檔案數據安全管理制度建設研究

陳健　許露露

摘要：本文主要從檔案數據的收集到最終的提供利用，通過國內外檔案安全管理制度的舉例對比，發現現今檔案數據安全管理的不足之處，并對其進行細化分析。在此基礎上對檔案數據安全管理問題提出建議，并提出管理制度的建設要求與制度實施中應注意的問題，在一定程度上使檔案數據的安全管理過程更加精細，使檔案數據的安全管理更加趨于普遍化、標準化、制度化。

關鍵詞：檔案數據;安全管理;安全管理制度

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-02

引言

大數據在科學技術不斷發展的趨勢下，對各行各業的沖擊不言而喻。檔案數據也在此形勢下激增，基于大量的檔案數據，其安全管理已經是一個十分重要的課題。以前的研究大多注重于檔案數據的管理問題，對其相應的制度研究仍有空白。本文旨在對檔案數據的安全管理制度進行分析，通過國內外的現狀舉例對比，提出制定管理制度的方法和制定內容，通過對制度的制定使檔案數據的安全管理更加規范化和嚴謹化，使檔案數據更加安全有保障。

一、檔案數據安全管理的重要性

隨著不斷加快的社會化進程和不斷進步的科學技術，網絡環境下會產生龐大的檔案數據，其安全問題日益突出。檔案數據在大時代背景下不斷產生，機密的檔案數據也日益增加，與此同時，由于計算機技術的發展，黑客技術也在不斷地更新發展，加之部分人員檔案保護意識不強或者有無意的操作失誤，檔案數據的安全問題受到了巨大的威脅。所以，對檔案數據的安全管理尤為重要。

1.對“檔案數據”的認識

“檔案數據”是在檔案活動中產生的數據信息。人們在社會活動中，無時無刻不在產生著的數據信息;對原有的紙質檔案信息進行數字化等;都是檔案數據的重要來源。例如學生學籍的網上信息歸檔，機關單位的電子文件信息，政府的電子政務信息，對于古籍的掃描整理等。在網絡環境極為發達的現今，“檔案數據”充斥著我們的生活，檔案數據的產生、保管、利用，都在昭示著它的重要性。

2.檔案數據安全管理對檔案工作的意義

大量檔案數據的產生使現代化檔案工作與傳統檔案工作產生了巨大的區別，最顯著的區別就是紙質檔案的數字化，就是將紙質的文字圖片檔案轉化為數據化的多媒體數據庫，將檔案信息立體化，使檔案工作更加便捷高效。

檔案數據安全管理在社會生活中的重要性對傳統檔案工作提出了更高的要求。首先，檔案數據安全管理要求檔案工作更加嚴謹，數據的微小偏差會對數據檔案產生巨大的誤差，而且對數據檔案載體的保護，更要細心嚴謹[1];其次，檔案數據安全管理使檔案工作更加現代化，數據檔案是時代發展下的產物，由此，檔案工作應緊跟時代發展的趨勢，現代化的辦公環境和辦公手段，使檔案工作更便利;再次，檔案數據的安全管理對檔案工作人員有了更高的要求，數據伴隨著科技，科技的安全運營和安全管理需要現代化技術人才，例如對檔案數據的定期病毒檢測，數據載體的檢查與維修，這些工作都需要專業的人員來進行;最后檔案數據的安全管理使檔案工作更加規范化制度化，為了保障檔案數據的安全，工作人員必須依據相關規章規程工作，并且對于機密檔案的保護更應該如此。

3.檔案數據安全管理制度制定的必要性

隨著網絡數據技術的不斷發展，社會各界對網絡的依存度在不斷提升[2]，人們的生活習慣和行為方式越來越被影響，與此同時，社會各界對檔案數據的安全管理工作提出了新的要求，并且檔案數據在管理過程中出現的一系列問題也需要制定相應的制度來規范。

檔案數據的安全管理過程中出現了許多問題：（1）檔案數據安全管理人員的專業性較弱，沒有系統的專業知識和檔案保密意識，無法對檔案數據作出嚴格把控。例如將數據檔案私自外借，私用相關設備，或者無意中泄密等，這些檔案工作人員需要一個足夠嚴密的制度去規范其行為，使檔案數據在整個管控過程中更加安全。[3]（2）檔案數據存儲于介質載體中，而載體會根據時間和其他因素的影響而老化和損壞，因此，要制定檔案數據安全管理制度，定期檢查，排除隱患，保證載體和數據的安全。（3）在檔案數據的安全管理過程中，外在的自然因素會影響數據的安全，所以要制定制度，通過科學手段對自然環境進行調控，例如調控溫濕度等。

