檔案信息化建設淺談

黃翊鵬

摘要：檔案作為記錄和體現單位工作的重要資料，其管理工作一直備受重視。面對高強度快節奏的工作常態，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當下的需求。建設科學高效的信息化檔案管理系統，成為檔案管理工作不可避免的時代潮流。不僅體現了檔案管理部門緊跟社會發展，創新理念思路，運用新技術新方法的積極性，也是提升服務效率，轉變工作模式的重要手段。本文就此討論檔案信息化建設的重要性和措施，以及在建立過程中可能遇到的問題。

關鍵詞：檔案信息化;檔案管理;注意事項

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

一、檔案管理的現狀

當下的檔案管理模式尤其是文書管理相對來說是比較落后的，這主要體現在幾個方面，首先，工作力量不均衡。存在認識不到位，缺乏人力、物力投入等問題。以機關事業單位為例，常用到文書檔案主要包括上傳下達的各類文件、業務資料、財務人事記錄等。許多單位往往只注重財務資金賬目方面的管理和監督，卻忽視了對其他檔案的管理，造成工作滯后。其次，硬件設施過于老舊。多數檔案部門所用管理設施還是由傳統的檔案管理架以及相應的除濕等輔助設備組成，對于平常使用的檔案管理系統及程序沒有做到及時升級與更新，文書檔案的數字化和信息化程度都無法滿足當前需要，往往只能做到最基本的查詢工作。而且，隨著時間推移，檔案數量不斷增多，所需存放空間逐漸緊張，資料查詢效率隨之變慢。特別是在當下很多檔案部門依然采取人工查詢的辦法，不僅不利于文書檔案的管理及利用開發，還增大了因使用不善造成檔案損壞的風險。再次，缺乏統一標準。部門之間各自為戰，對所管理的文書檔案沒有明確的范圍和標準，造成權責不清，推諉扯皮現狀。信息查詢者往往需要聯系多個部門才能捋清來龍去脈，明確檔案位置，降低了工作效率。因此，建立便捷高效的檔案管理體系，已經成為現代檔案管理的必然選擇。

二、檔案信息化建設的意義

傳統檔案管理方式基本依賴人工處理，既占用大量時間精力，還大大降低了工作的效率。實施檔案信息化建設，使檔案管理工作借助信息技術實現自動化和智能化，不僅可以減輕檔案管理員工作量，還可以提高檔案查詢效率，極大地提升檔案管理工作效率。

每份紙質檔案作為客觀存在的實體，只記錄某一項或有限時期的工作內容，難以形成系統的信息體系。實際工作中，如需了解分析全局情況，要翻閱大量資料，反復對比各項內容，才能得到客觀準確的結論，對查閱者提出較高要求。利用信息技術，將單個檔案中記載的信息提取出來，便捷高效查詢搜索，靈活組合成所需信息結構，可以充分發揮檔案資料憑證作用。除此之物，依托網絡開展檔案信息化建設，有效打通部門界限，還有利于實現檔案資源的共建共享，進一步擴大檔案使用范圍。

三、檔案信息化建設的內容

概括來說，檔案的信息化建設就是利用網絡信息技術管理檔案的工作方法，其內容涵蓋以下幾個方面：

1.搭建網絡體系

主要是指建立計算機操作與管理系統，包含數據庫以及數據壓縮技術，高速掃描技術等現代信息技術手段。其中，最核心的部分是計算機網絡。檔案信息化建設要確保數據安全，防止篡改、遺失、損毀等問題發生，離不開一個安全有序的網絡系統。開發專用數據共享接口，通過布設專用網絡、購置專用服務器，數據加密等方式進行信息交互，是檔案管理信息化建設安全可靠的基礎。

2.采集檔案信息

檔案基本功能是記載信息，檔案信息化建設的基礎是檔案信息的采集。一方面，要做好基礎工作，將現有的紙質檔案資料以圖片的形式，經過整理加工形成后上傳到服務器，形成完整的數據資料加以保存利用。另一方面，要積極研發圖文識別軟件，從上傳的掃描圖片中準確提取出想要的信息，方便查詢利用。同時，還要開展檔案資料填寫標準化建設，通過標準化提升數據錄入提取效率。

3.培養專業人才

檔案管理員除了要具備必備的業務水平技能外，還需熟練掌握相關的網絡信息技術，能夠對硬件設備日常維護，對軟件更新升級，對信息資源定期備份，及時有效的處置突發情況，確保整個系統的健康平穩運行。

4.開發應用軟件

充分挖掘檔案信息化建設形成的海量資源價值，通過開發專用軟件，建立智能所搜功能，將分散與各個檔案中的信息提取整合，按照需求形成脈絡清晰的信息體系，以便系統了解相關工作的開展沿革，掌握背景資料，為領導決策提供更加全面準確的輔助支撐。

5.建立標準規范

標準規范是檔案信息化建設的重要前提條件。規范標準填寫檔案內容，有利于提升軟件識別準確率。檔案管理部門要轉變思路，由被動收集變為靠前指導，結合本單位工作職能，建立相應的檔案資料填寫、收集標準，對于常規性工作制定制式表格，引導資料形成部門或者個人規范打印，為后期掃描、軟件提取信息奠定基礎。同時，結合電子政府、辦公OA的建設，通過辦公網絡材料成文后及時歸檔，將檔案資料由事后收集變為事中收集，進一步提升檔案資料歸檔效率。

四、檔案信息化建設的注意事項

首先，要注重信息安全。由于計算機系統網絡易受入侵，特別是計算機系統的特殊性，一旦受到攻擊往往會造成大規模的信息泄露，嚴重性往往高于傳統檔案管理模式。同時計算機出現問題，需要維修人員進行修復時候，也存在檔案被竊取的風險。其次，要注重系統設計標準的統一。建設檔案信息化網絡體系時，在確保輸入的內容清晰完整的基礎上，要規范設計數據接口，確保不同系統之間數據交互順暢，便于不同部門之間的檔案資源數據共享。再次，要加強保密教育。數字化后的檔案不同于紙質檔案，具有體積小易攜帶的特點，雖然降低了人為篡改檔案的風險，但也增加泄露信息的風險。針對這個問題，需要在日常工作中除了加強管理，完善制度機制外，還應強化保密教育，牢固樹立檔案管理人員守土有責、守土盡責的責任意識，杜絕檔案資料的失泄密情況發生。

結語

總而言之，隨著現代信息化技術的發展，檔案管理信息化改革也必將高速推進。但現階段仍然存在諸多需要解決的發展理念、制度責任和軟硬件保障等問題。檔案信息化建設工作必須要基于客觀現實和發展需求，制定符合實際的建設戰略。加強檔案現代技術的研究開發和應用推廣，運用信新觀念、新技術、新方法對檔案業務流程、管理模式等進行優化提升，對檔案管理人員的素質培養，構建與時代發展和社會生產相符合的檔案信息化網絡和數據智能化管理系統。

參考文獻

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