新形勢下檔案事業(yè)建設的思考

李珍

隨著信息技術的飛速發(fā)展，高職院校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，同時也給高校檔案管理工作人員提出了新要求。通過闡述當前高職院校檔案管理的現狀，查找目前檔案工作中存在的問題，并做出相應的研究和分析，進而為高職院校的檔案管理工作提供參考依據，促進檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展，為教育事業(yè)的振興做出應有的貢獻。

在依法治國觀念的弘揚與傳播作用下，人們關于檔案利用的安全意識也逐漸增強，這對檔案管理的實施提出了更加嚴苛的要求。作為現代檔案管理工作的發(fā)展方向，實現管理的高標準化與智能化是關鍵所在。合理規(guī)范的檔案管理不僅能夠提升工作效率，更能夠促進這一工作領域朝著更為成熟和完善的方向邁進。檔案事業(yè)的發(fā)展更離不開創(chuàng)新建設，只有通過檔案工作的創(chuàng)新，才能適應經濟社會發(fā)展的需要，使我們的檔案事業(yè)適應和服務于社會各項事業(yè)，才能使檔案工作充滿生機和活力，促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

隨著國家大力發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，教育改革的深入，對于高職院校來說，學生、教職員工的檔案數據每年都會出現大量錄入、遷出等變動，檔案數量隨之也增長非常快，檔案的變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。我們必須對高職院校的檔案信息資源進行高效的管理，以促進實現高職院校檔案管理的科學化、現代化和規(guī)范化。

1 高職院校檔案管理工作目前的現狀

1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、滯后現象

目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應的重視，同時對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識。在一些高職院校看來，學生數量以及由學生產生的經濟效益才是第一位的，檔案管理這種無形資產并不足以為自身發(fā)展創(chuàng)造足夠可觀的利益，就對這一工作鮮少關注，一門心思專注于實際顯性利益的提升。在這樣的觀念影響下，檔案管理工作人員流動大，不能保證相對穩(wěn)定，用于檔案管理方面的費用被撤銷，工作效率不高，整體局面令人擔憂。

因為檔案管理工作是一項具有機要性和保密性的工作，同時也是默默無聞的幕后工作，基本沒有人注意，所以，檔案管理工作的重要性，有的同志看不到，甚至有些同志認為，檔案管理員的工作就是進行檔案管理，與自己沒有任何關系。上述情況充分地證明了，在學校的教師隊伍中有相當一部分人對檔案管理工作缺乏正確的認識。

1.2 高職院校檔案管理工作量大

對于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業(yè)、就業(yè)或繼續(xù)深造、新教師入校參加工作，教職工的調入、調出等一系列的學生、教職員工的檔案數據變動。變化呈現出數量大，變動比較頻繁，以及跨區(qū)域調動等。另外，對檔案進行維護、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財力等。

1.3 監(jiān)管制度形同虛設，應用體系有待完善

檔案的管理是一個收集、整理、保管、借閱、保密等一系列工作的綜合，在其中任何一個環(huán)節(jié)上的失誤都會造成檔案的流失、積壓，在需要用到檔案的時候很容易出現檔案難以找尋的現象。此外，現行的檔案借閱制度和銷毀制度也只是形式，借出的檔案有時不履行正規(guī)的借閱手續(xù)，有借無還的現象也有發(fā)生，最終影響檔案的有效利用。

1.4 檔案管理機制和方法比較落后

學校文件材料的歸檔范圍包括：管理類、基本建設類、設備儀器類、會計類、聲像實物類、教師業(yè)務類等幾大類。按理說這些檔案應該統(tǒng)一歸到一起集中管理，但目前學校存在各自為政、材料分散管理的格局。這種分散的管理模式，在一定程度上影響了檔案材料的真實性。檔案材料形式單一，未實現電子文檔的方式存儲文件檔案。目前，在許多高職院校中檔案管理工作還處于手工、紙質處理階段，根本不具備進行現代化管理的設備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實現。

2 高職院校檔案管理工作的發(fā)展趨勢

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。開拓創(chuàng)新是引導社會前進的強大力量，是我們適應新形勢，認識新事物的思想武器。根據時代和實踐的要求，只有勇于和善于不斷創(chuàng)新，才能使我們對客觀世界的認識不斷深化。

