文書檔案管理的有效策略分析

邢麗麗

[摘 要] 文書檔案工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，涉及很多方面，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)需要考慮的因素也非常多。為了提高文書檔案管理的效率需要對各種檔案資料進(jìn)行收集和整理，方便對檔案資料的加工和利用。新時(shí)代背景下，文書檔案管理工作面臨著新的問題，那就是檔案資料的內(nèi)容在不斷增加，同時(shí)又有新的科技為文書檔案管理工作提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。信息技術(shù)的發(fā)展和普及改變了傳統(tǒng)文書檔案管理的方法，采用了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提升了文書檔案管理的現(xiàn)代化程度，促進(jìn)了我國文書檔案管理工作的規(guī)范化水平，提高了檔案資料再利用效率。文章在新時(shí)代的背景下對文書檔案管理工作進(jìn)行了深入研究。

[關(guān)鍵詞] 文書 檔案管理 信息技術(shù) 管理模式

中圖分類號：D035 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展為文書檔案管理帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。新時(shí)期的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對文書檔案管理工作提出了新要求。要求當(dāng)前的文書檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷實(shí)現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化，促進(jìn)管理水平的提升。因此，要積極運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備來提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，才能夠更好地滿足使用者的需求。

嚴(yán)格的檔案管理工作需要對現(xiàn)代化的管理策略進(jìn)行深入的了解，才能夠更好地利用現(xiàn)代化技術(shù)為管理服務(wù)，進(jìn)一步提升檔案管理的水平。文書檔案管理工作隨著時(shí)代發(fā)展變得越來越重要，需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理工作，充分體現(xiàn)文書檔案本身的價(jià)值。不同時(shí)代文書檔案的管理具有不同的價(jià)值，在進(jìn)行管理的時(shí)候也要跟隨時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行[1]。加強(qiáng)檔案管理工作，要在實(shí)踐中不斷探究文檔管理工作中出現(xiàn)的各種問題，及時(shí)找出對應(yīng)的原因，尋找科學(xué)的解決策略，從而提升文書檔案管理工作的質(zhì)量，這就要求不斷完善管理工作，通過科學(xué)合理的方式制定完善的科學(xué)管理模式，對文書檔案管理工作過程進(jìn)行全面監(jiān)督。

一、新形勢下文書檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）形式復(fù)雜

文書檔案管理工作的內(nèi)容會隨著社會發(fā)展而不斷增加，工作內(nèi)容會更加繁雜，檔案管理工作需要對文書檔案進(jìn)行資源的收集和整理，同時(shí)還要對這些資源信息進(jìn)行深層次加工。文書檔案內(nèi)容通常都是對單位相關(guān)事件的記錄，對工作過程中出現(xiàn)的各種信息進(jìn)行記錄，然后存檔就是文書檔案管理的主要工作內(nèi)容。對資料進(jìn)行收集整理以后還要對資料進(jìn)行分類，按照不同的種類進(jìn)行整理方便使用。

（二）豐富多樣

社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了各行業(yè)各單位業(yè)務(wù)的增多，繼而導(dǎo)致文書檔案材料的增多，不僅是數(shù)量在不斷地增加，種類也在不斷地增加，文書檔案的載體也從原來單一的紙質(zhì)化變成了現(xiàn)在語音以及視頻等多種形式。文書檔案的管理涉及行政管理等多個(gè)方面。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

文書檔案具有非常重要的作用，之所以要進(jìn)行高質(zhì)量的管理就是要保證這些資料在需要的時(shí)候能夠發(fā)揮重要的作用。因此，對于文書檔案的管理需要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。管理人員需要更加仔細(xì)和耐心地開展管理工作，采用科學(xué)的管理方法進(jìn)行規(guī)范化管理[2]。文書檔案往往都是非常復(fù)雜的內(nèi)容，具有很多工作信息，在管理時(shí)具有一定的難度，需要對傳統(tǒng)文書檔案管理工作進(jìn)行完善和改進(jìn)，防止傳統(tǒng)管理工作中存在的滯后性對檔案的管理造成嚴(yán)重的不良影響，避免管理上的疏忽導(dǎo)致工作效率受到影響，影響后期工作的順利開展。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案管理工作經(jīng)歷了多年的發(fā)展，在信息化時(shí)代中依然存在很多弊端，這些管理中存在的問題嚴(yán)重阻礙了文書檔案管理工作水平的提升。

（一）對檔案管理工作不夠重視

很多單位沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在開展管理工作時(shí)沒有進(jìn)行有效的宣傳和引導(dǎo)，導(dǎo)致檔案文書管理人員對于管理工作缺乏深刻的認(rèn)識，在進(jìn)行管理工作時(shí)很隨意，不夠科學(xué)合理，沒有積極主動地投入到工作中去。在進(jìn)行檔案管理時(shí)缺乏合理的規(guī)章制度對管理工作進(jìn)行約束和指導(dǎo)，也沒有科學(xué)的管理手段，導(dǎo)致很多內(nèi)容的歸檔信息不夠完整，容易出現(xiàn)信息丟失等問題，對后期的管理工作造成了很多的麻煩，不利于后期檔案的使用，影響了其他工作的順利開展[3]。

