檔案保密性與開放性研究

袁亞妮

摘要：企業(yè)檔案管理的工作涉及商業(yè)機(jī)密，工作中一些不規(guī)范行為會嚴(yán)重威脅企業(yè)安全和商業(yè)秘密。本文從企業(yè)檔案開放前的準(zhǔn)備工作、正式企業(yè)檔案開放性與保密性的矛盾、建立健全監(jiān)督管理機(jī)制、創(chuàng)新檔案保密服務(wù)手段、企業(yè)檔案開放性與保密性的辯證關(guān)系等五方面入手，深入探究企業(yè)檔案的開放性與保密性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;保密服務(wù);開放利用

中圖分類號：G278 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

前言

如今，企業(yè)所了解的主要信息已經(jīng)成為眾多企業(yè)發(fā)展的命脈，信息關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展和走向，一個(gè)企業(yè)如果沒有科學(xué)的檔案管理機(jī)制，那么必定不能長期經(jīng)營管理。因此，要重視企業(yè)信息所帶來的思維，做好信息管理工作，探究企業(yè)檔案的開放性與保密性，減少企業(yè)不必要的資源浪費(fèi)與流失。

一、企業(yè)檔案開放前的準(zhǔn)備工作

企業(yè)檔案的開放與利用是發(fā)揮檔案信息資源功能的關(guān)鍵舉措，也是做好企業(yè)檔案保密工作的現(xiàn)實(shí)所需。首先，要做好企業(yè)檔案的分類整理。對原始檔案分類整理的過程中，要參考企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，鑒別好涉密檔案和非涉密檔案的工作，為后期企業(yè)檔案的開放與利用打下良好基礎(chǔ)。其次，要認(rèn)真建立檔案號。依據(jù)企業(yè)檔案的開放與利用的真實(shí)需要，建立健全檔案號，方便日后檔案的管理與檢索，在提升檔案利用效率的基礎(chǔ)上，確保歸檔時(shí)未失密。最后，要建設(shè)多元化企業(yè)檔案檢索途徑，繪制功能齊全、檢索快捷、文字?jǐn)⑹鲂耘c專題性檢索工具，引起重要業(yè)務(wù)檔案管理與保護(hù)的重視。比如：國網(wǎng)湖南省電力有限公司懷化供電分公司在企業(yè)檔案開放前要求接觸保密文件的工作人員必須思想、道德素質(zhì)高，政治上可靠;不允許復(fù)印機(jī)密文件，嚴(yán)格檢查文件登記記錄;制定嚴(yán)密的傳真機(jī)管理制度，并監(jiān)督管理打字室與檔案室;派專人使用財(cái)務(wù)部計(jì)算機(jī)并進(jìn)行加密措施。

二、正視企業(yè)檔案開放性與保密性的矛盾

只要存在企業(yè)檔案，就會出現(xiàn)企業(yè)檔案開放性與保密性的矛盾，并且這個(gè)矛盾會隨著企業(yè)檔案利用與保管的變化而變化。所以在實(shí)際工作的過程中，要站在唯物主義的角度處理和審視開放性與保密性之間的關(guān)系。在確定保密期限與密級等其他方面，要嚴(yán)格依照國家的法律法規(guī)辦事，不允許私自擴(kuò)大保密范圍。并且，不允許“因噎廢食”，不能因?yàn)橐Ｃ芫桶褭n案漠然置之，甚至拒絕提供利用，人為制造檔案價(jià)值的流失與凝固[1]。要能用辯證的角度看待問題，分清使用對象和目的，假設(shè)在可提供的范圍內(nèi)，要遵循相關(guān)保密規(guī)定，充分利用、深入挖掘檔案信息;除此之外，還要時(shí)刻關(guān)注檔案的動向，及時(shí)調(diào)整好保密范圍，做好密級變更與解密的工作。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，機(jī)讀文件日漸增加，企業(yè)檔案管理人員開始完善電子檔案，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)推動了檔案信息的資源共享，卻也給保密工作增加了難度。