二、檔案數據安全管理制度現狀分析

1.國內檔案數據的安全管理制度

我國對檔案數據的安全管理十分重視，包括國家政府、機關單位等，大部分檔案部門都對檔案數據的安全管理作出舉措，并且部分檔案事業開展較好的單位，對其安全管理作出了制度規范。

1.1以我國為例

我國國家檔案館在20世紀80年代才開始接收電子檔案，但隨著計算機技術的發展，電子檔案數量的不斷增加，我國逐漸重視檔案數據的管理。2002年國家頒布的《電子文件歸檔與管理規范》中規定電子檔案數據應如期移交檔案館進行集中保管。十一五期間，國家和地方都把檔案信息化建設作為重點，為我國研究和構建檔案數據安全管理體制提供了依據和支持。我國在檔案數據管理實踐上是機構先行，試點為主，表現為借鑒性、自發性和分散性。我國雖然在理論研究上涉及了很多檔案數據管理體制的內容，但實踐上并沒有提出一個系統性的管理體制，來引導檔案館中檔案數據的管理。

1.2以云南省檔案館數字檔案數據管理為例

云南省檔案館在2009年啟動了數字檔案館建設，由之產生了大量的檔案數據，做好檔案數據管理工作，對于檔案數據安全、提供利用等方面都起重要的作用。云南省檔案館先后制定電子文件歸檔與管理、信息系統管理、數據管理等相關辦法，明文規定檔案數據管理的具體流程、作出檔案數據移交要求、做好檔案信息系統架構、對數字檔案進行分類、對檔案數據進行備份、對在線和離線數據進行管理，通過具體工作中的細節實施對檔案數據進行安全管控。

2.國內外案例對比分析

通過國內外的現狀對比，發現國外部分國家的檔案數據安全管理制度的相關研究與實踐已經走在了我們的前面。相比于我國的現狀，國外的相關專項組織已經成熟，對檔案數據的安全管理也更加重視和規范;雖然我國的檔案數據安全意識也在日漸加強，但是總體水平卻比較低;并且我國對于檔案數據的安全管理更注重于其安全管理，對其后續的利用安全并沒有十分成熟的意識與方式，例如對重要檔案數據的借閱，期間并沒有很好的技術支持來保證檔案不被泄露;除此之外，國外檔案數據的安全管理更傾向于合作集中式管理，資源整合程度也比較高。然而無論是在國內還是國外，檔案事業都有其共通性，例如政府對檔案工作的重視;都會在管理過程中更注重制定相關的制度對檔案工作進行約束和規范;同時對檔案數據的長久安全保存都十分重視;學術界也致力于檔案數據的安全管理研究，對具體制度建設提供理論支持。

三、檔案數據安全管理制度建設

1.檔案數據安全管理制度的應用范圍

1.1政府

政府作為國家機關，各個部門的工作內容都與國家動向息息相關，其中產生的要做歸檔保存的數據文件，都需要保證它的完整安全以便備查。對于政府機關機密文件的數據保密更為重要。于是，政府機關的檔案室檔案館需要相應的檔案數據安全管理制度對檔案工作人員行為進行規范，對檔案工作流程進行指導，保證在保存、管理和利用過程中檔案數據不被泄露。

1.2企業

企業檔案的保管和利用是一個企業順利運營的重要一環，其中包含企業文化、企業文件、企業人事檔案、企業規劃甚至商業機密，所以企業的檔案部門十分必要對企業的檔案數據進行安全管理。在安全管理過程中也就需要制定與本企業現狀相關的檔案數據安全管理制度，以企業的基本架構為基準，對企業的各個部門，部門檔案工作的各個環節進行嚴格把控，嚴守企業機密，并在安全管理的基礎上對本企業的工作提供檔案數據利用。

1.3學校

學校會產生大量的學生檔案信息，例如學籍，個人社會基本信息，教務信息，學校收發的各種需要歸檔的文件等。為了保證學校檔案的安全，使信息不被盜取，需要制定檔案數據安全管理制度，對檔案數據進行嚴格的管理，避免信息泄露或損壞。

2.檔案數據安全管理制度建設的內容

2.1檔案數據采集安全

檔案數據采集包括紙質檔案的數字化處理和電子文檔的收集兩部分。檔案數據采集安全主要是強調檔案數據收集完整的同時，也要考慮由于數據太過雜亂導致重復收集而產生的數據冗余問題。

