǎo)依據(jù)。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理，建立健全職工參與人事檔案管理的工作機(jī)制，促進(jìn)職工對(duì)人事檔案有一定的了解，基于人事檔案反思工作得失，幫助事業(yè)單位職工更好的適應(yīng)事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型需要。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)配置專業(yè)的人事檔案管理人員，引進(jìn)先進(jìn)的人事檔案管理信息化設(shè)施設(shè)備，從而提高人事檔案管理工作的效率，有效應(yīng)對(duì)人事檔案管理存在的各種風(fēng)險(xiǎn)。

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