信息化對檔案工作的挑戰及對策分析

王靜

【摘要】進入新時代以后，信息化發展越來越迅猛，對社會的進步產生了深刻的影響。在人們檔案管理工作中，信息化的應用也極其普遍，在提高檔案信息化管理效率的同時也遇到了一些挑戰。本文在分析檔案管理工作特點和重要性的基礎上，針對信息化對檔案管理工作的挑戰，提出具有建設性意義的應對措施。

【關鍵詞】信息化;檔案管理;挑戰;策略

檔案管理工作是指檔案室對個人或企業的信息進行歸檔管理并提供相應的服務的總稱。

一、檔案工作的特點

（一）管理性

檔案管理工作主要是對檔案信息進行收集、整理、保管、提供利用等一系列活動。但是，檔案管理工作不直接生產物質性財富，檔案信息也不歸檔案管理組織和檔案管理工作人員所產生和使用，它主要是專門負責管理個人和企業各個部門形成的歷史文件，所以是一項具有管理性的工作。

（二）保密性

檔案中所包含的內容大多都涉及個人隱私信息和相關組織的認定結果，或者企業的一些重要文件等，這些內容對個人或者企業來說，都具有較強的保密性。檔案工作流程具有嚴格的規定，尤其是人事檔案，即使是檔案信息所有人也不能夠隨意調取、查看其中的內容。這些都對檔案管理工作提出了較高的標準。

（三）服務性

檔案管理工作的主要內容雖然是整理、研究檔案，但是檔案管理工作的根本目的還是為了更好地服務于檔案所有人，通過提供檔案信息內容來適應和滿足社會利用的發展性需求，為社會實踐服務。在對檔案信息進行整理、鑒別、利用、歸檔的各個環節都需要并體現著檔案工作人員專業的服務水平，具有顯著的服務性。

二、檔案信息化管理的重要性

檔案管理系統是國家文獻信息完整系統中的重要組成部分，對檔案進行信息化管理不僅對個人企業的工作和生產具有意義，對整個社會也具有長遠的現實意義。

（一）有利于提高檔案工作的效率

傳統的檔案管理主要是需要檔案工作人員親自動手收集整理，一般來說工作量較大，也比較費時費力。對檔案進行信息化管理有利于降低檔案管理工作人員的工作量，提高人工操作的效率。

（二）有利于檔案信息的保存查找

傳統的檔案管理多為紙質版檔案收錄，而紙質版檔案容易受潮變黃，毀壞檔案的內容。檔案經過長時間的翻閱查看，容易產生磨損和丟失的現象。而且檔案數量比較多，查找起來非常不方便。在檔案工作中進行信息化管理，能夠避免檔案的破損，使檔案的檢索更加方便快捷。

三、信息化對檔案工作的挑戰

（一）對檔案工作人員的工作能力提出挑戰

信息化時代，檔案工作中出現了一些新問題需要解決，這就對工作人員的工作能力提出了更加嚴格的標準。然而，部分工作人員的責任心不足，保密意識較為淡薄，這與檔案工作的發展要求不相符合。尤其是基層的檔案管理部門對高素質的專業性人才需求量大，而關于這方面的技術型人才十分短缺，檔案管理工作人員隊伍建設存在著亟待解決的問題。

（二）對檔案管理工作的保密效果提出挑戰

檔案管理最重要的就是要確保機密文件的保密性，然而在當下信息化快速發展的環境之下，檔案管理的安全性和保密性受到了嚴重的威脅，主要有以下兩方面的影響因素：一是客觀技術問題。檔案管理信息化要求全部數據得進行聯網操作，但是，當下電腦病毒和黑客肆意妄行，極易侵入和攻擊檔案信息管理系統。二是人為主觀因素。由于檔案管理工作人員的不加審查就隨意在檔案網站上發布信息，就致使網站信息得到泄露和入侵。這些問題都對檔案管理工作的保密效果造成了一定的挑戰。

（三）對檔案管理工作的傳統模式提出挑戰

傳統的檔案管理工作以紙質檔案為對象，進行手工操作整理。而隨著信息化的普及，要想適應計算機網絡技術的發展就必須把傳統的紙質檔案轉化為數字化的形式，而紙質檔案現在的數量龐大，進行數據錄入的工作量較大。而且，檔案管理信息化還要求檔案能夠實現網絡化、共享化。檔案信息除了涉及國家和個人的重要信息以外，其他的檔案信息應該向社會開放，實現檔案資源的最佳使用率，更好地為社會的進步奠定基礎。

四、信息化時代檔案工作的應對策略

（一）提高工作人員的工作意識和能力

首先要加強檔案管理人員的信息化意識。不斷地鍛煉工作人員對信息的敏銳度，提高檔案工作人員的專業素養。其次要培養現代化的人才。檔案管理工作人員不能僅僅滿足于計算機操作的一般水平，要不斷積極主動地學習相關的政策，牢牢地掌握和熟練地運用檔案管理信息化專業知識，并不斷的進行檔案管理信息化研究。

（二）完善檔案管理工作的安全性系統

應對信息化對檔案管理工作的挑戰，就要完善檔案管理的安全性系統，從而有效地防止檔案信息出現泄漏、盜取等情況。為了有效地防止黑客入侵，檔案管理部門應當加強網絡監管的力度，通過完善網絡監管機制對檔案信息數據庫進行全程監控，從而保證工作人員在第一時間發現黑客入侵。同時，部門還要使用網絡信息防護技術，保證檔案信息的完整性與安全性。

（三）加強檔案管理工作的整體性水平

檔案管理工作要轉變傳統的工作模式，應用現代化的科學技術，對檔案資源進行整合，根據客戶不同的需求來制定有針對性的、個性化的檔案利用服務。檔案管理工作人員也應該充分挖掘客戶的潛在需求，積極主動的為他們提供便捷的檔案利用服務。這樣才能提高和加強檔案管理工作的整體性水平。

綜上所述，我們要實現檔案信息利用效率的最大化，提高工作人員的信息意識和能力，完善檔案管理工作的安全性系統，加強檔案管理工作的個性化服務，更好地發揮檔案信息服務社會的重要作用。

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