科技檔案融入科研項目管理研究

種茵

[摘 要] 文章分析了科研項目檔案管理現狀與存在問題，并針對意識層面、管理制度等方面提出對策與建議，進而不斷完善科研檔案管理，促使檔案資料最大限度地支持科研工作，提高科研項目管理效率，旨在為相關工作人員提供一定的幫助與參考。

[關鍵詞] 科技檔案 科研項目 科研項目管理

中圖分類號：F272.9 文獻標志碼：A

在科研項目管理工作中，通過合理融入科技檔案管理理念，不僅能夠提升科研項目的整體管理效率，而且可以顯著減輕項目管理人員的工作壓力，提高科研項目管理質量。結合當前階段科研項目管理現狀得知，在項目管理工作之中，仍然存在較多問題，為了進一步提升科研項目管理水平，筆者深入分析科技檔案融入科研項目管理中的有效途徑。

一、科研項目管理與科研檔案之間的關系

第一，科研項目管理和科技檔案之間存在密切聯系。科技檔案管理活動，需要收集科技檔案，經過認真整理與保管后，為后續的各項活動提供重要支持。科技檔案是科研項目管理中的核心組成部分。科研項目管理與科技檔案之間聯系密切，并不是獨立存在的，通過將科技檔案融入科研項目管理之中，加強融合管理，能夠明顯提高科研項目管理質量[1]。

第二，科技檔案與科研項目管理之間是相輔相成的。在科研項目管理工作之中，通過融入科技檔案，能夠保證科研項目進度策劃與資金策劃更加合理，確保科研項目管理更加科學，可以顯著提升科研文檔生成速度。科研項目管理要對科技檔案實施模塊化管控，提升科研項目管理效果，確保生成的科技檔案滿足有關要求。

第三，科技檔案的有效融入，能夠合理控制科研項目進度。要想提升科研項目進度控制水平，要產生相應的文件檔案，在科技檔案的幫助下，確保科研項目進度得到有效管控。同時，在科技檔案中，存在較多薄弱環節，通過科學控制科研項目進度，能夠保證科技檔案錯誤內容及時修正，提升科技檔案質量[2]。

二、科技檔案的融入途徑

（一）提升科研檔案融入意識

為了保證科技檔案更好地融入科研項目管理之中，相關人員要不斷提高自身的科技檔案融入意識，充分認識到科技檔案融入的重要性。對于科研項目管理人員來講，由于自身受到傳統理念影響較大，認為檔案管理和科研項目管理之間無任何聯系，經常出現檔案處理不及時現象，影響科研項目的整體管理效果。因此，科研項目管理人員要不斷提高自身的科技檔案融入意識，打破行政限制，妥善處理科技檔案和科研項目管理間的矛盾。

對于科研項目管理人員來講，要全面認識到自身工作重要性，并明確自身工作職責與任務，不斷強化自身的科技檔案融入意識，確保科研項目管理工作的有序進行。同時，科技檔案的完美融入，要求科研項目管理部門全面接納，了解科研項目管理現狀，合理融入科技檔案，在提升科研項目管理水平的同時，充分發揮科研項目管理的主觀能動性。

（二）合理運用信息技術

在信息技術飛速發展的今天，將先進的信息技術應用到科技檔案管理中，能夠保證科技檔案文檔形式更加完整，確保科技檔案管理中的難題得到更好地解決。例如，在科技文件編碼過程中，若仍然采用傳統的編碼方法，特別容易出現重復，通過運用信息技術，在文檔管理系統當中設置編碼規則，系統可以結合科技檔案類型進行有效編碼[3]。

此外，在科技檔案管理系統之中，運用信息技術，構建多個模板庫，系統能夠自動更新，為科研項目管理人員提供諸多便利，科研項目管理人員進入系統后，通過選擇相應的模板庫，輸入準確信息后，系統能夠自動生成相應的數據模板，顯著提高科研項目管理的規范性與合理性。將先進的信息技術融入科技檔案中，能夠提升科研項目的標準化管理水平，減少錯誤檔案數據的出現。

（三）優化科研項目管理程序

結合科研項目管理的特點得知，項目的核心流程是催生各項文件，科研項目管理通常是結合項目具體進展，有針對性地進行管理。將科技檔案融入科研項目管理工作之中，主要是將檔案管理工作和科研項目管理有效結合，在提高科技檔案文檔準確性的同時，滿足科研項目管理工作需求。

