事業單位檔案信息化管理創新的桎梏與應對

李暉

摘要：以更好地順應時代與現代社會服務需求、管理需求為先導，事業單位不僅要加大自身檔案信息化管理創新的力度，還需要有效整合、開發并利用信息化資源，提升信息資源的共享能力，提高單位工作效能，借此來推進信息化檔案建設等。但是在事業單位檔案信息化管理創新發展的過程中，難免因為歷史遺留問題及創新中出現的新問題而阻礙其管理成效。基于此，文中以事業單位檔案信息化管理創新的桎梏為分析基礎，嘗試分析事業單位檔案信息化管理創新的基本思路、桎梏應對方案等。

關鍵詞：事業單位檔案;信息化;管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-02

隨著信息技術與大數據時代的快速發展，越來越多的事業單位以提升自身工作效率和質量為目標，逐步探索符合自身發展所需的檔案管理的信息化創新模式，以便提升檔案管理的規范化、信息化、標準化。但是在逐步加強檔案信息化建設的力度的過程中，很多事業單位的檔案信息化管理創新卻因為諸多制約因素而導致管理創新與信息化建設難以契合。

一、事業單位檔案信息化管理創新的桎梏

1.檔案管理創新意識薄弱，專業管理人員匱乏

事業單位檔案信息化管理創新以事業單位檔案信息化規劃、建設，信息化處理檔案內容等為前提。但是，大多數事業單位對信息化管理的認知有限，事業單位領導對檔案信息化管理的主動性偏低，創新管理和有效統計規劃意識不足，大多認為檔案信息化管理僅僅是使用電腦存儲和保管相關人事檔案，導致檔案信息化管理及創新流于形式。伴隨信息化管理需求的不斷提升，事業單位領導的此種管理態度與意識已經嚴重影響到事業單位檔案信息化管理的成效。

信息化迅猛發展對事業單位檔案管理人員的綜合素養和信息素養提出了新的要求。但是很多事業單位的檔案管理人員尚未經過專業管理培訓，且并非檔案專業畢業，檔案管理學知識與信息化管理的思維、理念、知識儲備等薄弱，檔案管理精確性和有效性偏低，信息化管理實戰經驗、數據處理技術和現代信息技術掌控能力有限，難以順利完成檔案信息化管理創新的研究工作。此外，由于事業單位檔案管理領域涉及范圍極為廣泛，不僅囊括本單位的各項工作內容，還包含全體職工基本信息檔案的管理。隨著檔案事業信息化的不斷加深，事業單位對具備計算機、檔案管理等多領域知識的復合型人才需求更明顯。但是事業單位檔案管理方面的計算機從業人員較少，更多的畢業于歷史學、檔案學等學科。專業管理人員的匱乏會使事業單位檔案信息化工作的落實更為艱難。

2.檔案管理制度不健全，管理安全性偏低

事業單位作為特殊部門，與國家其他單位差別明顯，如果檔案管理僅僅重視檔案檢索、歸檔、整理等的信息化成效，相對忽略檔案使用效率和檔案管理的與時俱進等，會導致檔案信息化管理停留在管理程序、流程的規范化方面。部分事業單位因缺乏具體監督措施和外部監督機制，僅靠工作人員自律來保障管理成效。另一方面，因對檔案信息化管理開發的不夠重視，大部分事業單位的檔案信息化只集中在檔案電子化歸納和整理。

事業單位的部分檔案文件涉及的內容與國家安全、軍事、經濟、政治等密切相關，保密要求極高，內容不能對外公開，因此事業單位在檔案信息化管理的工作中要重視檔案安全性與保密性。然而，很多事業單位在檔案信息化建設平臺的搭建中，的確廣泛配備了打印機、電腦等各類檔案管理設備，并大量投入資金進行辦公設備與系統等的維護與更新，各類軟硬件設備也逐步完善。但是在檔案信息化管理的過程中往往因為檔案信息化建設平臺更新速度慢、信息化建設高匹配性不足、檔案借閱及瀏覽等審批流程不完善、檔案信息化建設安全性低、檔案管理監督制度缺乏、檔案管理開發不受重視等問題，使檔案信息安全存在嚴重隱患。

3.資金投入單一，檔案資源利用率不高

資金是事業單位檔案信息化建設和管理的保障。事業單位的檔案信息化管理以高端通信設備和電子網絡基礎設備為運作基礎，而這些項目或者設備價格昂貴，需要政府持續不斷地為事業單位提供資金投入。然而，檔案管理本身并不具備經濟效益產生價值，作為行政部門日常工作之一，往往在資金投入方面存在資金審批不及時、基礎設施資金投入少等問題，此類問題在區域經濟及政府投入不穩定的前提下，容易導致事業單位檔案信息化建設及管理“破產”。雖然很多事業單位明確自身存在經費不足且政府投入有限，但是在檔案信息化建設的大趨勢下，容易跟風，卻難以承擔檔案信息化管理持續運作的資金需求等。

