提高科研機構檔案管理水平的主要策略

劉昊星

(天津國際生物醫藥聯合研究院 天津300457)

0 引 言

檔案管理對一個單位或機構來說是最基礎也是最重要的工作之一，科研機構作為凝聚科學成果的主要陣地，檔案管理工作就顯得尤為關鍵。檔案資源為科研機構的可持續發展提供了基礎和遵循，亦成為評判科研機構研發管理水平高低的重要指標。科研機構做好檔案管理工作，充分發揮檔案資源的價值，對于促進其高質量健康發展，具有十分重要的意義。

1 科研機構檔案特征

1.1 檔案類別特征

科研機構的檔案包括紙質檔案、電子檔案、實物檔案和其他載體檔案。除上述原生檔案外，科研機構還應按年度編輯制定檔案數字化成果。隨著當代社會信息化水平的不斷提高，電子檔案已占據越來越重要的位置，但紙質檔案依然是數量最大、使用最為廣泛的檔案類別。對于科研機構來說，紙質檔案除了日常行政業務產生的文書檔案外，最為重要的一類檔案非科技檔案莫屬。無論是科研數據、實驗記錄等反映科研過程的材料，還是研究報告、論文、專利等作為科研成果的材料，都在科技檔案之列。科技檔案較為完整地反映著一個科研機構科技工作的發展歷程和水平，也為科研機構未來的發展起到了導向作用。因此，科技檔案的收集整理和使用對于科研機構至關重要。

1.2 檔案使用特征

科研機構的檔案，主要有 2方面用途，最為普遍的一種是參考備查，作為歷史憑證之用；另外一種是為科研機構的各項事業發展提供服務。其中，科技檔案的作用尤為凸顯。科技檔案產生于科學研究活動，匯聚著研究人員在研究創造中的智慧成果、方法經驗，兼具創新性和實用性。鑒于上述特性，科技檔案對科學研究具有服務性和借鑒性，能夠為科學研究把握方向，為重復性的科研活動提供指南，為創造性的科研活動提供基礎，而這也是科技檔案更加具有科學價值的重要體現。

2 科研機構檔案管理目前存在的問題

2.1 檔案意識薄弱

科研機構人員由于在日常工作中容易出現重視科研活動過程，忽視結果資料整理的問題，導致出現檔案收集不完整甚至丟失的情況，從而降低了檔案的科學價值；同時，部分管檔人員專業程度不高，對檔案管理的嚴謹度不夠，將中間稿、復印件納入歸檔范圍，造成原始資料缺失和重復歸檔等情況。這些現象都嚴重影響了科研機構檔案的科學性、系統性和規范性。此外，許多科研機構在檔案保管方面能夠按照規章制度執行，但對檔案的使用不專業、不重視，檔案歸檔后便束之高閣，或僅僅作為憑證偶爾借閱使用，忽視了檔案服務于科研工作的重要特性。

2.2 檔案歸檔不全面

科技檔案是科研機構檔案的重要組成部分，大部分科研機構的通用做法，是由科研管理部門作為科技檔案的歸口部門，負責將各課題組或研發團隊的科技檔案進行收集、整理并統一立卷，隨后按檔案管理要求移交管檔部門。由于科技檔案中涵蓋了眾多實驗數據、技術報告等科研成果，研究人員往往對研究成果能否得以妥善保密存在擔憂，從而出現了一些研究人員不愿積極移交檔案資料，或將資料私自留存、留作他用等情況，這些現象破壞了科研機構檔案歸檔的完整性，同時是導致科研機構技術資源流失的重要原因之一。

2.3 檔案信息化管理程度低

目前，大部分科研機構的檔案中，占主要比例的仍為紙質檔案。紙質檔案雖具有真實性高、直觀性強、不易篡改等優勢，但存在不便于查閱，占據空間龐大、易受損毀等缺陷。在科學技術迅猛發展的今天，僅依賴于傳統紙質檔案的管理模式已不再適于科研機構的發展，檔案管理的信息化成為必然趨勢。但與此同時，由于信息化檔案管理依托于計算機、互聯網，部分科研機構還未能將計算機等信息設備運用于檔案管理，實現信息化檔案管理還任重道遠；抑或部分科研機構存在著互聯網泄密、計算機故障導致檔案丟失等問題，檔案管理的安全性面臨挑戰。

2.4 檔案管理人員水平有待提高

在現有檔案管理模式下，檔案管理人員的工作流程簡單、重復性高、技術含量低，因此科研機構無論在人員遴選還是教育培訓等方面，都對檔案管理人員有所忽視，往往傾向于投入較低的人力成本。但在新形勢下，科研活動日新月異的發展決定著低技術、低成本的人力資源無法勝任檔案管理這一重要崗位。效率低下、創新能力的缺失將嚴重阻礙檔案管理工作的運行，并造成時間和人力的雙重浪費。部分檔案管理人員甚至無法正確甄別、厘清需要歸檔的資料，或檔案分類混亂不清，對檔案管理工作的高效有序開展造成嚴重不良影響。

