電子政務系統中的檔案管理：問題與思考

張叢

摘 要：信息的數量在不斷的增加，這就導致檔案的管理越來越復雜。雖然電子政務系統在不斷的完善，但仍存在很多的問題。本文針對電子政務系統中檔案管理的問題進行了全面的分析，并對此采取了一定的措施進行有效的探討，從而促進檔案管理水平的進一步提高。

關鍵詞：電子政務系統;檔案管理;問題與對策

由于計算機技術的不斷應用，電子檔案應運而生。但經常會出現資料丟失或病毒感染等情況，影響了電子政務檔案的合理管理，我們需要對此加以重視。

1 電子政務系統中檔案管理的現狀

電子政務檔案是在計算機應用基礎上進行普及完善的，電子政務系統檔案比傳統的文檔材料具有一定的優勢。首先，它具有自身的獨立性。電子檔案的存儲位置是不固定的，但其內容可以保持完整。其次是需要充分利用計算機設備，電子檔案的創建和處置都需要利用計算機來完成。計算機可以被大眾所使用，可以簡單對電子檔案進行修改，并可以處理相關的瀏覽痕跡，這就無法保證電子檔案管理的合理與安全，如果計算機出現問題就會導致電子檔案材料的丟失與破壞。

2 電子政務系統中檔案管理存在的問題分析

2.1 對檔案移交問題進行分析

首先，在移交過程中是對單份電子數據進行移交，這就無法體現檔案的整體性，使數據在移交過程中無法實現相關的聯系。其次是檔案管理方式是以雙軌制來進行應用的，這就導致在檔案管理過程中需要依賴備份，而如果在檔案移交過程中出現問題，就會導致數據的丟失。最后是檔案不僅僅包括電子檔案也存在紙質檔案，而兩者是線上與線下的區別，這就會導致移交的時間出現偏差，移交工作量在一定程度上會有所增加。

2.2 對檔案文件歸檔問題進行分析

對檔案需要進行歸檔來保證檔案的完好，但是需要注意一些細節。首先是技術方面的問題，如果技術方面出現問題就會導致出現冗余的情況，從而在后期的處理過程中無法對檔案進行有效的查詢管理。其次是管理方面的問題。在對檔案數據信息進行管理過程中存在著一定的局限性，如果遇到特殊情況，由于檔案管理人員職權的局限導致無法對檔案進行及時的查找。檔案需要檔案管理人員和業務人員進行同時負責，這就會出現檔案丟失后兩者責任的推卸情況。

2.3 對安全保障問題進行分析

電子政務系統是要依靠計算機來進行運行的，如果一些黑客植入病毒軟件就會導致檔案信息的泄露，在一定程度上影響檔案的完整性使檔案出現損壞。如果由于外在因素的影響而出現火災等問題也會對檔案管理工作產生影響。

3 提高電子政務系統中檔案管理工作效果的對策

3.1 對檔案移交歸檔過程進行規范化管理

前面我們也提到檔案在移交與歸檔過程中會出現很多的問題，這就需要我們采取一定的措施來進行有效的解決。首先，我們要對檔案移交歸檔過程加以重視，并提出更高的要求，從而保障檔案管理工作的合理。當前，我國對于檔案移交歸檔工作主要運用在線歸檔和離線歸檔的方法。這兩種方法會根據檔案的格式來進操作，這就需要管理人員針對檔案移交的方式進行有效的監管并及時查詢歸檔過程中存在的問題來進行有效的分析并采取措施進行處理。除此之外還要加強對原始檔案進行保管，實現單套歸檔的目標，避免出現雙套歸檔問題。

其次是重視雙軌制的檔案管理方法，要保證雙軌制可以有效的運用到檔案管理工作當中，使雙軌制的管理方法可以實現最大的價值。管理人員還要對檔案移交的方法進行明確的劃分，針對檔案的不同來選擇合理的管理方法，這樣可以避免在當移交過程中出現問題。

然后是對檔案室負責的內容進行明確，只有權責明確才能進行合理的分工，避免出現推卸責任的情況。無論是管理人員還是工作人員都可以準確掌握自身的職責，這樣可以保證檔案在移交和歸檔過程中不會出現問題，保證檔案材料的完整性，可以有利于后期的查詢與管理。

最后是要制定制度進行管理。任何工作都需要制定合理的計劃來進行有效的約束，而檔案管理工作也不能缺少制度的約束，管理人員可以根據具體情況來制定合理的制度。這樣可以保證檔案移交和歸檔過程中進行正規合理的操作。管理人員也要按照規定來進行嚴格的審查，保證檔案移交和歸檔符合標準，并在此過程中進行及時的判斷，如果在移交和歸檔過程中存在問題，就需要進行有效的處理。還要對通過的檔案進行分類，使檔案的存放合理有序。

3.2 對安全保障工作產生足夠的重視

檔案管理工作由于外界因素的影響會導致檔案存在安全隱患，我們需要加強檔案的安全管理，制定一系列的安全保障措施來進行有效的預防。我們要提高檔案管理的技術操作，為了保證檔案管理的科學合理，管理人員需要根據具體情況來研發獨特的管理系統，并在此基礎上設定一系列的密碼、殺毒等功能，避免黑客入侵對系統產生影響，提高管理系統的安全性能。

對于管理人員的安全意識要進行進一步的培養，使他們能夠對安全問題進行一定的了解，在實際的管控過程中如果出現了問題，管理人員可以根據自身掌握的技能進行及時的處理。管理人員技術水平和管理能力也要不斷的進行強化。

最后是對管理模式的調整與創新，管理模式要在原有的基礎上進行一定的創新，使檔案管理的模式更加先進，能夠應對一些突發的狀況，提高檔案管理的水平。

3.3 做好信息整合共享工作

信息的整合共享可以使管理效率得到提升，但是，對于信息整合共享工作也需要注意一定的細節。在實際的操作過程中，要保證數據信息和實體的整合共享能夠進行有效的融合，這樣可以實現信息和實體一體化共享方式的目標。通常情況下，信息整合共享有兩種方式，分別是分散式和集中式，管理人員可以根據具體情況來進行方法的選擇，使管理的效果達到最佳。

除此之外，還需要對管理的方法和形式進行改良，利用先進的技術手段合理的應用于檔案管理工作中，使電子系統中檔案管理的水平得到進一步提高。

4 結束語

綜上所述，電子政務系統中檔案管理工作存在了很多的問題，我們需要重視檔案移交歸檔過程，并采取措施來實現信息的整合與共享，保證電子檔案管理更加安全穩定的發展。

參考文獻

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