大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理

趙欣

[摘 要] 如今，已經進入了一個全新的時期，互聯網、物聯網的快速發展也帶動了各行各業的改革，在事業單位的電子檔案管理中，也呈現出了多樣化趨勢。但是，從目前的狀況來看，事業單位檔案數量也變得越來越多，由于煩瑣的工作難免會出現管理不當等現象。因此，為了確保檔案管理的有效性，必須順應大數據發展趨勢，實現檔案管理信息化，從而給事業單位檔案管理工作的順利進行提供條件。文章就對大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理進行分析，以供參考。

[關鍵詞] 大數據背景 事業單位 電子檔案信息化管理

中圖分類號：G642.3 文獻標志碼：A

檔案管理工作在近年來越來越受重視，事業單位檔案管理是部門的日常工作，伴隨著一系列檔案管理體系的建立和完善，也給事業單位檔案管理提出了更高的要求。但是，在事業單位檔案實際管理過程當中，還存在一些問題，必須加以改善，融入全新的信息化管理理念，才能提高檔案管理質量。

一、當前事業單位電子檔案管理的現狀

（一）檔案管理制度亟待完善

事業單位當前已經融入了信息化管理，但從整體上來說，在電子檔案信息化管理工作中缺乏完善的管理制度，這一問題主要是因為管理觀念陳舊導致的，當前這一階段，事業單位檔案管理制度還存在管理缺位的現象。不少事業單位都還沒有制定完善的信息化管理規章制度，使得管理人員在工作時不知道該怎么合理的管理，這很容易導致管理結果事倍功半。再加上電子檔案信息化管理理念在事業單位中并沒有融入多長時間，在制度方面還存在不成熟的情況，這會嚴重制約檔案管理效率和質量，同時，這也是事業單位檔案管理中亟待解決的現狀[1]。

（二）管理人員專業素養不高

在對檔案管理提出新要求之后，事業單位也力求改革傳統管理方式，我國也制定出了一些檔案管理政策，事業單位為了響應新要求，也開始做出整改工作。新管理要求需要事業單位把原來的檔案管理工作方式進行優化，組建專門的檔案管理部門，聘請專業的管理人員負責管理檔案工作，也需將原來的紙質管理變為電子檔案管理。但是，從事業單位實際的管理現狀來看，單位并沒有完全實現這些要求，只是做到了其中一部分，在引入電子信息管理后也沒有將其優勢充分發揮出來，這也是因為檔案管理工作沒有得到足夠重視導致的。并且，再加上管理檔案的人員流動性比較大，使得管理人員無法合理的調配工作時間，而新入職的檔案管理人員又沒有經過培訓就上崗了[2]。不僅如此，在事業單位當中還有一種常見的現象就是，檔案管理人員往往身兼數職，管理人員的主要工作并不是檔案管理，每天除了處理檔案管理之外，還有其他領域工作需要做。而大部分的工作時間都放在自身原本工作上，只是抽一小部分時間用來處理檔案管理工作，這不但會降低檔案管理的效率，還導致原本的工作質量削弱，因此還需做出合理的調整。

（三）檔案管理意識不強

在事業單位電子檔案信息化管理過程當中，雖然和以前相比較，重視程度有了一定的提升，但在管理時依舊會有很多影響因素，使得事業單位放松了管理力度。并且，事業單位的信息化管理意識不強，這會嚴重制約檔案管理進度。當意識沒有得到升華時，就會出現業績高于管理的思想，而這種思想在大數據背景下早已不適用，不但不會提高檔案管理質量，反而還會削弱電子信息化管理的作用和價值[3]。

二、大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理策略

（一）加強檔案管理安全性

事業單位電子檔案信息化管理，需通過有效的途徑來建設，才能提高檔案管理的安全性，事業單位要深刻意識到電子信息化管理的作用以及檔案管理本身存在的意義，并將兩者進行有機的結合，提高管理效果。如今，人們正處于大數據背景下，計算機技術和互聯網等已經得到了大力推廣，其蹤跡已經涉及了各行各業，事業單位檔案管理也應引入新興技術，從而改變傳統管理手段。但在引入技術的同時，事業單位也應關注其中存在的風險，對于風險進行提前預測和掌握，并制定出有針對性的解決方案，以此來有效加強電子檔案信息化管理安全性。與此同時，為了提高管理效率，當事業單位在進行檔案管理時，還可以使用進優盤、內存卡等設備，這些設備有著非常大的便捷性，但也有著一定的風險性[4]。為了降低風險性，提高安全性，事業單位需重視數據儲存可靠性，要求檔案管理人員要時刻提高警惕，對計算機設備定期殺毒，避免數據丟失等問題的出現。

