電子化在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用

黃錦伶

摘 要：人事檔案是事業(yè)單位管理工作中產(chǎn)生的資料信息，提升人事檔案管理工作質(zhì)量，能夠促進事業(yè)單位管理工作效率的有效提升。本文主要分析了結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，在事業(yè)單位管理工作中進行信息化人事檔案管理，提升檔案資料的利用效率。

關(guān)鍵詞：電子化;事業(yè)單位;檔案管理

在事業(yè)單位各項工作的開展過程中，人事檔案資料具有很高的保存價值，為事業(yè)單位的人員調(diào)動和人才選拔都提供可靠的依據(jù)。人事檔案資料包含事業(yè)單位所有工作人員的年齡、學(xué)歷、職稱、業(yè)績等信息，把這些信息綜合管理應(yīng)用，能夠提升信息的利用效率，為事業(yè)單位發(fā)展提供可靠保障。在人事檔案管理工作中應(yīng)用電子化管理模式，能夠有效提升檔案管理工作效率。

1 事業(yè)單位人事檔案的電子化管理現(xiàn)存問題

1）基礎(chǔ)設(shè)施不全面。不同地區(qū)的工作部門對于人事檔案的電子化要求是不同的，因此事業(yè)單位在電子化管理人事檔案時，需要開發(fā)出人事檔案的管理軟件，這些管理軟件開發(fā)出來大部分都獨立進行，很多軟件不能互通使用，影響了信息的互通性和共享性。事業(yè)單位的人事檔案電子化管理需要計算機、復(fù)印機、掃描儀、打印機等，如果設(shè)備準(zhǔn)備不夠齊全，會給人事檔案電子化管理工作的開展帶來負(fù)面影響。

2）管理方式落后。在事業(yè)單位中開展人事檔案的電子化管理模式，需要提前制定出基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范[1]。目前大部分事業(yè)單位都只看到了自身的利益和工作需求，制定出來的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不夠統(tǒng)一，檔案信息沒有統(tǒng)一共享。事業(yè)單位的人事檔案管理中，對于電子化信息技術(shù)的應(yīng)用不夠重視，還在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，只是使用電子檔案進行簡單的基本信息記錄，缺少了具體的操作和管理系統(tǒng)，影響了人事檔案管理工作效率的提升。

3）檔案利用效率不高。人事檔案管理工作的目的是把檔案信息充分利用起來，能夠為人事部門提供全面、正確和真實人事信息，方便人事部門提供更加科學(xué)合理的人事決策。目前事業(yè)單位人事檔案管理工作把工作重心放在了檔案保管上，忽視了檔案的利用，開發(fā)意識不強。人事檔案信息能夠提供公開查閱的是人員的基本履歷、職稱和工資，工作開展起來比較被動，能夠利用的范圍非常小，人事檔案的作用沒有充分發(fā)揮出來。

4）管理工作人員素質(zhì)水平不足。事業(yè)單位開展電子化檔案管理工作，需要對于工作人員的工作能力和工作專業(yè)性提出更高的要求，要求工作人員能夠了解檔案管理工作知識，掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子化技術(shù)，還能夠?qū)W會操作各種先進的機械設(shè)備。目前事業(yè)單位中高素質(zhì)檔案管理人才還比較缺乏，尤其是懂技術(shù)和懂管理的人員數(shù)量不足，難以滿足工作的開展需求。

2 事業(yè)單位人事檔案電子化管理措施

1）轉(zhuǎn)變管理思路。事業(yè)單位應(yīng)自上而下在思想上對檔案管理工作予以重視，強化人事檔案管理電子化建設(shè)工作[2]。首先人事檔案需要認(rèn)真、詳細(xì)、及時地記錄下事業(yè)單位員工個人的基本信息、工作經(jīng)歷、社會活動表現(xiàn)等，把員工個人的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力充分反映出來，便于事業(yè)單位選拔自己需要的人才。人事檔案管理的電子化管理中心，要提升工作人員對于檔案管理工作的重視力度，在人事檔案管理工作中有效地應(yīng)用信息技術(shù)，幫助提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，把檔案資料的利用價值發(fā)揮出來。

