完整性視角下固定資產投資項目檔案管理工作

馮嚴 潘巖

摘 要? 本文首先簡要闡述固投項目檔案區別于其他類別檔案的特殊性，從而帶來項目檔案管理的四種特性，并在此基礎上，從檔案完整性的視角論述固投項目檔案在管理過程中存在的主要問題并提出解決對策。

關鍵詞? 固投項目檔案 完整性 問題 對策

中圖分類號 G272 文獻標識碼 A收稿日期 2019-12-06

Abstract Firstly， this paper briefly explains the distinctive characteristics of fixed assets investment projects， which are different from other types of archives， thus causing four features of the archives management of these projects. On this basis， this paper elaborates the major problems in the archives management of projects and proposes solutions from the perspective of integrality.

Keyword archives of fixed assets investment projects; integrality; problem; solution

為了不斷提高國防科技工業水平，國家對國防科技工業固定資產投資建設力度大幅度提高，項目檔案可以客觀真實地反映項目整體建設的實際狀況、還原項目建設情況。因此，國防科工局明確要求項目檔案專項驗收是項目竣工驗收的必要條件之一。完整的檔案是保證項目檔案管理質量的前提和基礎，為此，筆者從檔案完整性的視角闡述了固投項目檔案存在的問題并提出解決對策。

一、固定投資項目檔案

固定投資項目檔案（以下簡稱“項目檔案”），是指在項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的項目文件[1]1。這些項目文件具有形成時間跨度大、來源跨越多個單位或部門、數量繁多、種類多樣、專業性強、審批嚴格、部分文件具有多版本等特點，從而使得固定投資項目檔案管理難度加大，并形成了自身特性。（1）成套性：固投項目產生的文件從數量到內容都十分豐富，組成了一個龐大而復雜、環環相扣的有機整體。（2）專業性：固投項目是一項綜合性的系統工程，涉及多個專業、工種協同工作才能完成，專業性、技術性都很強。（3）動態性：固投項目檔案是在建設過程中逐步形成、積累起來的，時間跨度長[2]68，且處在一個動態的環境里，即在設計、施工、投入使用各階段在一定程度上相互交叉。（4）保密性：項目建設內容多涉及國家和行業利益，特別是國家安全，建設單位與參建單位均需要簽訂保密協議或保密條款。

二、完整性視角下固投項目檔案存在的問題

1.建設依據性文件（含調整文件）不全，特別是建設依據的各級評審文件不全，單項（含預評價和驗收）文件不全。一般應是請示、批復成對出現并一一對應，而此類文件經常出現批復與請示的版本不一致的情況。另外，建設依據性文件經常只有評審結論，而實際上建設依據進行評審時，還應有評審組成員名單。

2.項目招投標過程（含談判過程）文件不全。主要體現在各類合同或協議中乙方提交的文件不全、未中標單位的投標文件資料保留不全、各類合同簽署的法人授權委托文件不全，尤其是合同評審文件不是法人簽署的，往往缺少法人授權委托文件。

3.項目報監、報建文件材料不全。此類文件的形成單位一般涉及項目管理部門、基建部門、施工單位。建設單位從開工、施工、竣工到工程驗收整個項目建設過程中，形成的一整套的資質證明、檢查報告、竣工報告、驗收意見等材料均存在不同程度的缺失。比如，工程施工技術文件（含設計變更文件）不全、建筑材料的質量證明文件與檢驗報告不匹配、施工質量驗收文件不一致、施工日志不全。監理文件中的監理單位和監理人員的資質文件、監理例會紀要、監理日志不全、工程延期報審材料不全，以及分包單位的資質報審文件不全。

4.設備采購過程文件不全，特別是建設安裝設備隨機資料不全、安裝和調（測）試文件不全。經常出現的問題是設備采購過程中的采購審批文件和報關單及原產地證明文件、設備的質量證明文件（與設備臺套數不符）、計量設備儀器的檢定證書、驗收測試記錄、調（測）試記錄、培訓記錄、檢驗報告及設備驗收報告中存在問題的整改情況、預驗收文件不全[3]72。

