試論文書檔案電子信息化管理與實踐

摘 要：傳統意義上的文書檔案管理，一般以實質載體為主，受到地域、時空的限制，給檔案的實體管理造成困擾的同時，也難以發揮對其有效利用的功能。伴隨著計算機與信息技術的不斷發展，文書檔案的電子化、信息化、智能化將會充分適應現代社會的發展進而取代傳統管理模式。本文在分析傳統紙質文檔管理與電子信息化文檔管理特點基礎上，結合自身工作實際提出文書檔案管理電子信息化的具體舉措，推進文檔電子信息化。

關鍵詞：文書檔案;檔案管理;電子信息化;有效舉措

文書檔案管理作為單位檔案管理工作的常見形式，是各類檔案管理中數量較多的一種。例如，宋慶齡陵園管理處是一個具有一定規模的公益類事業單位，是全國愛國主義教育示范基地和全國紅色旅游經典景區。在日常管理工作中形成了請示、報告、會議紀要、通知、通報、大事記、創評材料、年度總結、簡報等一系列文書檔案。在傳統紙質文書的人為管理模式下，程序復雜，管理和查閱流程繁瑣，不利于提高工作效率，給管理、利用檔案帶來不便。同時，受到人力因素的影響，還可能導致文書檔案在日常管理工作中丟失、污損、毀壞。在信息技術高速發展的背景下，文書檔案管理也需充分吸收先進科學技術帶來的管理優勢，與時俱進，不斷提升文書檔案管理的效率和質量。

1 傳統文書檔案管理之不足

1.1 人工管理和查閱耗時耗力

傳統意義上的人工管理方式，都是依靠人力來進行文書檔案收集、分類 、編目、存儲等操作。隨著信息技術的發展，這種管理模式的弊端越來越明顯。現以宋慶齡陵園為例展開。一是工作量大。每周的例會的記錄、紀要，每月的大事記，各類通知、通告、主要工作任務材料，以及每年數以百計的信息稿件。文書數量繁多，在管理過程中或多或少會造成檔案歸類錯誤。二是歸類標準把握難度大。同一個會議涉及多項重點工作內容，是以項目分類還是以會議性質分類，都難以將其納入合適的檔案范圍。三是在進行查閱的時候會耗費大量精力。由于紙質文書分門別類后，沒有統一的目錄，即使建立統一的目錄，一行一行查找費時費力。四是工作效率低。文書檔案作為珍貴的資料文件，有很高的參考和使用價值，每天都會有大量的瀏覽量和查閱量，這都要耗費大量精力去獲取文書檔案資料。

1.2 檔案資源浪費和損壞現象不可避免

一般的文書檔案，尤其是珍貴的文書檔案，通常情況下只有一份原稿，這就對文書檔案的管理提出了嚴格的要求。一是同時借閱相同文檔的矛盾突出。有些資料，尤其是重要資料各個部門的每個人都有借閱需求，這個時候就會給借閱管理工作帶來難度，造成多人同時借用一份文書檔案的情況。二是檔案被借閱后未按時歸還，影響后續借閱造成管理矛盾，影響檔案的利用率。關鍵的問題是，多人頻繁對同一份文書檔案進行借閱使用，損壞率會隨之增加，一旦損壞，造成的后果是不可逆轉的，損失將會難以估量。三是傳統文書檔案，特別是紙質版的文書檔案，其耐久性受到造紙原料的質量、植物纖維原料的化學成分和紙張生產過程等因素的影響。另外，自然環境的影響也比較大，傳統管理模式對環境具有一定的要求，檔案庫房的建設都有嚴格要求。要防光、防潮、防火、防蟲、防霉菌，甚至要防有害氣體和灰塵。人員的頻繁進出，對庫房的溫度、濕度等存在直接影響，進而也影響紙質的變化。

1.3 管理程序繁雜

傳統的文書檔案管理模式，涉及的領域和部門也比較多，需要專門的管理人員進行分類存放、審核和編目，工作量繁重，給文書檔案管理帶來較大的難度。借閱文書檔案需要一整套完備的借閱歸還手續，需要管理人員進行詳細的借閱、歸還登記。除此之外，各類文書檔案的類別繁多，文書檔案形式有很多種，需要定期對檔案進行盤庫，檔案出入臺賬與庫存實物的賬目一致。

2 檔案電子信息化管理之優勢

2.1 促成了辦公效率的有效提升

文書檔案電子信息化管理，充分利用了計算機信息系統在文字信息處理方面數字化、智能化的強大優勢，尤其是對聲像等信息資源的處理保存的優越性體現更加顯明。利用電子信息技術進行文書檔案管理以后，文書檔案的管理、借閱、利用、儲存變得集約高效。同時也有效解決文書檔案管理人力不足的問題，極大的提高相關部門的工作效率，最大化發揮文書檔案的利用價值。

2.2 滿足了信息共享的有效需求

在傳統的文書檔案管理時期，單位進行文件資料的信息共享非常不便，造成了大量的檔案信息擱置，既浪費檔案資源，也給文件信息的查找帶來了難度。信息化技術通過檔案資料和信息載體的有效分離，易于通過電子信息化實現檔案資料的傳遞和共享，提升了文書檔案管理的利用效率，避免了傳統文書檔案管理在時間和空間上的局限性。同時可以通過分析、歸納和總結，尤其是對同一文檔可以建立多關鍵詞分類整理，智能化提升對文檔的多方位有效共享需求。

