精細化管理在綜合檔案管理中的應用分析

摘 要：檔案是社會發展的重要資源。新時代下，精細化、便捷性、多樣性、系統性的檔案管理方式成為主流。其中，精細化檔案管理是在精細化管理理念基礎上發展而來，借鑒多方資源管理經驗，提高檔案管理的有效性。本文通過探析精細化管理在檔案管理中的應用方略，以期助推檔案管理活動的科學發展。

關鍵詞：問題;精細化;檔案管理

一、精細化管理在檔案管理中應用的必要性

（一）落實檔案管理目標

檔案精細化管理將檔案管理目標分解并體現在各個部門常規化管理活動中，配套推行精細化管理責任制，使各個部門明晰檔案管理職責，按照檔案精細化管理要求科學處理檔案資源，使檔案管理目標得以貫徹落實到各個檔案資源流通、整合、存儲及應用過程中，繼而提升檔案管理執行能力，凸顯檔案精細化管理必要性。

（二）加強檔案管理配合

檔案管理并非某個部門的事情，在單位日常經營管理進程中各類檔案資源不斷涌現，如人力檔案資源、基建檔案資源、辦公耗材檔案資源等[1]。同時，有些資源在單位常規化經營進程中流通，需要各個部門加強配合，保障檔案資源得以統籌存儲、高效利用。為加強部門配合需開展檔案精細化管理活動，主要源于精細化管理貫穿單位運營始末，指引各部門圍繞共同目標助力提質增效，使檔案管理目標統一，部門配合效率提高，為挖掘檔案資源綜合應用潛力奠定基礎。

二、綜合檔案管理中存在的主要問題

（一）缺乏精細化的檔案管理制度

當前很多企業在檔案管理的職責和制度上不夠完善，且沒有全面檢查考核，標準缺乏統一性，系統性不強，很多管理環節凸顯粗放性，細節不到位，使一些應歸檔的文件依舊存在某個人或者是某個部門中[2]。此外，檔案載體的多樣性，業務部門很難將其完善、長期保存，這使得很多檔案資源收集不完整，不利于檔案的查詢與利用，阻礙了信息資源價值的實現。這一問題的存在嚴重影響到企業檔案管理工作進一步發展，更難達到精細化管理的要求。

（二）檔案管理人才培養力度差

在現階段，檔案工作未能在企業內部形成共識，很多企業將檔案管理工作簡單定義為資料的整理與保管，忽視其在企業發展中的信息支撐作用。思想的滯后使得整個行業專業人才不足，人員流動大，結構不科學，專業技能不強，很難充分發揮檔案管理的作用[3]。此外，檔案管理人員忙于處理繁雜的工作，缺乏專門系統的培訓和學習，對于檔案法律法規也認識不足，導致他們的專業能力和整體素質很難適應企業不斷發展的需求。

（三）檔案信息化管理水平亟待提升

在信息技術快速發展的今天，依然有很多企業使用傳統的檔案管理方式，這種傳統的管理方式已越來越不能適應現代企業發展的需要了。即便現在市場上用于檔案管理的軟件各種各樣，但大多數檔案管理軟件只具備了收集整編、數據管理、檢索瀏覽、統計匯總、權限設置、系統維護等基本功能，沒有做到與其他各信息系統之間銜接，更不能接收和兼容各信息系統生成的電子文件，這也影響了企業檔案信息化的發展。

三、精細化管理在綜合檔案管理中的應用對策

（一）積極構建高效與科學的精細化檔案管理機制，提升檔案管理規范水平

面對企業飛速發展，檔案管理在服務對象、任務以及管理模式方面也大不相同，尤其是隨著現代技術的不斷應用，檔案管理機制也需要與時俱進，進行全方位調整，對管理流程進行優化，增強實效性，維持檔案完整性，明確歸檔范圍，重視檔案管理流程的健全，增強精細化管理的長效性。具體講，要結合企業發展實際，重視建立檔案管理工作標準，強化歸檔有效控制。另外，對檔案管理流程與環節進行規范，明確相應責任，構建合理的考核制度，落實人員職能，保證管理行為的高效性，加快檔案管理向著標準化、系統化與適時化方向發展除此之外，在精細化管理中，采取量化管理方式，對各項工作進行量化指標的制定，以便形成有效的監督作用，保證檔案管理流程的順暢性與規范性。

（二）做好人才培養工作

開展專業化培訓與教育，培養融檔案管理與信息素質于一體的復合型人才對于當前企業檔案管理工作，深受企業發展以及信息技術的影響，精細化管理模式成為影響管理效果的重要因素，人才建設更是重中之重。一方面，作為新時期檔案管理人員，要正視信息化管理的特征與優勢，在充分發揮大數據優勢的同時，注重對信息安全風險的有效防控，準確定位原因，制定行之有效的解決策略。另外，要對檔案管理信息化環境下的崗位職責進行細化，以便順利實現職業技能精細化目標。由此可見，檔案管理者職業技能與信息化素養是實現精細化管理目標的重要途徑，要重視進行專業培訓，加強考核，尤其關注其網絡應用、安全管理以及檔案收集歸檔能力，以崗位為依托，進行針對性技能提升，以便充分發揮管理人員的各自優勢。

（三）構建信息化檔案管理系統

企業要加快信息化平臺建設，促進企業內部信息資源的整合隨著信息化建設的加強，企業檔案信息更顯復雜性與零散性的特征，因此，為了挖掘價值性信息，需要對檔案信息進行精細化整合。基于此，部門之間的協作與配合成為關鍵，需要通力合作，構建檔案信息化管理平臺，實施一體化管理，促使檔案資源能夠得到更加廣泛與科學的開發使用，挖掘企業各個部門的價值性信息，降低資源的重復與浪費。企業要以自身發展實際為基礎，以信息化為方向，構建適合自身發展的、適應性較強的檔案管理系統，加強企業前端管控，保證與企業各業務系統的有效對接，實現檔案管理全流程管控。另外，在檔案信息化管理平臺建設中，要充分發揮大數據、云計算以及云存儲等技術，強化數據的有效分析與處理，加快企業檔案資源的開發與應用，為企業經營決策提供更加有力的信息支撐。

四、結束語

新形勢下，檔案管理工作具有圖形、圖表、視頻等多種形式，且信息數據量越來越大，檔案內容從紙質逐漸轉數學化方式發展，因此加強新形勢下檔案工作的精細化管理成了目前檔案管理工作發展的必然趨勢。

參考文獻

[1]袁惠平.企業推行精細化檔案管理的措施[J].蘭臺內外，2020（12）：73-74.

[2]曾令兵.精細化管理在檔案管理中的實踐應用[J].辦公室業務，2020（08）：130-131.

[3]劉佳.精細化管理在檔案管理中的應用[J].城建檔案，2020（04）：68-69.

作者簡介：

郝國芹（1971-）民族：漢，籍貫：山東省濰坊市人，學歷：本科;現有職稱：中級職稱。