三、建立健全監(jiān)督管理機(jī)制

首先，作為企業(yè)檔案工作的管理者，要大力支持企業(yè)檔案管理工作，摒棄重管理輕利用的老舊思想，重視創(chuàng)新改革，在財(cái)力、人力、物力上都給予一定支持。其次，要激發(fā)企業(yè)檔案管理工作人員管理和利用檔案的意識，主動培養(yǎng)時(shí)效性，注重公開性和公眾性檔案資源開發(fā)利用的工作理念，開發(fā)檔案管理服務(wù)觀點(diǎn)。最后，要明確檔案管理工作人員的職責(zé)，保證檔案的安全性和完整性，提高管理者的緊迫感與責(zé)任感，真正認(rèn)識到信息化背景下，強(qiáng)化保密工作的實(shí)際意義。例如：國網(wǎng)湖南省電力有限公司懷化供電分公司要完善企業(yè)檔案信息資源的相關(guān)考察制度，成立專業(yè)分析團(tuán)隊(duì)，針對檔案開發(fā)與利用的實(shí)際情況定期檢查，研究檔案利用情況，尋找適合自身實(shí)際發(fā)展需要的路徑，切實(shí)為企業(yè)將來的發(fā)展決策作出必要參考。

四、創(chuàng)新檔案保密服務(wù)手段

企業(yè)把檔案案卷實(shí)行目錄數(shù)字化，完善目錄查詢系統(tǒng);大量收集錄音、照片、文本、視頻等相關(guān)數(shù)字信息，做好電子文件歸檔工作，嚴(yán)格篩選和整理重要檔案信息，建成各類型數(shù)據(jù)庫;用錄入或掃描等數(shù)字化技術(shù)將具有主要參考價(jià)值的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子信息，建成數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)提供有效服務(wù);企業(yè)應(yīng)開發(fā)并利用適合現(xiàn)代化檔案管理的系統(tǒng)，使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨時(shí)隨地查閱、檢索檔案，還可以進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作，既提高企業(yè)檔案管理效率，還有效降低檔案泄密、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。這樣還可以將企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變成價(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識管理模式，為企業(yè)變革管理提供信息、組織、流程一體化的整合[2]。企業(yè)檔案的數(shù)字化、多元化、信息存儲和處理都將成為企業(yè)檔案未來發(fā)展的必然趨勢。

五、企業(yè)檔案開放性與保密性的辯證關(guān)系

企業(yè)檔案開放性與保密性的辯證關(guān)系是矛盾關(guān)系。一方面，企業(yè)檔案通過非全方位的方式向全社會開放利用，并對檔案利用范圍和形成時(shí)間進(jìn)行保密性規(guī)定，還有對檔案利用者的限定，主要包括：檔案形成后的某一段時(shí)間內(nèi)開放;保密期限失效后要再次確定檔案的密級實(shí)行定密工作;界定檔案傳閱范圍和使用者權(quán)限等。另一方面，在保密階段的檔案，不是“死檔案”，它具有潛在的利用價(jià)值，只是由于特別原因而給予限制。正是因?yàn)闄n案的保密性特點(diǎn)，證明了保密檔案包含重要價(jià)值特性，在將來某一階段仍有開放的必要性。例如：國網(wǎng)湖南省電力有限公司懷化供電分公司設(shè)立專人密切關(guān)注檔案的密級狀態(tài)，及時(shí)變更密級，根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際需要保持密級的動態(tài)性，解密后的檔案就含有開放性，工作人員要及時(shí)劃定密級或是延長保密期限，在保密的前提條件下最大限度地發(fā)揮檔案價(jià)值。

結(jié)語

總之，要加強(qiáng)企業(yè)檔案開放與利用環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，完善企業(yè)檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，強(qiáng)化檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，始終堅(jiān)持將開放保密放在首要位置。網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的迅速發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)檔案開放便利的同時(shí)，還要做好網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全保密工作，全方位、多角度提高網(wǎng)絡(luò)電子檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]陳清.圖書館歷史檔案情報(bào)信息保密性與開放性的均衡化[J].山西檔案，2017（05）：113-115.

[2]劉若凌，李鳳蓮.血站檔案保密性與開放性探討[J].勞動保障世界，2017（20）：40.