2.3 節約資源，有效推動無紙化辦公

無紙化辦公以信息科學技術為基礎，以計算機技術為載體的現代信息科學技術發展進步的產物。通過網上借閱，不提供紙質檔案，減少甚至杜絕了文書檔案的損壞、污染和遺失，通過一個用戶名、一個密碼，進行用戶管理，輕松完成借閱、歸還，不用頻繁復印。結合大數據分析，文檔管理走向自動化、數據化、智能化，有效節約人力、財力和物力資源，有效整合檔案資源，有效提升辦公效率。特殊時期更有利于充分發揮無紙化辦公的功能優勢，也更需要無紙化辦公的優越性。

2.4 更有利于傳統紙質文檔保存的需要

同紙質版的文書檔案管理相比，實現電子化檔案管理的優勢一是可以為紙質版的文書檔案創造安全、可靠、穩定的儲存環境，減少人員進出，溫濕度穩定保持在有效區間。二是文書檔案實現信息化的存儲和利用，檔案管理人員和借閱人員都可以通過光盤、優盤、硬盤等介質實現文書檔案的數據共享，具備了傳遞迅速、存儲方便、穩定性強的特點。

2.5 有效杜絕了安全傳遞風險

文書檔案最重要的意義在于利用，利用就涉及你手我手大家手，但是又很難確保你守我守大家守。以檔案管理人員和借閱人員管理使用不慎，造成檔案資料傳遞使用過程中丟失損壞的情況也偶有發生。在傳遞過程中，時效性會受到影響，甚至會受到天氣的影響以及路途不確定隱患影響，易于發生丟失損壞的情況。電子信息化技術的利用，就是針對傳統文書檔案的弊端改進的最好武器。通過電子文件的信息傳遞，在增強了文書檔案資料的安全性的同時，還提高了檔案資料傳遞的時效性。

3 檔案電子信息化管理重要舉措

3.1 積極轉變觀念，樹牢信息化管理意識

隨著計算機技術及信息化處理技術的不斷發展，檔案管理的新理念也不斷涌現。在此基礎上，文書檔案管理也應積極轉變觀念，順應時代發展，突破傳統文書檔案管理的局限性。宋慶齡陵園的特殊地位，使得一些傳統文書檔案保護同樣也很重要，不斷轉變傳統的檔案管理思想，充分認識到信息化技術對于傳統文書檔案的保護作用和對檔案管理的極大促進作用和重要意義，樹牢信息化管理意識，推動文書檔案管理的電子信息化。

3.2 建設信息平臺，積極開發檔案管理軟件

實現文書檔案管理的電子信息化，離不開科學的檔案管理軟件。檔案管理電子信息化的運用，加強文書檔案信息化管理的資金投入，從思想層面和物質層面給與大力支持。宋慶齡陵園專門開發了OA綜合管理網絡平臺，引入上海中信公司的“光典檔案信息資源管理軟件”。將檔案收集、整理、存儲、傳遞、保密、查詢、借閱等涵蓋其中，實現文書檔案管理功能的全覆蓋，滿足單位文書檔案管理的全方面的需要。通過光典檔案軟件平臺調用電子檔案，實現了無紙化辦公，實現了管理水平和管理效率的雙層提升，促進文書檔案管理人員工作效率的提升。

3.3 強化學習培訓，提高涉檔人員信息專業化水平

提高涉檔人員的信息專業化水平，需要注重對文書檔案管理人員的培訓。宋慶齡陵園采取了多層次分類別的形式進行培訓。一是對專業文書檔案管理人員進行綜合性培訓和指導，學習新型電子信息化知識理念，掌握包括計算機信息系統在內的信息設備操作方式，確保熟練掌握文書檔案管理電子信息化規程。比如針對“光典檔案信息資源管理軟件”各個模塊全面培訓;二是對各部門檔案兼職人員進行針對性專項培訓，主要是收集檔案、整理檔案、利用檔案模塊的培訓;三是對全體人員的培訓，主要是利用檔案模塊的培訓，使檔案管理軟件充分發揮作用。通過多層次分類別的培訓，讓檔案管理人員真正意識到規范化、信息化管理的意義，也讓全體人員參與其中，確保在實際工作中遵循電子信息化操作流程。

3.4 注重安全意識，做好信息系統的安全管理

文書檔案的電子信息化管理需要管理人員建立起強烈的網絡安全意識。當今的互聯網世界，網絡安全存在很多的不確定因素和不安全因素，各種病毒、木馬軟件會對管理平臺造成影響，從而造成文件的丟失損壞。另外文書檔案多數是具備保密要求的文件資料，要確保在進行網絡傳遞的過程中的保密工作，不被竊取。管理人員要樹立起網絡安全意識，構建起囊括科學性、技術性、保密性于一體的管理工作流程，使文書檔案管理的文件資料獨立于互聯網，設置物理隔離層，建立起信息安全保密的防火墻，實現文書檔案管理的信息安全。

4 結束語

信息化的提高已經成為社會發展進步的重要標志，各行各業都在貫徹實施信息化戰略。檔案事業發展也必須主動適應時代潮流，搭上信息化快車，加快現代化步伐。檔案電子信息化管理的推進，給文書檔案管理工作提供了方便快捷的工作方式，同時也帶來了挑戰。在機遇和挑戰并存的時代，采取科學的管理模式，提高文書檔案管理人員的綜合素質，鍛煉一批掌握網絡電子信息化技術的高水平管理人員，不斷創新文書檔案管理模式，不斷提高文書檔案管理質量，實現電子信息化技術和文書檔案管理的緊密結合，以順應時代的發展。

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作者簡介

韋青松（1976-），女，漢，江蘇，大學本科，助理館員，研究方向：檔案管理。