如何做好企業檔案庫房的管理

駱思珍

摘要：檔案是企業組織重要管理資料，記錄了本企業重要信息，能夠為企業的發展提供完善的參考資料。檔案庫房是存放檔案的重要場所，確保檔案資源的安全存儲，則必須全面做好檔案庫房管理工作，改進檔案庫房安全管理模式，嚴格做到檔案存放登記工作與保密工作，健全檔案庫房安全管理制度，落實安全防御政策，順應時代發展趨勢，加強企業檔案管理信息化建設。本文將簡單分析如何做好企業檔案庫房管理工作，希望能為企業檔案管理提供參考與借鑒。

關鍵詞：企業組織;檔案庫房;安全管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

檔案記錄著企業經營發展過程的所有信息，為企業總結寶貴的管理經驗，能輔助企業組織在實施保密性調閱檔案資料的同時制定更完善的經營管理方案，不斷提高檔案資源利用價值，促進企業組織的良好發展。檔案庫房是用于存儲檔案的重要場所，其安全管理不容忽視。

一、健全企業檔案庫房安全管理制度

從整體結構來分析，健全企業檔案庫房安全管理制度，必須做好三方面的工作，細化三項基本制度：第一，針對檔案出入庫管理工作和全體工作人員制定完善的管理制度。在制定和執行該制度的過程中，需要認真登記檔案出庫和入庫時間，同時，要嚴格限制檔案出庫時間，確保應調閱而出庫的檔案能及時收回。檔案管理工作人員應嚴格遵守工作紀律，做好檔案保密工作，禁止未經允許的非工作人員進入檔案庫房。如果因特殊需要，非工作人員需要持有上級領導的合法證明，在進入庫房的過程中，檔案管理人員應全方位陪同非工作人員，做好進入人員的姓名、證件、出入時間和調閱材料等級工作。其次，檔案管理人員應準確等級檔案資料的進出量與庫存量，避免檔案在進出與存放過程中出現丟失和殘缺問題。第二，建立庫存檔案定期檢閱制度。該制度的執行宗旨是全方位了解企業檔案資料的流動狀況，查看檔案庫房是否存在霉變和安全隱患，核對檔案管理工作是否存在問題并及時解決問題。第三，針對檔案庫房照明設備與消防設備制定安全管理制度。當代企業檔案庫房均設有照明設備和消防設備，旨在為檔案管理工作提供便利，維護庫房消防安全。然而，設備隨著使用時間的推移難免出現質變問題，如果不及時檢查和修復存在安全隱患的設備，必然會誘發安全事故。因而，必須針對照明設備和消防設備制定安全管理制度，檔案管理人員應正確使用庫房內部設備，避免因操作不當而誘發的安全隱患。與此同時，應該由專業技術人員定期檢測和維修設備，以免發生安全事故。

二、確保庫房檔案資料存放的有序性和科學性

做好庫房內部檔案資料的安全存儲工作，必須確保檔案資料存放的有序性和科學性，對不同檔案實施分類存儲，例如將企業檔案分為人力資源檔案、項目檔案、產品設計檔案等，檔案資料排放必須整齊而有序，與此同時，應注意避免強烈的紫外線直射檔案。其次，應合理放置檔案柜，盡量提升檔案庫房空間使用效率，避免出現空間浪費問題。做好檔案分類與編號工作之后方能按照對應標準放入檔案柜中，切忌檔案混放。一般來講，大多數普通檔案均采用豎放方式，這樣方便后期取放，而對于保密性檔案則需要采用平放方式。此外，對于非紙質版檔案，像光碟、視頻資料、音頻資料等，需要放入電子檔案柜中進行保管。

三、控制好檔案庫房內部溫度與濕度

做好檔案庫房安全管理工作，避免檔案發生變質問題，必須科學控制檔案庫房內部溫度與濕度，根據不同季節對室內溫度和濕度進行調控。通常，在夏季，室內溫度不得低于26度，濕度須控制在30%到50%;在冬季，不得高于20度，濕度須控制在30%到60%。

四、做好檔案庫房安全防御工作

從微觀層次來看，檔案庫房安全防御工作主要體現在八個方面：第一，做好防火工作。檔案管理人員應禁止火源物品入庫，切忌在庫房內吸煙或者使用打火機。企業組織必須為檔案庫房安裝完善的消防安全設備和火災報警器。第二，做好防水工作。做好該項工作，必須將檔案庫房設置在高層建筑或者地勢較高的區域，盡量避免庫房附近出現水源，同時，對于高層建筑應組裝避雷針和排水設施，避免雨水流入庫房內。第三，做好防潮工作。管理人員應借助智能化儀器設備全方位監測檔案庫房內部濕度，并根據監測結果進行適當調整以做好防潮工作。第四，做好防盜工作。企業組織必須為檔案庫房組裝防盜報警器以避免檔案資源被非法盜竊，同時，要做好電子檔案保密工作以免檔案信息被不法分子利用網絡途徑盜取。第五，做好檔案防曬工作。企業組織應合理設置庫房，避免紫外線直射庫房內部，為庫房窗戶設置防紫外線窗簾。第六，做好防蟲工作。在檔案資料入庫前，應防止足量的防蟲藥物。入庫后應定期檢測是否存在蟲蛀問題，并予以解決，適當增加藥物。第七，做好防塵工作。檔案庫房管理人員應定期清潔庫房和檔案柜，確保檔案存儲環境的整潔、衛生。第八，做好防霉工作。檔案管理人員應注意為檔案庫房放置足量的防霉藥物，保持庫房良好的通風條件，及時除菌，控制好內部濕度以免檔案資料發霉。同時，要定期檢測檔案是否存在發霉現象并在第一時間內解決發霉問題。

五、加強檔案信息化安全管理建設

順應信息網絡時代的發展趨勢，提高企業檔案管理效率，加強檔案信息化管理建設，檔案管理人員應集合大數據技術、自動檢測技術、自動掃描技術和計算機自動化技術的優勢，構建完善的檔案管理平臺，從而為檔案信息化管理工作提供良好的技術保障。其次，檔案管理人員應重視做好檔案資料保密工作，避免出現檔案信息丟失問題和非法竊取問題。

結語

綜上所述，全面做好企業檔案庫房安全管理工作，必須制定科學完善的企業檔案庫房安全管理制度，正確存放檔案，依次做好檔案庫房防火、防水、防潮、防盜、防曬、防蟲、防塵和防霉工作，控制好庫房內部溫度與濕度。此外，必須結合時代發展趨勢，大力加強檔案信息化安全管理建設。

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