淺談Excel在學校日常工作中的應(yīng)用

姚華平

摘 要：Microsoft Office Excel做為微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個組成部分（以下簡稱Excel），具有強大的電子表格處理功能。它既可以單獨運行，也可以與Office的其他軟件相互傳送數(shù)據(jù)，直接進行數(shù)據(jù)共享;既具有一般表格處理軟件能夠處理各種二維表格的功能，也可以進行多表格或多工作薄處理，同時具有圖表功能和數(shù)據(jù)庫管理功能，有很強的實用性。結(jié)合多年的實際工作發(fā)現(xiàn)，日常辦公中需要大量的數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計等相關(guān)工作，如能很好地掌握和運用Excel軟件，可以極大程度提高工作效率，減輕工作量。

關(guān)鍵詞：Excel;學校日常;工作;簡單應(yīng)用

學校在教育教學管理工作中需要大量的錄入、統(tǒng)計等相關(guān)工作，如果很好的運用 Excel軟件，可以提高工作效率，減輕工作量。以下就Excel在學校教育教學管理工作中的應(yīng)用談?wù)勔恍w會。

一、 Excel在學校招生工作中的應(yīng)用

就我所在的職業(yè)院校而言，在招錄工作時涉及到的信息量非常大，就一個學生而言，就會有姓名、畢業(yè)學校、中考成績、家庭住址、家長姓名、聯(lián)系方式、報讀院系及專業(yè)等基本信息，而這些學生信息從錄取系統(tǒng)中導(dǎo)出的時候一般是沒有特定的順序的，因此，可以利用Excel表格對其進行簡單的歸納、分析和統(tǒng)計。比如，招生部門每年都需要對所招錄的生源進行統(tǒng)計和分析，可以將學生的中考成績、畢業(yè)學校等項目分別進行分類統(tǒng)計，這樣就可以快速的得到生源分析的一些結(jié)果。再如，將名單整理發(fā)給各個系部的時候，可以將學生按照報讀院系及專業(yè)這項進行整理，這樣各系部在接收到的名單中可以及時獲取自己系部所需要的學生信息。

二、 Excel在教務(wù)管理工作中的應(yīng)用

教務(wù)管理工作是學校管理工作中比較繁瑣的工作，當然也是錄入、統(tǒng)計工作量最大的部分，現(xiàn)簡單將教務(wù)管理的日常工作分成以下幾類：

1、 教學管理

教務(wù)部門每學期需要對各班級和教師進行排課工作，比如可以利用Excel進行“教師授課任務(wù)通知單”的制作，一旦制作完成，即可將該表做為樣表留存，同時可對教師授課時數(shù)、完成教學量總數(shù)及不同上課形式的分布等進行進一步計算，極大方便了工作。

又比如制作各班課程表，可以利用Excel在同一工作薄中能建立若干工作表的特性，把各系部各專業(yè)課程表制作在Excel的一張工作薄中，不但對各系部各專業(yè)教師上課情況一目了然，又可以快速查找到某班或某個時間、某位教師、某課程的安排情況，為科學管理教學工作提供了保障。

2、 考試管理

在考試管理過程中，制卷、考試組織、回卷等一系列工作較為繁瑣。例如在監(jiān)考表的制作上，以前使用Word進行排版制作時，常常出現(xiàn)一系列因軟件本身的缺陷而導(dǎo)致的制作上的不方便。在使用了Excel軟件，特別是利用其公式和函數(shù)功能進行統(tǒng)計等工作后，大大提高了工作效率。如在統(tǒng)計監(jiān)考教師監(jiān)考工作量時，利用函數(shù)Countif可方便地統(tǒng)計出某教師的監(jiān)考工作量，也為后續(xù)工作提供了便利。

3、 成績管理

對于學生的單次成績可以利用Excel提供的公式和函數(shù)很方便地計算出平均成績、最高分、最低分、排名等指標，還可以利用Excel提供的數(shù)據(jù)分析和管理功能，做出學生成績分布圖、及格率等各項指標的圖表。在學生即將畢業(yè)的時候一般都需要教務(wù)部門制作和統(tǒng)計課程完成的情況，涉及到有學生需要清考的也可以通過之前學生每次的成績匯總來查找。

三、 Excel在學生管理工作中的應(yīng)用

在學生管理過程中，為及時了解學生信息，需要對學生基本情況進行錄入，同時將此信息做為學生在校期間各項管理工作的重要依據(jù)。使用Excel就顯得極為方便。

1、 學生管理部門

在獎學金、助學金等管理上，通過Excel提供的篩選、計算功能，可以公平、公正、公開、快速、準確地從數(shù)量繁多的學生名單中尋找到符合條件的目標。在日常學生信息管理中，也可以利用Excel中數(shù)據(jù)的一些基本工具來進行統(tǒng)計和分析，下面我們以學生人數(shù)統(tǒng)計分析為例：

