事業單位檔案管理信息化建設路徑探究

張宇峰

摘? 要：經濟社會的高度發展與社會技術的進步，促進了信息技術的發展。隨著網絡技術的普及，每一個行業都發生了變化。事業單位在管理過程中，檔案管理是其重要的組成部分。但是現在的檔案管理還處在傳統管理模式中，工作效率低下，工作人員的結構知識老化，難以適應新型社會的發展。在信息化背景下，需要借助信息化技術實現檔案管理的轉型，在根本上轉變管理模式。所以，事業單位要做好信息化的建設，提高事業單位檔案管理的質量。

關鍵詞：信息技術；事業單位；檔案管理；管理模式

引言：

在網絡時代下，實行檔案管理的信息化已經非常有必要。如今事業單位的內部結構不斷改革，其競爭壓力也越來越大，只有做好信息化的建設，才能提高檔案管理的質量，滿足復雜的市場變化要求。在具體的管理過程中，事業單位要充分利用信息技術的優勢，實現檔案資料的共享，提高檔案資源的利用率。同時，管理人員還要認識到管理中的不足，通過信息技術彌補傳統人工管理的缺點，提高檔案管理的整體效益。

一、目前事業單位檔案管理中的不足

檔案管理是事業單位工作的一個分支，不過受傳統思想的影響，在實際的管理中管理水平低下，管理效益難以提升，影響了單位的發展。首先，事業單位的領導人員沒有認識到檔案管理的重要性，他們認為檔案管理是對各種資料進行簡單的機械化整理，與信息技術無關。這種思想導致檔案管理模式落后，管理機制沒有及時更新。在信息技術的發展下，檔案管理必須要結合計算機、大數據等技術進行管理，但是這些技術與設備都需要資金的投入，部分單位因資金緊張放棄了信息技術的應用，其管理距離信息化的要求還相差甚遠。其次，檔案管理人員的專業素養不高。在管理中，部分工作人員沒有信息技術方面的知識，他們的管理知識還停留在以前，導致檔案管理工作無法進行創新。部分工作人員甚至不具備這方面的專業知識。種種原因導致檔案管理信息化難以實現，檔案信息保存方式落后，經營模式缺乏創新，還延續著紙質化的管理模式，無法實踐信息資源的有效整合。

二、事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）轉變思想，重視檔案信息化建設

事業單位在檔案管理中，要認識到檔案信息化建設的意義。一方面，領導要轉變思想，重視檔案信息化的建設，對工作人員展開基本的培訓，讓工作人員在培訓中掌握這方面的知識^[1]。同時，單位領導要采取必要的措施，結合單位的實際，了解信息化建設的內容，確保單位人員能應用信息化技術進行檔案管理。另一方面，要建立信息化的管理機制，保證檔案管理的制度化與規范化，立足單位內部的實際問題，完善檔案管理信息化的制度。在管理過程中，對檔案的使用、查閱都要有嚴格的規定；并完善績效考核模式，采取合理的獎懲機制調動工作人員的積極性，讓他們主動參與到檔案信息化建設中。制度的完善是促進檔案管理信息化的有力途徑，只有單位領導重視起來，通過合理的制度約束，才能發揮信息技術對檔案管理的作用，充分利用檔案資源。

（二）搭建平臺，做好信息化設備建設

信息技術的發展對設備的依賴性比較強，若想提高檔案管理的質量，必須要做好設備方面的建設。在硬件方面，單位有自己的信息管理平臺，在硬件引進中，要結合檔案管理的職能，完善硬件環境，確保檔案管理的有效性。在實踐過程中，單位要引進計算機等設備，讓工作人員能夠結合實踐，提高管理技能，把檔案信息化建設嚴格落實到位^[2]。在軟件方面，單位要開發相關的軟件系統，設計信息管理的功能模塊，借助信息軟件，實現檔案資源的有效整合。檔案管理工作人員要結合信息化的技術特點，在管理中把提高檔案管理效益放在首要位置。如今，信息技術的發展已經拓展到各行各業中，事業單位在檔案管理中要做好設備方面的建設，為實現檔案信息化建設打好基礎。

（三）做好人才建設，提高人員能力

在事業單位檔案信息化建設中，必然會涉及到先進的技術操作知識，如果工作人員的素質不高，很難適應檔案信息化的建設工作。因此，在檔案信息化建設中，要做好人才方面的建設工作^[3]。除了對工作人員采取培訓活動外，還要做好人才招聘工作。在招聘過程中，要注重綜合型人才的引進，提高單位招聘標準。不僅要關注其專業能力，還要重視計算機等技術的使用能力。事業單位在人才引進方面，既要重視檔案管理的理論知識，還要重視工作人員信息技術方面的素養。只有將兩者結合起來，在各個方面做好建設，才能推動事業單位檔案管理的信息化建設，提高管理質量。

三、結束語

檔案管理的信息化建設依賴于現代網絡系統與計算機技術。因此，在實際的工作中，單位領導要重視網絡系統與計算機技術的建設，引進先進的設備。同時要提高工作人員的素質，調動他們的積極性，做好培訓，督促他們更新知識結構，提高檔案管理的現代化水平。

參考文獻

[1]? 王春霞. 事業單位檔案管理信息化建設路徑探討[J]. 卷宗，2018，000（027）：109.

[2]? 王賀名. 探討加強事業單位人事檔案管理信息化建設的主要路徑[J]. 辦公室業務，2019，000（009）：52-52.

[3]? 劉佳. 對分析事業單位檔案管理存在的問題及加強人事檔案管理信息化建設的思考[J]. 時代報告：學術版，2012（2）：9-9.