2.2電子文檔的收集安全

大數據時代下，電子文檔的收集范圍和形式越來越廣泛多樣，收集的內容也十分繁雜。為了保證所收集的檔案的完整齊全、真實有效，檔案數據應該實時歸檔，并且及時對歸檔的檔案進行備份處理。相對于其他領域，在大數據時代下的檔案數據的收集應該是在其形成機構中全面地收集。當一個機構擁有全部或者幾乎全部的檔案數據時，就能更細致地統計和研究數據的各個方面。與此同時，由于檔案數據收集的全面性，會在收集的檔案數據中產生較大數量的冗余信息。這時就可能需要檔案數據在歸檔的源頭進行篩選，并且對本單位的檔案數據是否重復情況進行核實，其他收到此類檔案數據的單位不需要歸檔，但在需要時有查詢和利用的權限。

2.3紙質檔案數字化處理安全

紙質檔案數字化的處理安全包括處理過程安全和處理結果安全。其中過程安全是指在紙質檔案數字化處理過程中，沒有損壞檔案信息安全的行為;處理結果安全是指紙質檔案在數字化處理后，檔案數據真實可讀。所以一系列的規章制度和規范流程是整個過程十分必要的，對處理后的檔案數據進行進一步的病毒查殺、運行監測、數據核對和利用檢測也是必要的環節。

3.檔案數據儲存設備安全

3.1磁性載體檔案的安全保護

檔案數據的磁性載體主要分為磁帶和磁盤，磁帶又分為錄音磁帶、錄像磁帶、數字磁帶、儀用磁帶，磁盤又分為軟磁盤和硬磁盤。這些磁性介質在儲存檔案數據過程中，容易消磁或者損壞數據，所以要對磁盤進行保護。首先保持適合磁性介質保存的環境條件：保持溫濕度、防外磁場源、保持空氣清潔、防霉防光防火等;建立嚴格的管理制度：入庫前對磁盤進行檢查和處理，建立定期倒帶和復制制度，正確存放，定期檢查。

3.2光盤載體檔案的保護

光盤是以數字記錄方式記錄信息的圓盤，在光盤儲存檔案數據過程中，光盤易受損，所以要正確保存，防止物理和化學損傷;保持適宜的溫濕度;保持環境空氣清潔;防光;正確使用和存放光盤;禁止在光盤上書寫或貼標簽;建立合理的保管制度。

4.檔案數據管理系統安全

從20世紀 90 年代國內出現并使用最早的檔案管理軟件至今，已經歷了近 20 年的發展。隨著計算機網絡數據技術的不斷社會化的普及，數字化的檔案管理方式在分布形式上已經出現了面向服務的數據平臺;在功能上則出現了將數字化檔案管理方式滲透到整個工作流程中的數據庫平臺，并隨著科學技術的發展不斷進步。縱覽國內外各行業大數據建設實踐過程中，實時監管、風險評估與控制、檔案工作行為規范是確保檔案大數據平臺安全的最基本要求。

四、檔案數據安全管理制度建設中應注意的事項

1.檔案工作人員的意識與執行力

檔案部門的工作人員的檔案意識、制度執行能力，都是檔案安全管理過程中的一大挑戰。檔案意識薄弱的工作人員在制度應用執行中，可能會無意識地破壞檔案數據;而執行力不夠的檔案工作人員，會在檔案數據的安全管理過程中不依照制度辦事，對檔案數據的管理沒有標準，這都會對檔案數據的安全產生威脅。

2.檔案配套設施與管理制度的匹配度

檔案數據安全管理制度會對檔案數據的儲存環境、儲存方式有嚴格的標準，而檔案部門的硬件設施跟不上制度要求，無疑會對檔案數據的安全產生威脅。例如對檔案數據存儲介質的保管有溫濕度空氣質量標準，如果介質存儲環境中沒有控制溫濕度和空氣質量的儀器，檔案數據也不會安全，檔案數據的安全管理制度也就形同虛設。

3.其他部門與檔案部門的配合

檔案數據在移交過程中，產生檔案數據的部門要嚴格按照檔案數據安全管理制度執行，在檔案數據的源頭上保證檔案數據的安全。其他部門對制度的遵守和對檔案數據安全管理工作的配合，也為后續檔案工作人員的工作開展打下較好的基礎。

結語

現今大數據時代的到來，對于檔案行業的沖擊越來越大，檔案數據的爆炸式增長，使其安全管理及制度建設成為熱門話題。在不同的歷史階段，檔案數據的表現形態也不同，因此，隨著社會的不斷發展和科技的不斷進步，檔案數據的安全管理制度也應隨時代作出相應的調整，這樣才能滿足社會對檔案數據安全管理的需求。

參考文獻

[1]李芳.淺議檔案安全保障工作[J].品牌（理論月刊），2011（04）：29.

[2]張祥順，于明新.檔案數據安全管理的實踐與思考[J].蘭臺內外，2015（01）：14.

[3]路其忠，郭笑紅.信息安全新形勢下檔案數據庫安全問題研究[J].云南檔案，2016（11）：47-49.