科技檔案管理信息化應用中存在的問題和解決辦法

修敏

摘 要：科技檔案管理主要借助硬盤或服務器對重要或相關檔案信息資料進行存檔，這樣人員在需要使用到相關資料時就可直接借助互聯網通過計算機進行查詢、調取和應用，具有較強的便捷性，且檔案資料在保存過程中信息內容完整度和準確度較高，不易出現資料丟失或遺漏等問題。但目前科技檔案管理信息化應用過程中還存在一些問題，如缺乏專業管理人員、信息設備落后、信息化意識不足等，于一定程度上降低了檔案管理信息化水平。需要管理人員能夠加強重視，結合科技檔案管理實際情況對現有的管理工作進行優化，制定有效解決策略。本文就科技檔案管理信息化應用作出分析，提出幾點建議，以供參考。

關鍵詞：科技檔案管理;信息化應用;存在問題;有效策略

信息化的合理應用可提高科技檔案管理工作的穩定性、高效性和快捷性。實現科技檔案管理信息化，主要指工作人員在開展科技檔案管理工作時，能夠將紙質檔案轉變為電子檔案，借助互聯網、計算機對檔案進行數字信息化管理。這種檔案管理模式能夠有效避免紙質檔案管理過程中出現的檔案遺失、資料缺失等情況，確保檔案信息儲存過程安全穩定，信息內容完整全面，且在查詢和調取檔案資料時也更加快捷高效。但目前科技檔案管理信息化應用水平較低，需要管理人員能夠正確認識到信息化應用的重要性，通過分析存在問題，結合科技檔案管理實際需求對現有的管理方式進行改善優化，進一步突顯科技檔案管理中信息化應用的價值。

1 科技檔案管理信息化應用過程中存在的問題

1.1 缺乏專業能力較強的檔案管理人員

科技檔案管理應用信息技術后管理水平得到明顯提升，但想要科技檔案管理工作的開展更具高效性、有序性和穩定性，還需要配備專業能力較強的檔案管理人員，能夠熟練操作計算機等設備，合理運用各項軟件及技術。但目前科技檔案管理人員專業性較差，在日常工作過程中未能得到有效培訓，這種情況下就難以有效發揮信息技術及設備的價值，導致信息化應用程度不足，降低科技檔案管理效率[1]。

1.2 信息化管理意識不足

科技檔案管理信息化可在各部門人員開展相關工作時及時為其提供相關資料數據，有利于幫助工作人員提高工作效率，為事業單位整體穩定發展提供有力幫助。但大部分管理人員缺乏信息化管理意識，難以正確認識到信息化應用的重要性，導致科技檔案管理各環節工作開展不到位，準備、決策及實施等階段存在不足之處[2]。

1.3 信息設備較為落后

科技檔案管理信息化應用主要借助計算機及相關軟件設備，應用配置較強的計算機等設備，選取符合科技檔案管理工作的軟件及技術，才能根據科技檔案管理工作建立對應的信息管理系統，實現信息化管理。但目前檔案管理工作中所使用的信息設備較為落后，且部分軟件在使用過程中通用性較差，極易出現兼容問題，于一定程度上阻礙科技檔案管理工作信息化的運用和發展。

1.4 檔案查詢及識別功能不全

檔案資料類型及內容較多，很多檔案資料之間存在較強的相似性，使得檔案管理工作存在一定難度[3]。目前檔案查詢及識別功能不全，容易導致檔案資料出現重復、歸檔混亂等問題。如若該檔案資料存在二級目錄，在現階段信息化管理過程中系統難以對二級目錄進行自動排序，識別水平較低。這種情況下就需要檔案管理人員進行手動排序，一旦檔案資料內容過多，這種手動排序方式會大幅度增加檔案管理人員的工作量。