檔案信息化發展會提升檔案資源的高替代率。表現為檔案資源替代品增多，但是這也會增加查閱和整理難度。假設需要整理的檔案文獻頗多，且并非所有的檔案文獻均能被電子化，在需要分步查閱紙質文獻和電子文獻，并有可能查閱不到的情況下，使用者有可能轉戰互聯網中使用搜索引擎查找資源。此外，如果事業單位檔案服務器承載量有限，有人使用該檔案時，檔案很難被其他人共享或者同時使用，這也會為使用者帶來不便。新公共服務理論要求事業單位檔案信息化管理提升檔案資源使用率，能更多地服務大眾，擬達成此目標不僅需要專業的工作人員分類整理眾多復雜的檔案，還需要精細化開發檔案，但是此兩點很難被同時達成。

二、事業單位檔案信息化管理創新的準備

1.堅持民本位管理理念，確定創新管理定位

部分事業單位在檔案信息化管理的過程中存在錯誤的觀念，比如其檔案管理雖然以服務公民為目標，但是卻難以滿足檔案信息化發展的要求。對此，建議事業單位領導從思想上加大對檔案信息化管理創新的重視，更新觀念，按照群眾需求優化檔案管理制度，打破傳統的事務性檔案管理慣性，改變將本單位效益視為考察檔案信息化管理創新成效的衡量標準，而是將檔案信息化管理中的收藏文獻、保存信息、開發與研究檔案等視為核心。

考慮到工作人員管理能力、專業能力等的強弱直接影響事業單位檔案信息化管理創新水平。因此在信息技術支持和保障下，事業單位檔案信息化管理創新擬順利推行，就需要強化相關工作人員的素養，以會議、培訓等方式來強化工作人員對信息化檔案管理工作的正確認知，保證每一個參與此項工作的工作人員均具有較強的信息化管理理念與意識，激勵其積極主動地端正工作態度并參與檔案信息化管理工作中來，共同構建起更為標準的檔案信息化管理模式。

2.強化實操監督，加強管理人員專業培訓

考慮到事業單位檔案管理與普通企業檔案資料管理不同，需要管理人員謹慎、細致地管理檔案并保密。那么為避免工作人員瀆職攜帶，更好提升檔案信息化管理的實效，建議事業單位鼓勵并引導公民參與到檔案信息化管理工作中來，借助輿論監督、外部公民監督、單位內部監督等強化信息化管理成效。單位內部可建立監督小組、監督制度、監督機構等，按照配套的監督標準和內容實時監督工作人員的信息化管理行為。

按照新公共服務理論要求，事業單位檔案信息化管理要以人才作為關注的焦點而并非組織效率。在信息化、網絡技術逐漸普及和推廣的當代，事業單位檔案信息化管理更需要大量的高素質、復合型專業人才。針對事業單位檔案信息化管理專業人才匱乏的問題，建議從招聘高素質人才、完善檔案管理人員福利待遇、強化專業人才專業技能培訓等層面入手，提升事業單位檔案管理人員團隊的專業結構、技能、學歷、素質等。因此，在招聘、培訓等的過程中，事業單位要將檔案信息化管理的崗位要求視為招聘和培訓的主要內容。管理者要時刻提升自身的管理能力，補充充實、更新管理知識，借助健全的評估體系與培訓系統，自上而下地有效評估相關工作人員工作效率、質量。完善獎懲機制，對于工作積極主動的員工給予精神和物質雙方面的認可、鼓勵，對于不上進的員工及時給予懲處。

在針對性培訓的過程中，事業單位要側重于檔案管理工作人員互聯網技術、計算機技術等先進技術的培訓，使之具備事業單位檔案信息化管理創新所需的技術意識與能力;強化工作人員先進管理技巧的培訓，厘清事業單位檔案信息化管理創新在不同階段所需的工作成效，借此細化相關工作人員的工作要求，使之具備使用有效的方式創新和完善自身管理內容與模式的能力;強化相關工作人員安全知識的培訓。在避免傳統檔案管理失控局限性的目標下，使之具備保障檔案信息安全的能力并能在合理整合并配置可用資源中，最大化發揮自身價值、作用。

3.強化基礎設施建設，完善信息考核機制

事業單位檔案信息化管理不僅要抓緊完成現有檔案的電子化處理，還需要不斷擴充檔案信息資源，盡可能滿足使用者對檔案資源豐富性的要求。比如管理者可充分借助網絡、搜索引擎的優勢，定期搜集、整理、更新檔案信息，在合理整合后豐富、完善、分享檔案信息，使每一個工作人員、使用者均能掌控檔案信息的最新情況。與此同時，檔案信息管理的承載體也要不斷更新，保障設備的使用壽命長、高質量，盡可能避免因設備性能而導致檔案信息丟失等。因此在設備購買與選擇上，管理者要加大設備適配性、質量等的調研與對比力度，重點抓防毒軟件的購買和使用。在搜索引擎的選擇與運用方面，可按照檔案信息化管理創新的需求，在內部信息系統中合理科學的運用搜索引擎，如在內部建立便于工作人員信息管理使用的搜索引擎等。

