合作科研項(xiàng)目檔案管理的探析

高青

摘要：合作科研項(xiàng)目是指由不同科研單位共同參與、聯(lián)合研究、開(kāi)發(fā)的科研項(xiàng)目。合作科研項(xiàng)目因其專業(yè)知識(shí)面廣泛而其科技含量往往比較高，且合作科研項(xiàng)目的數(shù)量將呈不斷上升趨勢(shì)，但合作科研項(xiàng)目也因種種原因而歸檔不全，因此，對(duì)合作科研項(xiàng)目的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行必要的探索和討論，十分必要。

關(guān)鍵詞：合作科研項(xiàng)目;全宗理論;檔案管理

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1003-9082（2020）07-00-01

引言

合作科研項(xiàng)目科學(xué)技術(shù)分工日益精細(xì)，是應(yīng)用技術(shù)類科研項(xiàng)目涉及專業(yè)面不斷擴(kuò)大的必然產(chǎn)物。但此類科研項(xiàng)目的檔案管理現(xiàn)狀不盡人意：有的項(xiàng)目檔案被零碎地保存在不同的形成單位，有的項(xiàng)目檔案雖然集中保存在一個(gè)單位，但因?yàn)槿狈?duì)其形成過(guò)程的有效管理，材料常常殘缺不全，有的項(xiàng)目無(wú)留存檔案。一般而言，合作科研項(xiàng)目因其專業(yè)知識(shí)面廣泛且科技含量較高，同時(shí)，合格科研項(xiàng)目的數(shù)量將呈不斷上升趨勢(shì)。因此，有必要對(duì)合作科研項(xiàng)目的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行探討。

一、應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的全宗理論進(jìn)行一定的變通

與“來(lái)源原則”相對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)全宗理論，在檔案工作實(shí)踐中一直被遵循。它的主要內(nèi)容是維持一個(gè)立檔單位檔案的完整性，即同一文檔單位的檔案不能分散，不同立檔單位的檔案不能混淆。首先，一個(gè)科研項(xiàng)目各部分檔案之間的聯(lián)系是十分緊密的，因此在檔案利用工作中，對(duì)整理檔案的利用價(jià)值將遠(yuǎn)大于各分散部分檔案利用價(jià)值的總和。其次，研究結(jié)果證明“靜電復(fù)印只適于短期保存和利用，對(duì)于需長(zhǎng)久保存和利用的檔案不宜用靜電復(fù)印”。而上述規(guī)定的結(jié)果是：在合作科研項(xiàng)目中檔案管理，利用價(jià)值很大的一整套檔案將由眾多的復(fù)印件來(lái)承擔(dān)，相反，利用價(jià)值不大的各部分分散保存的零散檔案卻是有原件去承擔(dān)，很顯然，這是不恰當(dāng)?shù)摹Q句話說(shuō)，這一規(guī)定值得商議，有鑒于此，為了做好合作科研項(xiàng)目的檔案管理工作，有必要對(duì)傳統(tǒng)全宗理論進(jìn)行一定的變通，并對(duì)上述規(guī)定進(jìn)行完善。對(duì)合作科研項(xiàng)目的檔案管理，應(yīng)主張以項(xiàng)目為主的檔案管理原則：既由不同立檔單位形成的同一合作科研項(xiàng)目的檔案原件，不宜分散，應(yīng)集中起來(lái)，根據(jù)協(xié)作單位的主次或協(xié)作單位的檔案保管條件等因素，決定由一個(gè)單位統(tǒng)一保管管理，而其他協(xié)作單位，可酌情保存與承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案復(fù)印件。如此，在對(duì)傳統(tǒng)全宗理論因聯(lián)合科研項(xiàng)目的特殊性而進(jìn)行適當(dāng)?shù)刈兺ㄒ院螅乖井a(chǎn)生于不同協(xié)作單位的，同一項(xiàng)目的原始檔案能集中在一起保管，避免了以往在合作科研項(xiàng)目檔案管理中，常見(jiàn)的那種檔案利用價(jià)值與檔案可保管性相互矛盾的尷尬。這樣，確保了這一套檔案的完整并使其載體一致，有的長(zhǎng)期保存，保證了日后檔案利用工作的順利進(jìn)行。換而言之，這將使檔案的利用價(jià)值與保管價(jià)值趨于一致，為實(shí)現(xiàn)合作科研項(xiàng)目檔案工作的目的提供了前提條件和根本保障。

