大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策研究

韓芳

摘 要：隨著時代的不斷發展，現代社會已經步入信息化社會，大數據的應用為人們的生活和工作帶來了極大的便利，通過計算機技術簡單的操作，就可以實現信息的采集分析，在社會的各行各界促進有效資源的高速度融合。數字化技術的發展為高校的檔案工作帶來了全新的機遇，但隨之而來的也是一項重大的挑戰，新技術在應用過程中雖然能夠幫助檔案工作人員更加順利的進行檔案管理，但卻需要工作人員提高自身的綜合素養，以更加優秀的理論基礎和實踐進行結合，才能不斷對數字檔案管理進行完善。本文針對大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策進行分析，以供參考。

關鍵詞：大數據;高校;數字檔案;管理

檔案工作一直作為高校的基礎工作，為高校的日常運轉以及長期發展奠定基礎保障，在傳統的工作模式當中，人們進行手工作業，對檔案進行記錄并且通過排列方式進行歸檔，難免會存在一定的誤差，并且檔案的存放占用了學校的一部分空間，在檔案的調取時存在一定的困難，浪費了人力物力，但在現代化技術的發展下，檔案的數字化發展無疑能夠幫助工作人員解決實質性問題，通過硬件儲存技術幫助學校減少空間的浪費，在檔案的管理當中，也能夠更加精確化，更加便于隨時對檔案的調整和取用。

1 大數據背景下高校學生檔案管理的機遇與挑戰

首先，傳統的檔案多數為紙質材料，通過工作人員悉心的整理和排列進行存放，多數高校建立檔案室對其進行全面歸類，但受到材料和空間的限制，檔案的管理工作一直存在一定的隱患，紙質材料的存放就代表著易損和易燃等風險的存在，在檔案室的防潮防火管理工作方面，耗費了工作人員大量的精力，并且由于檔案室的空間有限，難以隨時進行拓展，新舊檔案一直處于交匯存放的情況下，一旦高校需要對大量檔案進行放置，原有檔案就會面臨丟失的危險，對于高校的數據記錄造成損失。在大數據時代下，將紙質檔案數字化的工作推展，為檔案工作帶來了新機遇，工作人員通過對計算機技術的應用，能夠將原有檔案進行錄入，存儲在計算機硬件的數據庫當中，將繁重的檔案存儲工作化繁為簡，為高校節約大量的時間成本以及空間成本，但對于當前高校檔案管理制度而言，卻亟需面臨轉型。其次，檔案作為高校的珍貴記錄和歷史遺留，在高校的發展當中，隨時為高校提供基礎動力保障，而原有檔案存放方式當中的取用較為困難，工作人員需要從大量的數據當中進行篩選，尋找有效信息較為麻煩，導致管理工作一直較為滯后，在快節奏的時代下，已經不能滿足高校的日常需求。大數據時代下，高校對于檔案工作進行一系列的數字化改革，檔案的管理工作更加便利，工作人員對數據庫當中的檔案能夠通過檢索的方式，快速尋找有效的資料，在調取的過程中也不會造成其他檔案的混亂，而且一些重要的檔案資料，可以儲存在云端，方便檔案進行跨空間的交流傳送，然而在改革當中，卻對于高校檔案管理人員的綜合素養又提出了新的要求。

2 高校學生檔案管理存在的問題

2.1 意識不足

檔案管理工作在高校的意識較為薄弱，受到傳統的教育理念影響，高校更加注重于學生成績的提高以及素質的培養，通過學生高就業率為學校帶來更多的生源，能夠直接增加高校的經濟利益，而檔案管理工作一直被認為僅僅是一項枯燥的記錄工作，在高校的發展當中，由于其造成的影響較為間接，容易受到忽視，并且由于管理層的忽視，導致檔案管理工作人員的工作積極性缺失，不能將檔案管理工作的核心價值體現，從而產生惡性循環。除卻檔案管理本身受到忽視外，很多高校對于數字化技術的應用意識也存在問題，不能將現代化技術完善的進行利用，導致檔案管理工作的開展依舊在老舊的模式當中進行，如果長此以往，在時代的高速發展下，必將遭到淘汰。