檔案的進化歷史表明，其載體形式在不斷發(fā)生變化，從甲骨、石刻、竹簡、絹帛到紙質載體經過了一個漫長的過程。本世紀，計算機網絡的發(fā)展和普及，檔案載體將以磁盤、光盤為主。傳統(tǒng)的檔案室將向數字化檔案室轉化，實行電腦管理，通過通信網和利用者的電腦聯系起來，進行豐富多彩的電子文件檔案信息服務。

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會功能的改善和提高。我們要從社會需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。

3 開拓進取，努力實現高職院校檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展

3.1 提高高職院校對檔案工作的宣傳和支持

本著以維護全社會的安定、促進校園和諧發(fā)展為出發(fā)點，在全社會形成穩(wěn)定的檔案意識，高職院校檔案室有必要加強檔案工作的宣傳。因此，領導要不斷更新觀念，提高建

設檔案的意識，對學院的各項工作通過檔案資料進行處理和規(guī)劃，進而為檔案工作奠定基礎;在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進而使工作落到實處，要與時俱進，要不斷鞏固和強化教職工的檔案管理意識，從思想和行動兩個方面，讓他們真正意識到檔案管理工作對學校和個人的發(fā)展都具有非常重要的作用，進而在實際行動中，主動配合檔案部門的各項工作，積極的參與到學院檔案建設中去。

提高高職院校對檔案工作的支持體現在加大資金投入，豐富儀器設備，促進高職院校檔案服務工作的推進。檔案工作的順利開展離不開資金的支持，改善檔案室軟、硬件建設應與學校各項建設同步并進，解決庫房緊張的問題，嚴格控制檔案室里的濕度、溫度，做到八防;同時，配合時代發(fā)展需要，配備先進的管理軟件和現代化技術設備，如OA系統(tǒng)、計算機、掃描儀、刻錄機、數碼相機、空調、除塵器、溫濕度儀、防磁柜、窗簾、監(jiān)控器等硬件設施。

3.2 計算機實現電子文檔檔案的管理大大提高了工作效率

學院應把檔案工作需要的經費納入學校經費預算，把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規(guī)劃，與數字化校園建設同步，為檔案機構添置必要的現代化設備，以便開展工作。

檔案工作人員必須努力學習計算機的使用、管理知識，實現檔案管理電子化、現代化、規(guī)范化的建設。目前計算機技術和網絡技術的普及應用，形成了一個信息化的社會，這不僅提高了辦事效率，也為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。傳統(tǒng)的紙質檔案靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱、對于距離較遠的跨省市區(qū)的單位共享或調度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現代化信息手段，高效的辦公自動化軟件的應用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，從而實現檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。

3.3 建立和完善規(guī)章制度，規(guī)范借閱手續(xù)

通常情況下，建立健全規(guī)章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎，對于檔案管理工作來說，其頭緒眾多并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進行管理，那么就會出現無章可循、無所適從的混亂局面。

在現實的管理工作中，由于上級領導要求或時間緊迫等原因造成的借閱手續(xù)難以正規(guī)化辦理的現象，檔案工作者可在保證檔案安全的前提下，將檔案借閱的手續(xù)進行簡化，同時還應該明確檔案借閱管理條例并嚴格執(zhí)行，由檔案管理的主管人進行條例制定，由下屬負責檔案借閱的主要業(yè)務，下屬直接聽命于直屬上司，避免越權行為的發(fā)生。

3.4 轉變服務觀念、提供優(yōu)質服務，對檔案工作進行科學化、規(guī)范化管理

做好利用服務是檔案室的出發(fā)點和歸宿。在知識經濟時代，做好檔案信息的開發(fā)利用、服務工作是檔案室的重要任務，是時代賦予檔案室的使命，也是檔案室走出困境、奔向繁榮昌盛的必由之路。

4 結束語

作為一種無形資產，檔案管理在管理工作中正發(fā)揮著越來越重要的作用。在科學、有序、標準、智能的前提下開展檔案管理工作，不僅是對于檔案管理模式的有效改革，更是促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關鍵所在。因此，每一位檔案工作者都必須認清形勢的變化和自己肩負的重任增強危機感、緊迫感和責任感，進一步解放思想，轉變觀念，開拓創(chuàng)新，為全面建設小康社會，努力開創(chuàng)檔案工作的新局面作出應有的貢獻。

（作者單位：常州市高級職業(yè)技術學校）