探討在新格式下如何提高公文規范化水平

許子浩

摘 要：本文主要對新格式下提高公文規范化水平的必要性進行分析，根據當前公文規范化進程中存在的不足探究新格式下合理提升公文規范化水平的有效對策。致力于通過滿足新格式要求強化公文的下發力度，同時有針對性的指出重點內容，充分發揮出公文的實際效力，為貫徹落實黨的正確領導創造條件。

關鍵詞：新格式;公文撰寫;規范化

引言

公文寫作作為機關工作人員應具備的基礎技能，其規范化對于機關工作者政治素養的體現有輔助作用。而且公文檔案管理的質量影響著后期決策的下達，是明確機關單位發展方向的有力依據。對此，如何在新格式下適應社會需求，提升公文規范化水平呈現出必要性，對于機關事業單位長遠發展有深遠意義。

一、新格式下提高公文規范化水平的必要性

公文涉及到各機關單位的對接，不僅是文件精神的一種傳達，更是協調各個機關單位全面落實黨中央領導的重要依據，對于國家統一部署戰略目標具有深遠意義。而隨著社會的發展，公文的寫作格式也有了一些創新，通過格式的統一與優化強化公文規范化寫作，進而有效強化工作效率與工作質量，為新時期機關事業單位業務工作的有序開展創造有利條件。國家機關的日常運作離不開公文這一傳達工具，提升公文規范化不僅能夠實現高質量的公文供應，還能有效提升閱覽效率，對于事務的傳達處理有積極作用，有利于機關單位發展。

二、新格式下提高公文規范化水平的策略探討

（一）強化“份密緊”的科學規定與處理

在公文的份號、密級、保密期限和緊急程序編排方式中，傳統的機關公文與國家行政機關公文存在一定的差異性，新格式下對于差異給予了重新規定。統一規范了編排方式，采用一律置于左上角的布局，有效提升了排編布局的簡化性與合理性。在簡化布局的基礎上，公文寫作者與處理人員的操作得以簡化，在很大程度上減輕了工作壓力。與此同時，新格式對于密級及緊急程序的字體與字號進行了規范，要求兩種要素采用三號黑體字，而份號在字體方面沒有明確規定，只是要求使用三號字號。通常情況下，為了協調整體公文的合理性，對于份號也默認采用三號黑體字，盡管不加以規定，也逐漸形成了一種標注默契。為了更好的提升新格式下公文寫作的規范性，有關負責人應該進一步規范對保密期限和緊急程序的處理方式，將保密期限以及密級清晰的展示出來，以便于實現警醒和提醒的作用，為密件和非密件的區分創造有利條件，有效保障公文的保密性。

（二）加強圖表與聯合行文的規范編排

加強圖表的規范編排以及對聯合行文的規范處理也是有效提升新格式下公文規范化水平的重要措施。以公文中的圖表為例，出現的頻率較高，以圖和表的生動形象實現信息傳達的高效性，同時利用表格整合數據的作用簡化繁瑣的文字表達，通過表格讓重點信息顯而易見。然而，實際使用中寫作人員需要注意公文中對于圖表的編排，公文與日常文稿區別很大，需要保障嚴謹性與規范性。圖表的插入不僅需要美觀鮮明，還需要保障嚴謹性，在圖表處理方面存在一定的挑戰。為了有效加強圖表的規范編排，具體寫作過程中應該將公文正文字體與表格的字體進行區分，避免層次上的混亂。而對于聯合行文的規范編排而言，新格式中有了更加明確的指示。對于需要以聯合行文的方式印發文件的情況，文件的簽署有可能會涉及到很多人簽發文件。這就需要對多個簽發人名字的排列順序進行合理分配。新格式中規定，在面對多個簽發人的情況下，需按照發文機關的排列順序，從左到右，自上而下依次編排，但對于具體排序的規定較為籠統。為了有效提升行文的規范性。有關部門應該將聯合行文進行進一步的規范，綜合考慮公文的合理性。

（三）注重公文標點符號的規范化使用

作為輔助文字記錄語言的符號，標點符號是書面語的主要部分，特別是對于公文書寫而言，對于文字功底以及表達和理性都有一定的要求。這就需要寫作人員合理運用標點符號，該強調的地方強調，結合詞語和句子體現出語氣。在充分發揮標點符號作用的基礎上提升公文的整體質量[1]。例如：版頭與正文中都涉及到很多符號的運用，如版頭中的發文字號涉及到的六角括號、行文過程中的省略號、破折號、連接號以及涉及到期刊等文本的書名號，都需要合理應用。在新格式下提升公文規范化水平，應該注重公文標點符號的規范化使用，突出標點符號的價值，同時借助科學的標點符號運用方法提升公文的正規性，在適應新格式的基礎上實現戰略工作部署的傳達，推動社會發展。

（四）重視公文“附件說明”格式的規范化

公文中的附件說明也是重要組成部分之一，有補充說明和協調整體布局的積極作用。公文附件和附件說明標注位置、格式均有一定的要求，新格式下對于公文附件說明有了更細致的說明，公文附件本身所附的正確位置《國家行政機關公文格式》（下簡《格式》）中提出：“公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱[2]。這一規定給公文寫作帶來了依據，對于機關單位高效落實規范化工作產生了積極作用。

（五）健全公文檔案規范化管理制度

健全公文檔案規范化管理制度也是有效提升新格式下公文規范化水平的有效措施，基于公文屬于重要文件，部分文件對于保密性有一定的要求，這就需要完善檔案管理體系，避免因公文信息泄露帶來消極影響。不僅如此，對于公文寫作流程進行規定，通過合理的制度強化文本寫作的規范性。需要加強公文檔案保密性質的明確，并且運用區別的密級加以處理，讓公文檔案的安全性能得以保障，維護國家與人民利益。除此之外，有關部門應該對公文撰寫工作人員進行考核，不斷強化綜合素質，通過管理質量的提高強化公文規范化管理，推動以新格式為指導的規范化公文撰寫工作。

三、結論

總之，新格式下提高公文規范化水平，不僅需要從基層工作者出發，還需要整合公文寫作過程中關鍵點，讓寫作人員能夠意識到標點符號使用、規范化用語乃至公文檔案的管理，都需要依照相關規定有秩序的落實。只有這樣才能更好的實現公文規范化，進而跟住時代的步伐，高效落實機關事業單位公文寫作工作。

參考文獻

[1]張松祥.“意見”的規范性與復合性分野及其規范化[J].檔案管理，2019（04）：78-81.

[2]曹少朋.淺談高校公文發文字號中嵌字編寫的規范化[J].佳木斯職業學院學報，2019（06）：176-177.