人事檔案管理和運(yùn)用研究

林鍵

【摘 ?要】人事檔案是記錄單位職工的學(xué)歷、政治面目、工作情況、獎(jiǎng)罰措施、工資待遇等方面的有關(guān)情況。在單位中人事檔案為其選人用人、評(píng)價(jià)員工等方面提供了詳細(xì)的信息。本文依據(jù)當(dāng)前我國人事檔案管理現(xiàn)狀對(duì)人事檔案管理進(jìn)行分析與研究。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;檔案管理;有效運(yùn)用

【中圖分類號(hào)】R197 ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? ?【文章編號(hào)】672-3783（2020）08-0230-02

在單位中，想要提高其效益，并充分調(diào)動(dòng)職工積極性，讓職工實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值，就必須對(duì)合理科學(xué)地運(yùn)用人事檔案管理方式，將人事檔案管理運(yùn)用到單位管理部門中，可以有效提高內(nèi)部的管理水平。現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟(jì)水平與科學(xué)化技術(shù)不斷提高，我國各單位中的人事檔案管理方式需要進(jìn)行改革與創(chuàng)新，單位中人事檔案管理在其日常經(jīng)營管理過程中發(fā)揮著重要的作用，并影響著事業(yè)單位的整體發(fā)展，因此，必須對(duì)其進(jìn)行深入研究。

1. 人事檔案的作用

人事檔案的主要作用是為單位人事管理部門提供一定信息。人事檔案是記錄歷史的真實(shí)信息，通過人事檔案，能夠詳細(xì)地了解職工工作經(jīng)歷、軌跡以及職工過去的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰，為管理部門科學(xué)管理及決策提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)。人事檔案在職工工作中的任免、獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)遣等方面有詳細(xì)的資料匯總，并歸入職工個(gè)人檔案中，以此作為考核的關(guān)鍵材料。所以，單位人事管理部門在對(duì)職工進(jìn)行錄用、升職、考核時(shí)，都利用人事檔案作為參考依據(jù)，并及時(shí)了解職工各方面的工作情況，這對(duì)人力資源的配置與選拔起到了重要作用。

2. 人事檔案管理出現(xiàn)的問題

職工的技術(shù)水平是推動(dòng)單位發(fā)展的根源，單位中人事檔案管理中保存著工作人員的所有信息。所以，對(duì)人事檔案管理與運(yùn)用進(jìn)行研究對(duì)預(yù)示單位未來發(fā)展具有重要的作用。在當(dāng)今新時(shí)代發(fā)展下，要想提高人事檔案管理的工作效率，就必須對(duì)其發(fā)展不足之處進(jìn)行深入分析并找到解決方案，以下就是關(guān)于人事檔案管理中出現(xiàn)的一些問題：

2.1缺乏完善的管理模式

各單位在人事管理方面，實(shí)行了多次改革，改革后在管理模式上雖有些進(jìn)步但是仍然存在較大的問題。對(duì)人事管理檔案進(jìn)行細(xì)分有以下幾種檔案分類：高干檔案、職工檔案、退休職工檔案、退休高干檔案、死亡職工檔案、死亡高干檔案。目前在一些單位沒有中人事檔案不能集中管理，并缺乏相應(yīng)的管理體系，人事檔案被分成不同部分，檔案出現(xiàn)混亂而情況更不用說對(duì)其統(tǒng)一管理。

2.2信息化程度較低

當(dāng)前部分單位的人事檔案中仍然使用紙質(zhì)材料，并且檔案管理的收集、分類、記載和裝訂過程也仍然依靠人工。這種管理方式重視原始記載，給工作人員帶來極大的工作壓力，并在一定程度上影響單位的運(yùn)營效率。在使用檔案的過程中，比如干部聘用和晉職、查閱職工個(gè)人資料，都必須查閱其相關(guān)時(shí)期的原始記錄和評(píng)審表，還要進(jìn)行查找、復(fù)印、裝訂入冊(cè)等程序才能進(jìn)行使用，這種傳統(tǒng)人事檔案管理方式浪費(fèi)了大量的時(shí)間、人力與物力，并且檔案容易丟失，在每次查閱的過程中，都會(huì)對(duì)其造成損害，尤其是關(guān)鍵檔案一旦丟失或毀壞，會(huì)造成無法預(yù)計(jì)的后果。

