探究檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用

張豪

摘 要：檔案管理是醫院管理非常重要的內容。新形勢背景下醫院檔案管理需要不斷創新原有的管理模式，將現代化科學技術融入其中，提高醫院檔案管理水平。數字化管理是目前醫院檔案管理工作的新方向。不少醫院紛紛開始了數字化檔案管理的建設。但是醫院檔案數字化管理是一項規模浩大的工程，期間不免存在一些問題。本文主要分析了數字化檔案管理在醫院檔案管理中的應用情況，目的是推進醫院檔案管理的變革，提高檔案管理的現代化水平。

關鍵詞：醫院;檔案管理;數字化;問題;措施

檔案管理是醫院管理中不可缺少的環節，檔案管理對醫院今后的發展來說具有重要作用。醫院檔案可以指導科研活動的開展，為疾病診療提供有價值的資料。因此強化對醫院檔案管理的研究是非常必要的。新形勢背景下，醫院檔案管理需要朝著數字化方向邁進，借助現代化的科學技術不斷提高醫院檔案管理效率。

1 目前醫院檔案數字化管理中存在的問題

1）檔案管理制度有待完善。醫院檔案與普通檔案具有顯著的區別，醫院檔案是醫療衛生活動中留下來的遺跡。醫院檔案記錄的內容較多，如醫院前身、歷年來發展建設情況、財務情況、科研情況以及黨建工作情況等。不同性質的檔案管理要求也是不一樣的，現階段醫院檔案管理制度在不健全的情況下，不少醫院采取的管理模式較為粗放，缺少針對性。期間容易出現檔案遺失、不完整、篡改等問題，嚴重者會促使醫院內部信息泄露[1]。

2）檔案數字化管理人才缺失。目前醫院檔案數字化管理中專業性人才缺失是存在的主要問題。醫院在數字化檔案管理人才缺失的情況下，難以順利推進檔案管理工作。即便有的醫院構建起了完善的網絡信息平臺，但是沒有專業人才的支撐，也難以發揮網絡信息化平臺的作用。

3）檔案數字化管理意識缺失。我國醫療衛生體制在不斷改革與完善的過程中，不少醫院管理者將管理的重點放在了醫療衛生服務的提升和疾病的診療上。醫院管理者對檔案管理缺少關注度的情況下，更是難以形成數字化檔案管理意識。長期以來導致我國醫院的檔案管理工作備受冷落，檔案管理部門缺少必要的資金和技術支持，阻礙了數字化檔案管理模式的有效落實。

4）醫院檔案管理信息化水平低。盡管目前我國現代化信息技術發展較快，但是不少醫院的檔案管理部門依然沒有健全相應的現代化管理設備。軟硬件設施不完善，影響了數字化檔案管理模式的落實。不少醫院還是采取傳統人工檔案管理模式，紙質化檔案占據空間較大，檔案保存難度大，難以適應社會發展的要求，影響了醫院檔案管理效率[2]。

2 加快醫院檔案數字化管理的有效措施

1）樹立醫院檔案數字化管理的理念。加快醫院檔案數字化管理首先需要醫院管理者和檔案工作人員樹立數字化檔案管理理念。參與醫院檔案管理的人員需要徹底轉變以往人工檔案管理模式。在醫院管理者的領導下推進數字化檔案管理模式。醫院管理者和檔案工作人員需要認識到數字化檔案管理的意義，明確檔案管理信息化對醫院未來發展的重要性。尤其是醫院檔案管理部門需要秉持不斷創新的精神，明確自身在檔案管理中的職責，樹立數字化檔案管理理念，不斷學習現代化的檔案管理技術，促使醫院檔案數字化管理水平不斷提升。

2）努力培養數字化檔案管理人才。醫院需要積極引進高素質的數字化檔案管理人員，重視檔案管理人員在計算機知識和網絡知識上具備的能力，以便檔案管理中出現故障得到及時性解決，避免更大問題的出現。醫院在檔案管理人員招聘上秉持擇優錄取原則，注意強化對檔案管理人員專業知識、網絡計算機技能上的考核，為檔案管理儲備高素質的人才。在人員招聘上盡量錄用專業對口的畢業生，層層篩選，確保所招聘人員質量。對招錄來的檔案管理人員需要加強培訓，確保工作人員明確自身的職責，強化自身的責任意識。在專業性人才支撐下推進醫院檔案數字化管理的發展[3]。