為做好各部門之間的有效溝通，建議事業單位做好信息考核機制。比如將信息反饋機制視為關鍵點，在構建信息考核機制的過程中，明確每個參與檔案信息化管理人員的工作責任與內容，以崗位勝任力要求作為其正確認識自身崗位要求，并保障自己工作能規范化、標準化的保障。在保障信息反饋機制和信息考核機制有效運作方面，管理者、領導者可按照工作人員在檔案信息化管理中的表現，在與之溝通和交流后，及時調整獎懲制度，以保障各環節之間信息的有效交換等。

三、事業單位檔案信息化管理創新的途徑

1.健全檔案管理制度，引入市場調節機制

事業單位要嚴格落實國家檔案管理條例和《檔案法》等的條例，結合本單位實際情況，構建合理完善的檔案信息化管理制度及檔案信息化管理考核辦法。事業單位檔案信息化管理要保持與時俱進就需要構建法制化、市場化、競爭性的管理環境。除持續學習《檔案法實施辦法》《檔案法》及其他相關法律法令中與檔案管理相關的規定，有序規范化地開展檔案信息化管理外，事業單位還可將自由的市場競爭文化引入到事業單位檔案信息化管理中，按照改革開放和創新的定位來調整事業單位檔案信息化管理方式。

事業單位要時刻調研和了解使用者對檔案信息的需求及市場信息，不斷更新和補充檔案信息資源。以依法治檔為準繩，建立健全檔案信息化管理規定和細則，依法約束事業單位管理組織、工作程序、編制，從根本上打破人為對信息化管理的制約與影響。以破解傳統檔案管理模式弊端為切入點，打擊以權謀私和惡意在信息系統內植入病毒等不良行為，保證信息化管理的法制化，以此保障檔案信息的完整性。

在引入市場調節機制的過程中，要確保事業單位檔案的信息化管理權利公開，合理控制權利范圍而并非內化監督，讓度監督給社會，接受社會的建議和意見。針對管理人員有可能出現的以權謀私、檔案管理不完善、檔案信息不安全等問題，可充分發揮檔案信息化管理創新的模式，構建起“媒體+社會公眾+使用者+管理人員”的良性監督管控模式。

2.調整資金投入方式，提升檔案資源轉化效能

首先，事業單位要依照國家檔案管理標準，配置標準化硬件設備及技術，建設并開發存在適配性的檔案管理操作系統、檔案信息運營網站。檔案信息化管理依托網絡化服務，需要借助生動、豐富、實用的網頁形式提供檔案信息服務，由此，事業單位要不斷研究和調整檔案信息服務網站功能，實時更新檔數據信息。

其次，事業單位檔案信息化管理創新需要人力、資金、硬件設施等各項保證，且需要各類保障能保持持續性。在實踐運作的過程中，管理者可將信息化管理創新工作的有序進行視為基點，調查并分析當前各項管理工作對投入的需求，以及當前投入方式的適配情況。部分管理工作可一次性加大投入力度，但是并非所有管理工作的創新均如此。由此，建議事業單位將檔案信息化管理投入歸入單位管理工作中，對其進行合理科學的規劃，構建長期的投資計劃或機制，用于保障事業單位檔案信息化管理創新的硬件與軟件更新及時。部分投入可使用租用替代購買的方式來降低信息化管理成本。比如租用云端服務器減輕維修與硬件設備購買成本，運用智能化系統降低人工成本等。

最后，在提升檔案資源轉化效能方面，事業單位要借助檔案管理體系優勢創建資源體系，進一步優化信息化管理方式。分類檔案屬性與類別，將具有管理參考價值的電子文檔、圖像、視頻、音頻等檔案資料，進行數字化的存儲、搜集、管理及維護，構建檔案信息資源數據庫，提升檔案信息化管理數字化成小，為人才培養、工作考核、文獻深入開發與研究等提供有益參考。

結語

事業單位檔案信息化管理對我國整體發展至關重要。事業單位檔案信息化平臺建設工作工作的不斷推進需要與信息化管理創新相輔相成，才能真正為使用者提供更為優質的服務。因此，在檔案信息化管理的實踐中，打造專業的管理團隊，配置契合檔案信息化平臺建設的軟硬件及相關技術，強化管理平臺的保密性建設，依照法律法規細化并執行相關管理制度極具有必要性。

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