2.3人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

在各單位實(shí)際的工作中，有些單位對(duì)人事檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，不重視檔案管理人員的專業(yè)能力與素質(zhì)，甚至出現(xiàn)兼職管理，管理人員和其他部門人員輪換崗位等現(xiàn)象，兼職的管理人員對(duì)人事檔案不熟悉，并不了解檔案的收集、分類、裝訂、歸檔等業(yè)務(wù)，兼職管理人員日常工作只是負(fù)責(zé)檔案查找與保管，在通常情況下，人事檔案是處于無人看管、無人自主管理的狀態(tài)，這是因?yàn)椴糠謫挝粚?duì)人事管理工作不重視，管理人員素質(zhì)不高導(dǎo)致的，給人事檔案管理水平的提升造成嚴(yán)重影響。

3. 人事檔案管理方式的運(yùn)用研究

3.1完善人事檔案管理機(jī)制

在人事檔案管理機(jī)制中，要堅(jiān)決摒棄落后的管理思維與傳統(tǒng)的管理機(jī)制。完善人事檔案管理的重要途徑就是創(chuàng)新與改善企業(yè)中人事檔案管理機(jī)制。在檔案的日常管理工作中要保證速度與質(zhì)量;并對(duì)其實(shí)行信息化與數(shù)據(jù)和的管理制度;在對(duì)檔案進(jìn)行查閱工作時(shí)要保證工作的準(zhǔn)確與迅速;保持科學(xué)與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待人事檔案的提取工作。在人事檔案管理中完整、準(zhǔn)確的管理機(jī)制能夠保障企業(yè)管理部門工作可持續(xù)發(fā)展。2015年6月，某單位一名職工薛某申請(qǐng)?zhí)崆巴诵荩湓谠瓎挝粡氖逻^特殊工種并工期已滿十年，所以向單位申請(qǐng)?zhí)崆巴诵荩窃搯挝粏挝唤?jīng)核查，薛某缺少某種記錄材料，經(jīng)過薛某與原單位的聯(lián)系，最終找到所需材料并順利提前退休。經(jīng)調(diào)查顯示，該職工原單位一直在不斷改進(jìn)人事檔案的管理機(jī)制，并確保每位職工檔案信息的完整性。

3.2人事檔案管理技術(shù)要緊跟時(shí)代步伐

各單位要及時(shí)關(guān)注新時(shí)代下的發(fā)展前景與專業(yè)需求，目前大部分單位都已經(jīng)在檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，但是對(duì)于一些操作難度高的設(shè)備來說，仍然停留在簡單搜索方面，沒有真正實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的管理技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理能夠有效改善傳統(tǒng)檔案管理方式。利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，可以及時(shí)填補(bǔ)和查閱檔案內(nèi)容，同時(shí)給整個(gè)單位職工信息的儲(chǔ)存帶來極大的便利，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效實(shí)用價(jià)值。

3.3提高檔案管理人員的專業(yè)水平

單位想要從根源上改善其內(nèi)部人事檔案管理效率，就必須招聘和征用專業(yè)的檔案管理人員并對(duì)單位內(nèi)管理人員定期實(shí)施培訓(xùn)。技術(shù)水平高超的檔案管理人員能夠依據(jù)時(shí)代的變化及時(shí)對(duì)檔案管理方式進(jìn)行改革，并及時(shí)根據(jù)新時(shí)代發(fā)展的要求整改人事檔案。運(yùn)用科學(xué)的管理手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性，管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)可以有效提高人事檔案管理效率。

4. 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)或事業(yè)單位應(yīng)該從觀念上轉(zhuǎn)變對(duì)人事檔案管理工作的態(tài)度，對(duì)現(xiàn)有員工實(shí)行有效培訓(xùn)并招聘專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員，運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)，完善人事檔案管理方式，讓其為單位管理者及員工提供更完備的服務(wù)，最終能夠促進(jìn)企業(yè)或事業(yè)單位的整體管理效率。

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