5.非標設備（含系統和軟件開發）研制過程中研制方案及評審文件不全、設計文件不全、設備（系統）檢測單位的資質（含授權委托書）不全、集成后系統測試文件不全及運行許可文件不全。

6.特種設備的資質文件及相關的質量證明文件不全。根據國家相關法律法規要求，特種設備的廠家在制造、安裝及經營時應有相關的資質證明文件，特種設備出廠時，應當隨附安全技術規范要求的設計文件、產品質量合格證明、安裝及使用維護保養說明、監督檢驗證明等相關文件。雖然鍋爐、壓力容器、電梯、起重設備形成的具體文件內容是不同的，國家對特種設備相關數據指標也作了相應的調整，但是在實際工作過程中，對于特種設備的歸檔文件材料不全現象較為普遍。

7.不同載體的文件收集不全。隨著科學技術的進步，建設單位記錄項目建設過程的方式也呈現多樣化，除產生大量紙質文件外，還有許多磁介質、光盤等不同載體的文件材料，它可以從另一個側面真實、生動地再現項目建設全過程，但有些情況，在項目實施、驗收過程中未形成或未積累非紙質版載體形式的文件材料。

三、解決對策

1.協同融入、精細管理。對于項目檔案與建設依據不完全匹配，批復的名稱與實際建設的名稱不一致，檔案目錄出現漏項、缺項等現象，究其原因主要是檔案部門對項目建設總體情況和進度不了解或了解的不及時。比如，對項目建設依據文件知曉較晚，對項目調整文件和項目財務決算審計情況不夠了解。因此，項目檔案工作一定要加強與項目管理工作的融合度，檔案管理人員在編制項目文件進行分類時，一定要以項目建設依據和項目財務決算審計結論為主線，跟蹤了解項目情況及時對項目分類進行調整，確保不漏項、不缺項。檔案人員還應對全部歸檔的文件仔細審查、鑒定，對于項目中同一工程和同一設備不同名稱經項目管理人員確認后，在項目檔案整理說明中進行說明，確保歸檔文件材料的有效性。此外，項目檔案目錄的編制水平直接地反映建設單位檔案的管理水平，更直接反映建設單位項目管理水平。因此，項目管理人員、檔案人員都要充分熟悉項目建設內容，根據項目建設工作程序和項目初步設計的批復，制定具體的項目檔案管理方案，檔案人員還應與項目管理人員、各參建單位（部門）保持良好的互動與溝通，從項目系統、完整的角度明確一級類目和二級類目，確保分類科學、準確、清晰，保證卷內文件的有機聯系和成套性、系統性，并且在分類上要保證相對的穩定性。

2.掌握標準、規范準確。檔案部門工作人員加強對規定標準的理解，加強對文件形成主體——建設單位、參建單位有關部門進行檔案工作業務指導，在文件形成之時便要考慮到其潛在的檔案價值而悉心呵護，嚴格按照規定標準要求對歸檔文件進行規范預整理，歸檔的文件材料一定要有完備的交接手續。歸檔后，檔案人員應嚴格按照檔案管理要求操作，確保檔案的完整性、準確性、系統性和整理的規范性。

3.放遠眼光、高度負責。國家投入大量資金用于國防科技工業建設，建設單位、參建單位要本著對國家資金負責的態度，來重視項目檔案的管理。固定資產的投入并不是短期行為，重點在于如何利用這些固定資產來更加長久地支撐國防科技工業建設。所以，在建設過程中形成的一系列項目檔案材料更要著眼于一段時期后的利用，而很多建設項目都是高精密、價值高的儀器設備，要保證這些固定資產后續的順利使用、繼續發揮其自身的價值，就要充分依據固投項目建設過程中形成的一系列說明書、操作手冊、光盤等檔案材料。建設單位、參建單位、項目組從項目建設初期，就要本著長遠考慮的態度來做好項目歸檔材料的收集工作。

參考文獻

[1]國家國防科技工業局、國家檔案局.國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法 [S].北京：國防科工局，2015.

[2]賀宇晨.淺談固定資產投資項目檔案的管理[J].機電兵船檔案， 2019（4）：68-70.

[3]固定資產投資項目檔案管理探析 [J].機電兵船檔案，2017（4）：72-74.