2.2 專業化人才的缺失

檔案管理工作對于工作人員要求較為嚴格，尤其是其基礎工作，是一切工作得以順利進行的根本，但很多單位在人才隊伍的建設方面意識較為薄弱，導致檔案管理工作人員隊伍混雜，現代化進程難以推動。檔案管理工作人員應當具備一定的基礎理論知識，并對應其實踐基礎，很多高校的工作人員是本學校的應屆畢業生，在學校受到過系統的理論知識教學后，滿懷著一腔對于檔案管理的熱血進入工作環境后，發現自身對于實踐完全沒有概念，工作難以下手開展，在基礎工作當中，由于實踐缺乏造成了很多失誤，而單位的老員工又不熟識，難以進行溝通和學習，對于工作環境了解甚少，進行檔案管理工作時沒有頭緒;還有很多工作人員是單位的老員工，對于單位了解充分，通過長時間的社會工作，積攢了很多社會經歷，對待工作能夠得心應手，在與單位各部門進行溝通時也較為順利，但對于檔案管理工作沒有進行過系統的學習，導致在進行基礎工作時，缺乏理論基礎，對檔案的分類或是整理完全憑借自身的意識，而不是科學的手法，造成時間的浪費，以及員工對于工作喪失了積極性。

3 大數據背景下高校數字檔案管理工作問題的對策

3.1 加速轉變工作理念

意識對實踐活動具有指導作用，所以為了更好的落實檔案管理工作的信息化建設，則需要高校加速內部各級工作人員工作理念的轉變。首先，高校的領導層應當提高重視程度，在高校內部宣傳普及檔案管理工作的重要意義以及信息化技術的功能優勢，督促全員積極參與改革進程，其次，檔案管理工作的信息化建設還需要對原有高校檔案資源進行整理分析后，錄入到新建的系統與數據庫當中，所以各級職能部門應當配合檔案管理工作的開展，主動提供數據資料，并與檔案管理工作部門構建溝通平臺，以進行工作交流。高校檔案管理新理念當中應當具備現代化、動態化和創新化的特點，管理工作開展應當結合國內外教育事業的先進經驗不斷完善，高校也應當建立容錯機制，為管理人員的創新提供保障。

3.2 加強人才團隊建設

工作人員是高校檔案管理工作開展的主體力量，也是信息化建設改革當中的排頭兵，所以高校應當注重人才團隊的建設與完善。檔案管理工作的信息化建設，就要求工作人員除卻應當具備良好的專業能力和職業素養外，更加需要具有操作電子信息化技術的實力，才能提高工作的規范性，所以高校在日常工作當中，應當積極組織工作人員展開培訓，夯實檔案管理人員業務能力和工作水平，并結合獎懲制度和考核機制的建設，提高工作人員工作主動性與積極性。而作為高校檔案管理工作的執行者和負責人，工作人員還應當提高自我要求標準，在日常工作當中積極探索，勇于創新，增強電子信息技術的應用能力，實現自我提高、自我監督和自我管理，為高校的改革工作提供助力。

3.3 完善信息平臺建設

高校應當從硬件和軟件兩方面加大投入力度，積極建設和完善信息化平臺，為檔案管理工作的開展和創新提供空間和技術條件。首先，在電子設備的投入當中，高校應當對原有設備進行統計核查，對已經無法滿足工作需求的老舊設備及時更換處理，避免對檔案管理工作開展造成的影響，并在現代化設備采購后，提高設備管理工作水平，定時定期對設備進行檢查和維護，降低維修成本。在軟件方面，高校應當結合自身工作情況和實際需求，構建完善的網絡平臺與數據庫，促進檔案管理工作以現代化和信息化的方式開展，為了防止檔案資源泄露，還應當結合防火墻與殺毒軟件等軟件的應用，嚴格防范網絡風險，提高工作質量。

4 結語

信息化的發展為檔案工作帶來全新的起點，在新時期下，高校檔案工作人員應當加強自身能力的提高，主動把握時代的脈搏，落實數字化進程的推進，為高校穩定發展和綜合實力的提高提供助力。

參考文獻

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