（二）檔案管理工作缺乏一定的科學(xué)性

很多單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí)仍然采用的是傳統(tǒng)的管理手段，導(dǎo)致管理效率和質(zhì)量都非常低下，沒有積極地采用先進(jìn)的設(shè)備投入到文書檔案管理中，缺乏專業(yè)性和科學(xué)性。日常管理工作中的隨意性使得檔案管理工作變得很混亂，不利于后期的使用。缺乏科學(xué)的管理手段和管理方法導(dǎo)致文書檔案資料的保管存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，直接影響著后期工作的展開。

三、提升文書檔案管理的策略

（一）提高管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理工作開展是否順利最主要的是取決于管理人員的管理水平，管理人員是否有較高的綜合素質(zhì)，在開展管理工作時(shí)是否積極地投入到管理工作中，這些對于檔案管理工作的順利開展具有重要意義。當(dāng)今的文書檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，檔案管理的隊(duì)伍也應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支現(xiàn)代化的管理隊(duì)伍，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的培訓(xùn)，提升人才隊(duì)伍的專業(yè)技能，充分發(fā)揮人才隊(duì)伍在檔案管理中的專業(yè)性，提高檔案管理的水平和質(zhì)量。首先要加強(qiáng)對人才隊(duì)伍的培訓(xùn)力度，進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的使用培訓(xùn)，讓新一代的管理人員能夠充分利用現(xiàn)代科技帶來的便利進(jìn)行有效的檔案管理。然后就是在進(jìn)行招聘的時(shí)候需要加強(qiáng)對應(yīng)聘人員的專業(yè)性審核，建立科學(xué)的招聘制度，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行招聘工作，招收一些具有高素質(zhì)和高水平的工作人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理工作。為了使檔案管理工作符合現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，需要不定時(shí)地舉行培訓(xùn)，對管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行全面的提升，在進(jìn)行各種學(xué)習(xí)活動中加強(qiáng)管理人員對于檔案管理工作重要性的認(rèn)識，提升他們對文書檔案管理的責(zé)任感，樹立現(xiàn)代化的服務(wù)精神和理念。例如，在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)可以開展一些職業(yè)技能應(yīng)用的比賽，通過賽事活動激發(fā)管理人員參與管理的積極性，提高大家的競爭意識。通過不斷地培訓(xùn)和競爭機(jī)制提升大家的管理水平，培養(yǎng)更多的技術(shù)型人才，推動檔案管理工作的全面進(jìn)步[4]。

（二）加大資金投入

加強(qiáng)文書管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)離不開大量資金的支持，資金的投入也是保障檔案管理工作順利開展的重要物質(zhì)保障。現(xiàn)代化的管理中應(yīng)當(dāng)積極地發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的重要作用，合理利用先進(jìn)的儀器設(shè)備進(jìn)行文書檔案的管理，促進(jìn)管理工作朝著多元化、層次化以及多功能化的方向發(fā)展，更好地滿足人們對于檔案的使用需求。加大網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的資金投入，建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)管理體系，通過使用合理的檔案管理軟件提升管理的信息化程度，有利于促進(jìn)我國檔案管理水平的提升。管理工作效率離不開先進(jìn)設(shè)備的使用，有助于提升檔案資料的利用率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有一定的安全防范措施，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的借閱能夠保證資料不會丟失或者損壞，提升了檔案管理的質(zhì)量[5]。常見的網(wǎng)絡(luò)安全管理措施有設(shè)置合理的登錄權(quán)限以及系統(tǒng)保護(hù)密碼。對于電子檔的文檔具有獨(dú)特的保護(hù)方式，能夠防止信息在瀏覽和傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)損壞。現(xiàn)在一些管理水平較高的文書檔案管理工作中常用設(shè)備有文字錄入設(shè)備以及掃描設(shè)備。這兩樣設(shè)備能夠?qū)⒓堎|(zhì)版的資料直接轉(zhuǎn)錄成為電子版資料存放在電腦上，大大提升了資料的安全性，使得我國的文書檔案管理更加規(guī)范化和信息化，提升了文書檔案管理工作的利用價(jià)值。

四、結(jié)語

隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，越來越多的單位會將在文書檔案管理工作中運(yùn)用這種先進(jìn)的技術(shù)，能夠有效滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。現(xiàn)代化檔案管理工作需要通過強(qiáng)化現(xiàn)代化的管理機(jī)制進(jìn)行保障，建立和完善相關(guān)的管理制度，通過制度保障管理工作的順利開展，充分利用先進(jìn)的科技作為管理的手段，提升管理的水平和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙一榮，梁媚.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校文書檔案電子化建設(shè)研究[J].山西檔案，2019（04）：109-113.

[2]李媛.大數(shù)據(jù)下文書檔案管理及其信息化應(yīng)用[J].智庫時(shí)代，2019（24）：294，296.

[3]李麗.文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用分析[J].電子世界，2019（07）：170-171.

[4]潘挺.淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：20，25.

[5]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業(yè)改革與管理，2016（05）：194.