二、合作開(kāi)發(fā)的合同或協(xié)議中應(yīng)增加有關(guān)的檔案管理問(wèn)題的條款內(nèi)容

隨著合作科研項(xiàng)目數(shù)量的不斷上升，合作開(kāi)發(fā)的技術(shù)合同或協(xié)議內(nèi)容日益詳盡和規(guī)范。但是，在這些合同或協(xié)議中，往往唯獨(dú)沒(méi)有關(guān)于檔案管理問(wèn)題的條款內(nèi)容。這給合作科研項(xiàng)目的檔案管理工作難免帶來(lái)了后遺癥、即常常使合作科研項(xiàng)目的檔案管理工作處于混亂和無(wú)序的局面。因此，為了做好合作科研項(xiàng)目的檔案管理工作，我們呼吁有關(guān)科研單位在簽訂科研項(xiàng)目合作開(kāi)發(fā)合同或協(xié)議時(shí)，合同或協(xié)議中應(yīng)增加有關(guān)檔案管理問(wèn)題的條款。其內(nèi)容至少應(yīng)包括下述幾點(diǎn)：1.這一科研項(xiàng)目的檔案最終由誰(shuí)保管。2、各參與單位應(yīng)承擔(dān)的檔案管理責(zé)任、義務(wù)及享有的權(quán)利;3、對(duì)歸檔科技文件材料的形式要求;4、檔案材料匯總移交的時(shí)間和方式。這樣，合作科研項(xiàng)目的檔案管理工作就有了合同或協(xié)議的規(guī)范和制約，從而可以使該項(xiàng)目的檔案管理工作有章可循、有法可依。只有這樣，才能確保合作科研項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、各參與單位的檔案管理部門應(yīng)對(duì)合作科研項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督

項(xiàng)目的各參與單位往往在地域上有一定的距離，平時(shí)相互直接聯(lián)系不是很方便。因此，合作科研項(xiàng)目檔案在形成和積累這一重要階段的管理，不太可能由某一協(xié)作方統(tǒng)一負(fù)責(zé)實(shí)施。另外，盡管不少科研工作者在進(jìn)行科研活動(dòng)過(guò)程中、因科研工作本身的需要，常常具有積累、保存科技文件材料的習(xí)慣，然而，一方面，往往這些被保存的文件材料在載體規(guī)格形式或書(shū)寫(xiě)材料等方面與檔案管理要求會(huì)有距離，另一方面，一旦科研項(xiàng)目完成某一段落，不少檔案意識(shí)不強(qiáng)的科技工作者，往往會(huì)將以前用過(guò)的材料隨手放在一邊，不注意及時(shí)整理和保管，極容易造成材料的缺損或遺失。因此，各參與單位的檔案管理部門應(yīng)對(duì)合作科研項(xiàng)目的檔案工作及時(shí)進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。如給課題組及時(shí)發(fā)放科研工作記錄本，提出歸檔要求，告知?dú)w檔范圍、定期或不定期對(duì)其科技文件材料的形成和積累工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正等等。這樣，可以避免因各參與者檔案意識(shí)參差不齊而直接影響整個(gè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的結(jié)果，切實(shí)提高合作科研項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

四、堅(jiān)持“四同步”，重點(diǎn)抓住鑒定關(guān)

管理工作的“三納入、四同步”是我們長(zhǎng)期工作實(shí)踐中取得的成功經(jīng)驗(yàn)之一。“三納入”就是將檔案工作納入單位工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入單位職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中。 “四同步”是指下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成情況同步，驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科技檔案材料同步，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。對(duì)于合作科研項(xiàng)目的檔案管理工作而言，因?yàn)楦鲄⑴c單位的合作和聯(lián)系往往是臨時(shí)性的，其間的關(guān)系是松散的，因此，不可能有共同的科研工作規(guī)劃、科研工作管理制度等，所以，“三納入”并無(wú)多大意義。我們認(rèn)為，做好合作科研項(xiàng)目的檔案管理工作，重點(diǎn)要抓住鑒定這一關(guān)。這是因?yàn)椋献骺蒲许?xiàng)目鑒定時(shí)，各協(xié)作單位的主要科技人員都將到會(huì)參與，此時(shí)對(duì)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行全面的檢查和驗(yàn)收，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，大家面對(duì)面都在場(chǎng)，很容易圓滿解決，可以有效地保證項(xiàng)目檔案的完整齊全。否則，等鑒定工作一結(jié)束，則協(xié)作各方之間的協(xié)作關(guān)系也常隨之解散，那時(shí)如果發(fā)現(xiàn)檔案的質(zhì)量問(wèn)題，想補(bǔ)救恐怕為時(shí)已晚，常常有事倍功半、難遂人愿了。總之，抓住鑒定關(guān)，誠(chéng)為做好合作科研項(xiàng)目檔案工作最重要，同時(shí)也是最有效的措施。