在圖3-1中，左側(cè)按系部統(tǒng)計人數(shù)的時候可以采用數(shù)據(jù)的分類匯總，按“系”分類，匯總在籍總?cè)藬?shù)、在籍女生人數(shù)、寄宿學生總數(shù)、寄宿女生總數(shù)、在班人數(shù)等信息，這樣的表格在下一個學年度進行修改的時候也會變得非常便捷。而右側(cè)按年級去統(tǒng)計在籍總?cè)藬?shù)使用的是SUMIF函數(shù)，如13級在籍總?cè)藬?shù)中的公式是“=SUMIF（$C$4：$C$22，"13級"，$E$4：$E$22）”，（注：本公式中使用了$，即絕對引用，是為了下面14級和15級公式的復(fù)制，若每個年級都使用直接插入函數(shù)的方式也可以用一般的相對引用即可。）

2、 班主任

班主任可以利用Excel表格對來自招生部門、教務(wù)部門、學生管理部門的所有關(guān)于本班級學生的相關(guān)信息進行匯總、存檔和分析。還可以利用Excel表格來記錄和統(tǒng)計學生平時的德育、住宿、繳費、獎懲等各方面的情況，還可以建立班級日常管理的相關(guān)表格，如座位表、值日表等，讓班級管理更科學、更高效。

四、 Excel在學校財務(wù)管理中的應(yīng)用

財務(wù)管理工作主要是針對數(shù)字進行計算和分析，因此在工作中，除了使用專用財務(wù)軟件進行財務(wù)工作外，還需利用Excel進行一系列數(shù)據(jù)的輸入和分析、計算，運用相應(yīng)的公式、函數(shù)及圖表，進行結(jié)果輸出。例如：在員工的工資、獎金方面，每個月可以利用Excel表格發(fā)給銀行，還方便于進行存檔、核算和統(tǒng)計;再如在學生收費上也可以利用Excel表格進行統(tǒng)計和分析。下面我們以學生收費為例：

圖4-1為某班級學生收費表，在表格中我們可以利用SUM函數(shù)統(tǒng)計每個人的合計金額和該班級每個單項的費用合計。而在各單項的人數(shù)統(tǒng)計上我們可以使用COUNT函數(shù)，比如住宿人數(shù)統(tǒng)計時公式為“=COUNT（D4：D23）”，使用統(tǒng)計函數(shù)，便于在數(shù)據(jù)修改時可以自動獲取最新的統(tǒng)計數(shù)。

住宿費用一欄，在各班級的班主任交到財務(wù)室的時候一般填寫的是“是/否住宿”，我們可以利用IF函數(shù)簡單的將“是/否”變成我們這里表格中需要的400或者空白，我們參照下圖所示：

上圖中，我們只需要在D4單元格中插入IF函數(shù)，在彈出的對話框中照上圖右側(cè)輸入，使得D4單元格的公式是“=IF（C4="是"，400，" "）”，然后再向下拖動公式。（注：公式中最后一個" "中間是空格，如果不使用空格則有可能在D4、D6這樣的單元格中出現(xiàn)數(shù)字0。）

每個班級的收費表完成以后還需要建立一張匯總表，下面我們看一下如何快速的完成匯總表：

在匯總表圖4-3中，我們可以直接在各單元中引用已有表格圖4-1中的數(shù)據(jù)，如在E9單元格中直接輸入公式“='15營銷（中）'！D24”，這樣在單個班級的表中數(shù)據(jù)有任何變化，總表中不需要再進行修改，會自動變化。

五、 Excel在學校人事管理中的應(yīng)用

學校的老師每年都會發(fā)生新進、退休、在職教師晉升、獲獎等一系列的事情，在人事管理上可以使用Execl表格進行記錄和存檔，便于在每年進行人事調(diào)整的時候有適當?shù)囊罁?jù)。同時，也便于人事管理人員對學校人員整體學歷、職稱、獲獎情況進行隨時的統(tǒng)計和分析。

六、 Excel在學校后勤管理中的應(yīng)用

學校有很多設(shè)施設(shè)備，尤其是在職業(yè)院校，除了日常教學用的電腦、多媒體以外還有很多實訓(xùn)設(shè)備，這些設(shè)備每年需要維護、檢修、更新等工作，而哪些設(shè)備是在什么時候進行過什么操作，負責設(shè)備管理的人員可以對設(shè)備一一編號，然后再利用Excel表格對學校的設(shè)備進行記錄和統(tǒng)計，從而提高工作效率。

總之，Excel是一個功能強大、方便易學的電子表格處理軟件，在實際的工作過程中它的應(yīng)用還遠遠不止這些。如果我們能掌握它的基本操作，運用好其基本功能，不斷地在實踐過程中找到其更多的功能和使用技巧，把Excel思想引入到學校等教育機構(gòu)的日常行政管理過程中，將會大大提高日常管理工作效率和準確率，減輕管理人員負擔。同時，使用Excel的模板等功能，工作中的表格、數(shù)據(jù)規(guī)范性等情況都有明顯的改善，對數(shù)據(jù)的分析和處理都有著極大的優(yōu)勢。一旦行政管理人員習慣于使用Excel相關(guān)功能處理和分析大量數(shù)據(jù)，那么工作效率就會大大提高，同時降低數(shù)據(jù)處理中的錯誤率，提高整個學校日常管理的有效性。

參考文獻

[1]ExcelHome，《Excel高效辦公：學校管理》，人民郵電出版社，2008。

[2]許國 斯泉均，《EXCEL在學校管理中的運用》，辦公自動化，2012年18期。

[3]王宏平，《Excel在學校教育教學管理中的作用[J]》，計算機光盤軟件與應(yīng)用，2014年18期。