淺談事業(yè)單位的檔案管理工作

高坤

摘 要：檔案工作規(guī)范化，標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。

關鍵詞：規(guī)范化;標準化;檔案管理;文書處理;基礎工作

檔案管理是單位日常工作中最基礎性的工作，也是一項非常重要的工作。對于工作人員的流動性大的事業(yè)單位，檔案比工作人員能夠更好地為事業(yè)管理工作的連續(xù)性提供重要的基礎參考數(shù)據(jù)。借助檔案資料，能夠使管理人員更好地了解該項工作的過去，把握現(xiàn)在，更好地謀劃未來。通過對檔案資料的研究，可以少走彎路，取得事半功倍的成果。

現(xiàn)實情況是，事業(yè)單位的檔案工作遠遠沒有得到應有的重視。多數(shù)單位普遍做得較好的是榮譽檔案。對于本單位各項工作的各個歷史時期所取得的成績，比如：以本單位或本單位內(nèi)部機構的名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作活動中獲得的獎狀、錦旗、獎牌、獎杯、錦旗等;上級領導知名人士來本單位參加表彰獎勵活動的題詞、書畫、照片、錄音帶、錄像帶等;上級領導和名人來本單位參加表彰大會所形成的錄音帶、錄像帶、照片、底片、光盤等，主要領導接見頒獎視察慰問獲得榮譽的集體和個人，有先進集體和個介紹經(jīng)驗、載譽歸來 外地外系統(tǒng)取經(jīng)學習的活動等內(nèi)容;本單位的科研成果證書及獎牌等，其他與表彰獎勵有關的實物等收集齊全，歸檔及時。而單位的工作檔案、人事檔案等諸多方面往往歸檔范圍不清楚，建檔不完整，查閱困難。檔案管理工作存在許多亟待改進的地方。

一、存在的主要問題

（一）重視程度不夠，多數(shù)單位沒有專職檔案工作人員

單位領導對檔案管理的重要性沒有足夠認識，或者雖然認為檔案管理工作很重要，但是在工作安排上，卻沒有足夠重視。對檔案管理工作被動應付，更談不上加強服務。事業(yè)單位由于編制少，往往是一人兼數(shù)職，從事檔案管理工作的人員更是一人多崗，有的沒有經(jīng)過崗前培訓，不能很好地適應檔案管理工作的需要。

（二）時緊時松，管理制度不完善

一些事業(yè)單位對于檔案的管理沒有形成完整的制度，有的單位對于資料收集抓一時，急時抓一抓，過了就不過問，檔案工作形同虛設。有的單位，具體工作有人做，但是條條塊塊，互相分割，分散管理，沒有有效銜接。有的雖然設立了檔案室，但是沒有查閱、登記制度，沒有系統(tǒng)管理和應用。

（三）方法簡單，技術落后，科學化管理水平低下

相比較大型企業(yè)的信息化、自動化管理，電子檔案非常普及的狀況，有的事業(yè)單位的檔案還適應不了現(xiàn)代化的需求。部分事業(yè)單位的管理依然運用落后的手工整理。檔案管理工作要求對立卷歸檔的文件資料進行編目。手工整理，占用工作人員時間長，效率低，并且容易出差錯。更不容易滿足全面開發(fā)查閱，提高檢查速度，確切地說，不能保證查閱的準確率和全面率。有的事業(yè)單位配備了部分設備，但是檔案資料的歸檔、管理、使用達不到科學、有序、快速、準確。

二、加強檔案管理的措施

（一）提高對檔案管理工作的認識，配備具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員

科學的檔案管理能有效印證事業(yè)單位的科技成果及管理水平的高低。檔案管理如果出現(xiàn)混亂，必定會給單位帶來管理上的隱患。事業(yè)單位的管理者，應當充分認識到檔案管理工作在單位建設的重要作用，切實增強做好單位檔案工作的使命感和責任心，進一步明確做好檔案工作是各級各單位義不容辭的責任和義務。單位頂層設計中要有檔案管理工作的位置，把檔案管理工作提上議事日程，制定相應的制度，配備相應的工作人員，明確工作要求和責任。確保單位檔案管理工作有人管，工作有人做，使檔案管理工作有序的開展。定期檢查檔案工作，引導全體人員加強對檔案工作重要性的認識，提高工作技能，以帶動單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）建立健全管理制度，使檔案管理工作常態(tài)、規(guī)范化

檔案管理工作不能一時松一時緊，要有完善的制度做保障。事業(yè)單位應逐漸建立起科學化管理檔案的制度，可依據(jù)國家有關檔案管理規(guī)定，結合本單位實際情況，制訂出相應的實施細則，包括檔案的借閱、登記、轉出、銷毀等具體規(guī)定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深人學習，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會和時代的發(fā)展需要為準則，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。同時，加強檢查和監(jiān)督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實處。

（三）要有必要的投入和培訓，提高運用先進技術的能力與水平

單位要致力于檔案管理的科學化建設，依托計算機、網(wǎng)絡等信息化工具加強檔案的管理。組織技術力量有針對性的學習使用檔案管理軟件系統(tǒng)。單位提供相應的經(jīng)費，向檔案管理工作好的單位學習、借鑒，學習使用先進的檔案管理軟件，適應多種文字存儲格式、支持實時瀏覽、具備互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠實現(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統(tǒng)計報表等的控制與管理的需要。對于電子檔案的存儲、復制要嚴格控制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結合，通過建立電子標簽等方法集中整合管理，建立起規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化的檔案體制。

選好用強檔案管理人員。盡量安排細心、勤奮好學、喜歡檔案管理工作的人員從事檔案管理工作。保障檔案管理人員穩(wěn)定。強化業(yè)務知識培訓，增強檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)與能力。積極選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，鼓勵自學檔案管理知識，從時間和經(jīng)費上給予保障。并注重平時工作中的幫帶督導，培養(yǎng)檔案管理人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力。還可采取“請進來”和“走出去”相結合的方法，與先進單位掛鉤結對，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位一個重要基礎性環(huán)節(jié)，單位領導應給予高度重視，建立完善相應的檔案管理制度，加強科學化管理水平，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學化水平，以促進事業(yè)單位管理的高效化。

參考文獻

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