（二）提高檔案管理人員的專業素養

當前是科學技術發展十分快速的時代，很多行業中都應用進了科學技術加以輔助，事業單位在進行電子檔案信息化管理時，也應當順應大數據背景，合理使用大數據技術加以管理，以信息化來改革以往管理方式。但是，事業單位需注意的是，當檔案管理引入信息化手段后，還必須加強管理人員專業素質培養。由于在信息化技術沒有引入之前，所有的管理人員都是使用的傳統方法進行管理，對于新技術并不了解，只有在集中培訓之后，才能夠加強管理人員的現代化管理意識。一方面，事業單位需要通過定期培訓、組織學習以及考核等方式提高檔案管理人員的綜合素質，通過提高招聘要求，保證檔案管理人員綜合素質和信息化水平；另一方面，在事業單位傳統檔案管理過程中，檔案管理的工作量非常大，這會導致他們喪失了一定的工作積極性，管理人員也會感到壓力倍增。所以，在改革的過程當中，單位還必須明確員工工作細則，做到工作分配均勻，根據管理人員的實際工作任務來計算績效，從而激發管理人員的工作熱情和積極性。事業單位需建立一支專門負責檔案管理工作的隊伍，從而解決管理空缺這一現狀。當隊伍建成后，再在部門內部制定一個獎懲制度，對于表現較好，管理中沒有出現過差錯的管理人員適當獎勵，而對于管理效率極其低下的人員給予批評，并激發其管理積極性，讓管理人員主動參與到檔案管理工作中來。對于新上崗的管理人員，必須在經過考核的前提下上崗，只有這樣，才能確保管理人員職業素質符合檔案信息化管理要求[5]。除此之外，我國事業單位檔案管理工作普遍呈現出老齡化局面，大多數的管理人員年齡都較大，為了緩解這一現狀，單位應改善激勵機制，吸引更多年輕血液匯入單位，優化管理人才結構，更能促進事業單位電子檔案信息化管理的順利發展。

（三）提高檔案日常管理質量

事業單位要想在整體上提高檔案信息化管理質量，還需重視日常管理工作的有效落實。在管理過程當中，任何一個小的差錯都可能給檔案造成損傷，尤其是在大數據背景下，檔案管理中會涉及諸多設備。當管理設備發生故障的時候，如果檔案沒有提前保存，那么就會導致檔案丟失。因此，事業單位還需加強檔案管理設備的養護和維修。檔案信息化管理的達標和升級對于增強事業單位檔案信息化管理意識有著很大的幫助[6]。與此同時，事業單位還必須制定出相應的管理制度，促使管理人員的管理是科學合理化的。一方面，管理工作需要完善和建立規章制度，讓每一個管理步驟都符合規范標準的要求；另一方面，檔案管理要實現高效有序歸檔，逐漸構成綜合性的檔案管理系統，并結合現代科技手段，增強對于硬件設備的引入，對于已經老化了或時常出現故障的設備，應及時的更新換代，確保檔案信息化管理的有效性。

三、結語

在大數據背景下，雖然事業單位具備了電子檔案信息化管理理念，但在實際管理過程中依舊存在很多問題，如檔案管理制度亟待完善、管理人員專業素養不高、檔案管理意識不強等。為了提高管理有效性，事業單位可以通過加強檔案管理安全性、提高檔案管理人員的專業素養及提高檔案日常管理質量等，達到管理要求，并進一步增強事業單位電子檔案信息化管理意識，提升管理效率。

參考文獻：

[1]任浩.基于大數據背景的事業單位電子檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2020（09）：30-31.

[2]白楊.大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理解析[J].辦公室業務，2020（04）：87-88.

[3]劉明陽.大數據時代背景下事業單位檔案信息化管理分析[J].黑龍江檔案，2019（03）：68.

[4]呂焱.大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理探討[J].辦公室業務，2019（07）：49.

[5]陳麗.事業單位檔案信息安全管理研究[D].青島：青島大學，2018.

[6]李霞.大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理探討[J].中國管理信息化，2018，21（04）：161-162.