2）加強資金投入力度。在事業(yè)單位人事檔案的電子化管理工作中，需要加強資金投入力度，為檔案管理部門完善各項基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，為電子化管理工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。事業(yè)單位需要積極強化資金投入力度，例如數(shù)碼相機、掃描儀、打印機、計算機等設(shè)備都需要配置完善，只有需要的各項設(shè)備完善，才能夠方便事業(yè)單位在檔案管理中進行收集、整理、分類、存儲、利用等。事業(yè)單位要積極開發(fā)更有效的人事檔案管理軟件，明確出工作標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范要求，人事資源能夠?qū)崿F(xiàn)有效共享，促進事業(yè)單位的改革發(fā)展。

3）完善人事檔案管理制度。在事業(yè)單位人事檔案的電子化管理過程中，工作中會涉及很多的工作內(nèi)容，工作事項比較煩雜，因此為了能夠提升電子化工作開展的實效性，需要建立起完善的規(guī)章制度，并把人事檔案管理制度落到實處[3]。事業(yè)單位要根據(jù)我國《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位自身的實際發(fā)展情況，建立起人事檔案管理制度，明確出電子化建設(shè)工作要求，能夠確保各個工作環(huán)節(jié)的管理工作能夠有法可依。工作制度的監(jiān)理明確出了檔案管理工作人員的工作職責(zé)，幫助規(guī)范工作人員的工作行為，促進事業(yè)單位人事檔案電子化、信息化管理工作的順利開展。

4）提升工作人員綜合素質(zhì)。事業(yè)單位要針對檔案管理工作人員加強培訓(xùn)教育，為工作人員提供更多的學(xué)習(xí)機會，提升工作人員的工作的專業(yè)性，豐富知識儲備，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握更多的信息技術(shù)，滿足人事檔案電子化檔案管理需求。人事檔案管理工作人員要重視培訓(xùn)學(xué)習(xí)結(jié)合工作開展，在日常工作中也要加強自我學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)新的管理方式和新的管理技術(shù)，提升個人業(yè)務(wù)能力，能夠勝任檔案管理本職工作。

5）改變工作模式，實現(xiàn)信息共享。在實際的人事檔案管理工作中，對于容易受到損壞、容量比較大、使用頻率比較高的重要檔案信息需要進行妥善保管，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，使用電子化管理方式，結(jié)合掃描儀、移動硬盤的使用，便于人事檔案信息的保存和提取[4]。由于檔案信息的內(nèi)容跟職工自身的利益息息相關(guān)，具有很強的法律性，能夠在工作人員職稱評聘、干部考核和人事糾紛中具備法律證據(jù)價值，因此需要進行妥善保管。電子化檔案管理工作模式實現(xiàn)了一體化的管理過程，從信息的收集、存儲和利用等，能夠為事業(yè)單位人事管理工作提供更加全面和快捷的服務(wù)方式，在這個過程中人事檔案信息高度共享是必不可少的。傳統(tǒng)檔案管理工作受到了時效性、使用范圍和地域等因素的制約，但是電子文件檔案的應(yīng)用則擺脫了這些束縛，電子檔案信息的傳播范圍更廣泛，時效性非常強，通過電子化檔案管理工作的開展，提升電子化檔案管理安全管理工作的質(zhì)量，減少不安全問題的出現(xiàn)，信息化檔案管理能夠有效提升事業(yè)單位管理工作水平。

6）建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案管理工作的跨度非常長，從一個信息的收集、整理需要很長時間，甚至需要保存更長的時間，尤其是針對重要的工作人員和工作項目，這些人事檔案都具有很重要的史料價值，因此建立起檔案管理信息數(shù)據(jù)庫非常重要[5]。事業(yè)單位難免會出現(xiàn)各種人事調(diào)動，人事變動起來比較復(fù)雜，如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅數(shù)量大、占據(jù)大量空間，紙質(zhì)檔案查閱起來十分緩慢，對于后期的查閱工作造成很大的不便。通過現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合多媒體技術(shù)和掃描儀等設(shè)備，能夠把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子化檔案進行保存，節(jié)省了空間的占據(jù)，還能夠更加方便后期查閱工作的開展，提升工作效率。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位需要加強對于電子化檔案管理工作的重視，逐步加強資金投入力度，在事業(yè)單位內(nèi)部建立完善的人事檔案管理制度，為電子化人事檔案管理工作的開展創(chuàng)造出有利條件，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]姚珊.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].城建檔案，2018（12）：29-30.

[2]柴美匯.電子化在事業(yè)單位人事檔案管理中的發(fā)展趨勢[J].蘭臺內(nèi)外，2018（07）：63.

[3]高媛.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理的問題及其電子化建設(shè)的探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（21）：92.

[4]鄒麗敏.強化事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：170.

[5]任延玲.事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（23）：108.