2 科技檔案管理信息化應用的有效策略

2.1 加強人才管理，提升檔案管理人員綜合能力

檔案管理人員的工作態度及工作能力可直接影響科技檔案管理信息化應用水平，所以需要加強人才管理，提高對檔案管理人員的重視度[4]。一方面積極引進優秀檔案管理人才，確保科技檔案管理工作過程中人員數量充足。另一方面對檔案管理人員制定合理的培訓計劃，可聘請專業人員對其進行培訓，通過理論講解、案例分析、實踐操作等方式幫助檔案管理人員樹立正確的管理觀念，了解更多的檔案管理知識，熟練掌握信息技術及設備的使用方法，不斷提高自身的管理效率和信息技能操作水平。

2.2 增強信息化管理意識，完善科技檔案管理制度

管理人員需增強信息化管理意識，明確科技檔案管理工作信息化發展的重要性，對科技檔案管理現有制度進行完善優化。1）了解科技檔案管理工作內容、管理要求及實際情況，并結合信息時代發展需求及事業單位發展目標對管理制度進行完善優化。2）建立檔案管理責任制，將責任落實到個人，在科技檔案管理工作開展過程中一旦某項環節出現問題，可直接找到對應的負責人進行處理解決，有利于提高人員責任心。3）優化考核制度及激勵機制，根據檔案管理人員的管理內容及實際需求建立合理的考核制度及激勵機制。有效規范和約束檔案管理人員的工作行為，提高檔案管理人員的工作積極性，促使科技檔案管理工作的開展更具實效性、高效性和有序性。

2.3 創新檔案管理方法，積極引進信息設備

傳統的科技檔案管理方法無法滿足新時代發展需求，在互聯網時代背景下需要管理人員能夠對檔案管理工作進行合理規劃，完善管理流程[5]。一方面需要對科技檔案管理工作內容及發展目標進行綜合分析，根據科技檔案管理的實際需求及現階段存在的問題對管理方法進行創新優化，以達到優化管理資源、提高管理效率的目的。另一方面加強對科技檔案管理工作信息設備的投入力度，根據科技檔案管理工作內容合理選擇軟件及相關設備，借助信息技術及計算機構建科技檔案管理系統，以便于檔案管理人員高效開展檔案管理工作，提高檔案資料收集、處理等環節的自動化和智能化。另外還需定期對信息設備進行相應的檢查和維護，保障檔案管理的安全穩定。

2.4 強化硬件配置，提升管理效率

科技檔案管理工作開展過程中由于檔案數量及內容較多，極易出現兼容問題，導致檔案管理水平下降[6]。所以需要進一步強化硬件配置，提高管理軟件的通用性和可靠性，有效解決兼容等問題，為檔案管理工作穩定安全開展提供保障。同時對檔案查詢、識別等功能進行優化升級，確保在科技檔案管理工作進行時系統能夠有效識別各類檔案內容，自動高效進行檔案歸檔，避免出現大量人工操作，這樣才能真正提升檔案管理效率。

3 結語

綜上所述，在科技檔案管理信息化應用過程中目前還存在一些問題，若無法對這些問題制定合理有效的解決方案，則難以提高科技檔案管理水平，實現真正的信息化管理。所以需要管理人員能夠提高重視，充分意識到科技檔案管理信息化運用和發展的重要性。通過加強人才管理、增強信息化管理意識、創新檔案管理方法、強化硬件配置等方式不斷優化完善科技檔案管理工作各個環節，提高信息設備及技術的應用水平，為實現科技檔案信息化管理目標提供有利條件。

參考文獻

[1]溫寒，潘莉.科技檔案管理信息化應用中存在的問題和解決辦法[J].低碳世界，2018，（3）：359-360.

[2]秦彩霞.分析科技檔案管理信息化應用中存在的問題與應對措施[J].卷宗，2019，9（32）：74.

[3]黃蕙，萬遜，張婉俠.信息化在科技檔案管理中的應用論述[J].卷宗，2019，9（4）：37.

[4]任黎曼，吳夢甜.信息化在科技檔案管理中的應用探究[J].祖國，2017，（018）.

[5]迪力奴爾·阿克.基于”互聯網+”的科技檔案管理創新[J].辦公室業務，2019，（24）：150-151.

[6]張曉鳳.大數據環境下檔案管理方式優化的路徑選擇[J].事業單位文化（中旬刊），2020，（2）：213.