讓會(huì)議獲得最好效果的秘訣

[美]詹·麥克尼

設(shè)想一下，現(xiàn)在是星期一早上9點(diǎn)55分，每周員工例會(huì)將在5分鐘后開(kāi)始。你對(duì)這次會(huì)議的召開(kāi)是已經(jīng)胸有成竹，還是感到惶恐，甚至想臨時(shí)取消會(huì)議？如果你的答案是后兩者之一，那么是時(shí)候調(diào)整你的心態(tài)了。

湯姆·福勒是美國(guó)眾多公司的會(huì)議顧問(wèn)，以下是他講述的如何使一個(gè)會(huì)議獲得成功的秘訣。

1.規(guī)劃會(huì)議

在會(huì)議前一天，把議程發(fā)送到每個(gè)與會(huì)人員的手里。每個(gè)人都應(yīng)該明白這次會(huì)議的目的是什么，他們應(yīng)該做什么準(zhǔn)備。“直切你想要表達(dá)的主題。”湯姆·福勒說(shuō)，“會(huì)前就應(yīng)該挑選出最重要的內(nèi)容，把最不重要的事情留在最后。”

你還應(yīng)該將一些會(huì)議之外的事情考慮進(jìn)去。比如，如果會(huì)議時(shí)間很長(zhǎng)，你可以訂購(gòu)一些食物或者咖啡，并且規(guī)劃好會(huì)議休息的時(shí)間，以便大家上廁所、回電話(huà)。

選擇正確的會(huì)議場(chǎng)所也很重要。召開(kāi)會(huì)議不一定非要在會(huì)議室，戶(hù)外會(huì)議能讓大家充分打開(kāi)思路，有益于集思廣益。

2.領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議

湯姆·福勒說(shuō)：“確保參會(huì)人員知道誰(shuí)是這次會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者。如果每個(gè)人都想成為主席，那么會(huì)議就會(huì)崩潰。會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者也可以扮演主持人的角色，并且不要對(duì)每個(gè)人都進(jìn)行反駁，或者對(duì)任何事都給出建議。”要鼓勵(lì)大家各抒己見(jiàn)，努力使所有的討論著眼于解決問(wèn)題。

“事情一旦已經(jīng)議定，就不要再回頭討論。”湯姆·福勒說(shuō)，“這樣可以節(jié)省很多時(shí)間。”

3.出席會(huì)議

事先做足你的功課。湯姆·福勒說(shuō)：“在我去參加一個(gè)會(huì)議之前，我會(huì)確保已經(jīng)準(zhǔn)備好每一份資料、每一份將要商議的文件，并且寫(xiě)下也許會(huì)談到的事情。”即使你的心思再縝密，在會(huì)場(chǎng)上有時(shí)也會(huì)忘記一些要點(diǎn)。

會(huì)議越長(zhǎng)，你的精神就越疲憊，從而導(dǎo)致心不在焉、胡思亂想、焦躁不安。做筆記或者劃掉已經(jīng)商議過(guò)的事項(xiàng)，可以幫助你集中精神。如果允許，你可以帶一杯咖啡或一些點(diǎn)心保持精神。

湯姆·福勒說(shuō)，不要擔(dān)心沉默是一件壞事情。“如果在會(huì)議上沒(méi)有東西要講，我就會(huì)始終閉著嘴巴。除非我的觀(guān)點(diǎn)或者建議是有建設(shè)性的，否則我不會(huì)開(kāi)口。”

下周一9點(diǎn)55分，不要再對(duì)會(huì)議感到恐懼，努力去使它達(dá)到最好的效果吧。