2.5 檔案開發利用度不高

由于受檔案管理人員專業水平、管理方法、運營思路等方面所限，部分科研機構的檔案管理工作依然停留在收集、整理、立卷、歸檔、借閱等幾個步驟，使檔案呈現簡單的數量積累，而對檔案的分析研判及編訂檔案鑒定成果十分少見。即使有編研分析也多以大事記、年報等簡單的成果性資料為主，內容的實用性和編研的專業性均不夠強，檔案中更多有參考價值的信息不能被有效利用，暴露出在檔案開發利用方面的延滯和缺陷。

3 提高科研機構檔案管理水平的主要策略

3.1 提高科研人員的檔案意識

科研機構的檔案工作雖然是以檔案管理人員為主，但大部分的檔案來源于科研人員，提高科研人員對檔案管理重要性的認識，是科研機構做好檔案工作的必要條件。一方面，要強化對科研人員檔案管理的培訓教育，使其在日常工作中能夠按檔案管理的要求及時、完整、準確地收集檔案資料；另一方面，要促進科研人員與管檔人員的溝通交流，既要交流雙方如何在檔案收集、整理、移交工作中相互配合，更要使管檔人員了解科研人員在檔案管理工作方面的需求，以此推動科研機構的檔案管理更加符合自身機構的發展特點，并在此過程中深度發掘檔案的實用價值，形成以檔案工作促進業務工作的良性運轉機制。

3.2 規范檔案歸檔范圍

科研機構的檔案歸檔范圍與行政機關單位有著一定差異，因此在歸檔范圍的界定上要更加細化，標準更加明確，以此確保將所有具有價值的文件資料納入館藏范圍，特別是對實驗數據和影音資料，要加大接收力度，改變以往紙質檔案“一家獨大”的局面，推動科研機構的檔案結構越來越科學、合理。同時，檔案管理部門與保密工作部門要密切配合，使檔案管理的歸檔范圍符合保密工作要求，尤其對于科研機構的自主創新項目和研發成果，要按照工作密級的要求嚴格規范管理，這樣也可打消科研人員對于信息泄密的顧慮，從而使移交的檔案更加全面、完整。

3.3 提高檔案編研和服務水平

檔案管理工作中保管固然重要，開發利用更是新時期檔案工作的重點環節。因此，檔案管理人員要準確把握自身科研機構的工作特點和發展動態，提高編研檔案的專業化水平，有針對性、有計劃性地開展調查研究，使編研成果對業務工作起到指導借鑒作用，為科研工作開展提供有力支持。同時，檔案管理人員要摒棄被動服務的理念，發掘檔案工作的服務作用，主動與科研人員協調溝通，主動了解科研前沿信息和研發項目執行規律，積極貢獻檔案編研成果，使檔案工作的開發利用更加精準高效，力爭將檔案管理轉變成研發工作的關鍵一環。

3.4 提高檔案信息化管理程度

現代化信息技術的日臻完善，對檔案管理提出了更高的目標和要求。計算機和網絡的廣泛應用，已使檔案的信息化不再拘泥于運用掃描和縮微技術，更應研發交互式、可協同化的檔案信息系統，使收集、檢索、統計、分析等多種功能集于一體，使研發機構的各個部門、研發平臺不僅能夠及時將新增檔案上傳歸檔，還可提供分類導航檢索，在線隨時調取可公開的檔案資源，使科研人員更加快速、便捷地查閱到所需資料。此外，檔案信息系統還可與辦公系統進行模塊整合，實現檔案調閱的線上審批，形成檔案管理全流程的高效運行。

3.5 提高檔案管理人員職業素養

科研機構檔案管理水平的高低最關鍵取決于管檔人員的職業水平高低。檔案管理人員不僅要轉變觀念，提高主動服務的意識，還要隨時掌握前沿計算機信息技術，確保能夠熟練使用檔案信息系統，為科研人員提供高質量的檔案服務。科研機構在選拔聘用檔案管理人員時，亦應轉變低成本、低技術的用人標準，而應加強檔案管理干部隊伍建設，優化管檔人員的年齡層次和學術背景，使更多高知識、高技術人員加入檔案管理隊伍，為檔案管理隊伍增添新的力量。同時，科研機構要加強對檔案管理人員的在職教育培訓力度，不斷擴充檔案管理人員的知識儲備和管檔技能，使其了解提高檔案管理水平的必要性和緊迫性。

3.6 推進檔案管理向檔案治理轉變

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出：“加快完善檔案治理體系，提升檔案治理能力，為奪取全面建成小康社會決勝階段的偉大勝利作出積極貢獻。”當前，我國正處于改革發展的關鍵時期，各項事業需要堅持統籌協調的發展理念。檔案管理亦已不再適于固步自封、獨門獨戶的管理方式，而應與社會有效對接，使檔案管理主體實現互動性、多元化，管檔事務通過市場化機制運營，實現檔案治理內容進一步擴展，檔案資源得到相互補充。

總之，檔案記錄著科研機構的歷史沿革和發展成就，是科研機構十分寶貴的資源和財富。科研機構要充分認識檔案資料的重要價值，通過完善檔案管理工作機制，提高檔案管理技術水平，提升檔案資料的開發利用程度，為科技研發工作提供支撐和服務，以此推動科研機構各項事業實現高質量發展。■