3）健全檔案數字化管理需要的設備。加快醫院檔案數字化管理離不開完善的設備，醫院需要健全檔案管理硬件設施，為數字化管理創造良好的平臺。檔案數字化管理模式的形成并不是一蹴而就的，需要全院工作人員的一起努力。數字化檔案管理涉及的問題較多，如醫院整體的網絡工程、硬件設備以及軟件系統等。此外，數字化檔案管理還需要解決數據資料的信息化存儲和網絡安全等問題。因此提高醫院檔案數字化水平可以從以下幾方面考慮。一是加快醫院的軟硬件建設。其中軟件建設主要包括醫院的系統平臺，需要引進先進的軟件系統，并定期升級軟件。硬件建設包括醫院的自動化辦公設備、計算機、網絡通信以及機房等。完善醫院檔案管理的軟硬件建設就需要加大在該方面的資金投入，為數字化檔案管理創造良好的條件;二是不斷完善醫院檔案資源，確保檔案資料的完善性。醫院檔案與普通檔案相比具有較高的特殊性，涉及的內容較多，覆蓋面較廣。如果檔案管理中一味采取人工管理模式容易發生檔案資料遺失、資料不全等問題。因此在構建檔案數字化管理模式時需要確保檔案資料的完整性和安全性，以便為數字化檔案管理構建良好條件[4]。

4）構建醫院檔案數字化平臺。加快醫院數字化檔案管理離不開完善的信息化平臺，數字化檔案管理需要以信息化平臺為依托。醫院在構建信息化平臺時需要從以下幾方面考慮。一借助醫院局域網構建檔案管理網絡，組建完善的電子資源庫。在網絡化平臺的支撐下，促使醫院傳統人工檔案管理模式向數字化檔案管理模式轉變，加快醫院檔案管理模式的轉型;二是將醫院檔案網絡平臺與醫院信息化平臺整合在一起，促使檔案信息在醫院內部的高速共享。網絡平臺的建立可提高檔案資料采集和篩選的工作效率，中間省去了紙質檔案的整理環節可明顯提升檔案管理水平;三是強化醫院重點項目的檔案管理，對于醫院科研項目和管理試點等涉及的檔案要單獨管理，并對普通檔案區別開來，做好檔案的分類管理。檔案數字化平臺的構建還可以協助課題小組完成項目立項、整理歸檔、組卷等工作。此外，借助數字化平臺醫院可以在適當的情況下適度開放醫院檔案，為醫院的經營管理、醫療項目的研究以及院內文化建設等提供依據[5]。

5）壯大醫院數字化檔案隊伍。提高醫院檔案管理的數字化管理水平離不開高素質的檔案管理隊伍。醫院在積極引進先進的檔案管理技術以及完善網絡平臺建設的基礎上，需要進一步壯大數字化檔案隊伍。檔案管理部門需要強化對工作人員的數字化培訓，促使工作人員積極轉變自身工作理念，樹立現代化的醫院檔案管理理念。此外，在醫院領導的帶領下要組建數字化檔案管理小組，并開展數字化檔案管理的調研工作，汲取其他醫院檔案數字化管理的有關經驗，學習其先進技術，并將其運用到自己醫院檔案管理中，制定數字化檔案管理辦法。再者醫院檔案管理部門也可以邀請數字化檔案管理方面的專家前來舉辦講座，向全院工作人員普及數字化檔案管理相關知識，不斷提升工作人員的數字化檔案管理水平[6]。

3 結語

綜上所述，醫院檔案數字化管理模式是時代發展的必然趨勢。新形勢背景下，醫院管理人員需要意識到數字化檔案管理的重要性，樹立數字化檔案管理意識，組織檔案管理部門制定有效措施不斷提升數字化檔案管理水平，推進醫療衛生體制的不斷變革。

參考文獻

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[3]白曉東，張寶莉.醫院檔案數字化的應用研究探究實踐[J].心理月刊，2018，（10）：142.

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[5]譚斯文.提高醫院檔案管理數字化的建議[J].科學中國人，2015，0（2X）.

[6]張馨木.淺談醫院檔案的數字管理系統[J].科技展望，2016，26（2）：222.