將科技檔案合理融入科技項目管理工作之中，可以顯著提高科技檔案管理水平，防止出現檔案遺漏現象。對于科技檔案管理人員來講，可以結合科研項目管理開展情況，總結相應的文件文檔，找到科研項目管理中存在的不足與缺陷，并及時提出，為科研項目管理工作提供有利條件，確保科研項目管理程序得到更好優化。

科技檔案的全過程融入，能夠幫助檔案管理人員進一步明確自身工作職責，科技檔案管理人員更好地了解項目管理現狀，并對科研項目進程過程中所形成的文件，進行準確標識與登記，提升各項文件資料的準確性與合理性，保證科技檔案管理工作能夠順利開展[4]。

（四）明確檔案管理要求

科技檔案的形成，主要產生于源頭，在科技檔案管理工作之中，由于存在諸多信息，會對最終的檔案管理質量產生較大影響。因此，有關部門要加大對科技檔案管理工作的監督管理力度，明確檔案管理要求，找到科技檔案管理不規范現象產生原因，并及時處理，確保科技檔案能夠更好地融入到科研項目管理工作之中。

另外，為了確保科技檔案更好地融入到科研項目管理工作當中，進一步提升科研項目管理質量，要求科技檔案管理人員不斷提升自身的綜合素養，明確科技檔案管理業務要求，主動學習先進的科技檔案管理知識，具體可從以下幾個層面入手：

第一，了解科研項目管理流程，并根據科研項目管理工作特點，合理開展檔案管理工作，有效彌補科技檔案管理工作中存在的不足。

第二，了解科研項目常識，根據科研項目管理工作開展情況，優化科技檔案管理流程。

第三，認真學習相關采購知識。根據科研項目管理工作的特點得知，為了滿足試驗需求，要定期采購有關設備與材料，并妥善管理各項采購文件。因此，科技檔案管理人員要認真學習采購知識，如果采取招標采購模式，檔案管理人員要運用自身所學的招標知識，準備相應的檔案資料[5]。在采購特種設備的過程中，檔案管理人員要明確需要收集哪些資料數據。針對非標設備，要合理保留其質量證明文件。

科研項目管理的核心目標是針對科研項目實施制度化與規范化管理，確保科研計劃能夠順利完成。因此，科研項目管理人員要結合檔案管理現狀，對既有的科研項目檔案管理模式進行優化與創新，找到科研項目實施過程中存在的問題，及時改進，在滿足檔案管理工作需求的同時，不斷強化科研項目管理質量。

（五）改進科研檔案薄弱點

在科研項目管理工作之中，部分環節所產生的文件較為重要，部分環節所產生為文件不是特別重要，為了保證科技檔案能夠更好地融入到科研項目管理工作之中，要求管理人員要找到科技檔案管理的薄弱點，并及時改進，明確科研項目各個節點的歸檔時間，并根據科研項目管理工作特點，合理控制科技檔案流向[6]。

對于科研檔案管理人員來說，要主動配合科研人員工作，并加強檔案文件跟蹤與記錄，加大監督力度，結合科研項目管理中的薄弱點，加強指導，不斷提升科研檔案管理效率。將科技檔案融入到科研項目管理工作當中，能夠原有的文件和檔案相互分離狀態完全打破，針對科研項目檔案進行全過程管理，減少薄弱點，不僅提升科研項目管理水平，而且可以推動科研項目的有序建設，確保科研檔案管理質量與效率得到全面提升。

三、結語

綜上所述，通過對科技檔案融入科研項目管理的有效途徑進行全面分析，提升科研檔案融入意識、合理運用信息技術、優化科研項目管理程序、明確檔案管理要求、改進科研檔案薄弱點等，可以顯著提高科研項目管理水平。

參考文獻：

[1]富錦萍.淺談創新視角下從科研項目管理出發提高企業的科研能力[J].中國集體經濟，2020（06）：30-32.

[2]陶秀杰，周育忠，韋嶸暉，張自鋒，楊宇亮.基于情報和知識管理的科研項目管理系統設計與實現[J].信息通信，2020（01）：22-24.

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[4]李承玉.科研院所類事業單位財務業務一體化的總體思路與具體途徑——以X研究所的實踐為例[J].江蘇商論，2019（11）：82-84+87.

[5]馬莉，來小芳，侍啟柱，李杰.民航氣象科研項目管理的探索與實踐——以《航空氣象服務品質的效能研究》項目為例[J].民航管理，2019，（10）：43-45.

[6]王丹，莫蓓蓓，何瑩，王明瑜.基于Activiti工作流的竹藤中心科研管理及辦公平臺研究與實現[J].林業調查規劃，2019，44（05）：202-206+212.