試析我國基層人力資源和社會保障檔案的管理要點

王蘭蘭

摘要：隨著社會主義現代化建設的蓬勃發展，我國基層的人力資源管理與社會保障制度也逐漸趨于完善。勞工問題得到了更好地改善后又使民生問題也得到了切實地解決。開發人力資源，開展社會保障工作，是人力資源社會保障部門的任務，只有肩負起社會責任，更好地完成工作使命，才能提高人力資源及社會保障檔案管理工作水平，促進社會的發展。文章首先對人力資源及社會保障檔案管理存在的問題進行了分析，并提出了相關措施及建議。

關鍵詞：人力資源;社會保障;檔案管理;要點

隨著時代的發展，社會的進步，民生問題也越來越普遍，而人力資源和社會保障部門肩負著保障民生，服務人民的使命。而人社部門的工作也與廣大基層群眾的利益息息相關。檔案管理工作的工作質量及工作水平對人力資源和社會保障系統的運轉有著深遠的影響，如果人社部門沒有較好地做好檔案管理工作，那么人力資源和社會保障系統也會隨之癱瘓。但是隨著社會保障機制的增多，資金的增加，檔案的數量也在與日俱增，這一現象大大加強了人力資源和社會保障部門的工作難度及管理難度，并且滋生了一系列問題。所以人社部門應及時發現問題，分析研究問題，對相關問題制定合理的策略，提高管理水平，增強服務意識，更好地服務于社會，服務于人民。

一、人力資源和社會保障檔案管理現狀

（一）對檔案管理工作重視度不足

無論是對社會發展還是對個人來說，人力資源和社會保障管理工作都有著重要的作用。但是相關部門對檔案管理工作的重視度仍然不足，部分地區還停留在初步階段。因為有關部門對檔案管理工作不重視，所以勢必會造成資金匱乏、人員短缺的現象，工作效率降低。除此之外，為了保障檔案的真實性和有效性，工作人員需要對紙質檔案和電子檔案進行集中管理，并需要反復檢查檔案內容，確保萬無一失。假如對檔案管理工作重視不足的風氣盛行，那么基層檔案管理人員也無法認識到檔案管理工作的重要性，其外，檔案管理工作本身便枯燥乏味，那么勢必會造成工作人員沒有工作積極性，消極怠工現象的滋生。這樣不僅工作效率會大幅度降低，服務水平也得不到保障。

（二）管理方式滯后

因為需要進行管理的檔案多是個人檔案，所以人力資源和社會保障的檔案管理工作具有數量繁多、工作量大的特點。這就需要人力資源和社會保障部門制定科學合理的管理方針以指導工作的開展，這樣才能在減少工作人員的工作壓力的同時提高工作效率。當下的管理方式主要分為“卷”整理及“件”整理，這兩種管理方式對工作進展的影響各有利弊。例如在進行“件”檔案整理工作時，因為檔案數量繁多，工作量較大，“件”檔案管理方式又屬于一種繁瑣的管理方式，所以難免會造成檔案歸檔產生偏差的現象。“卷”檔案管理方式是一種便于保管檔案的方式，一定程度上可以保障機密檔案的安全性和保密性，但是組卷普遍繁瑣，其實并不適合檔案的安全保管。綜上所述，我們可以知道當下人力資源和社會保障檔案管理方式仍相對落后，優化檔案管理方式刻不容緩。

（三）檔案管理人員專業能力和素質有待提高

人力資源和社會保障檔案管理工作并不是一份不需要專業技能支撐人人都可以做的工作，反之，它具有極強的專業性，所以檔案管理工作人員需具備與之相匹配的專業素養與技能水平。但當下檔案管理人員人數眾多，成分冗雜，在專業技能方面存在著較大的問題。形成這一問題主要有兩個原因：其一是檔案人員更換過于頻繁，這一定程度上導致了工作人員工作積極性的下降，注意力無法集中的現象。此外還有部分人力資源和社會保障檔案管理部門聘用一些兼職人員，兼職人員普遍不具備專業技能素養，并且不熟悉工作流程，通常無法完成工作任務，這便大大打擊了管理工作的效率，降低了工作水平。其二是檔案管理人員普遍缺乏服務意識，對檔案管理工作缺乏重視，更甚者不能遵守相關法律規定，違章違紀，擅用私權泄露機密信息。所以，檔案管理人員的專業能力水平和精神素養有待提高。

（四）欠缺數字化管理

當下是互聯網信息時代，為了緊跟時代潮流，一些傳統行業也紛紛使用互聯網信息技術擴大自己的行業優勢。人力資源和社會保障檔案管理部門也應該將信息技術廣泛地應用到工作之中，建立健全數據信息管理體系，完善工作方針規劃。將信息技術應用于管理工作中不僅可以極大地提升工作效率，減小工作壓力，更能為廣大群眾提供更優質的服務。但時下數字化、信息化尚未達到完善，尤其是在管理方面，數字化管理系統仍缺乏精確度，程序也較為復雜，有時會出現文件丟失遺漏的問題。除此之外，實時更新人力資源信息仍是一個有待解決的難題，數字數據庫并沒有實現完全的數字化管理模式，大多人力資源和社會保障檔案管理工作仍然采用傳統的工作模式，即書面記錄的形式。但是傳統的工作模式不僅浪費時間、人力、物力，更是極大地拉低了工作效率。

二、人力資源和社會保障檔案管理工作的重要性

自從出生起我們每個人都會擁有自己的檔案，檔案也記錄著我們的關鍵信息，無論是求職還是出行，相關部門都會以檔案作為直接參考對象。例如求職過程中，人力資源部門便是通過一個人的檔案了解他的基本信息，如畢業院線、獲獎經歷、工作經歷等等，再進行深入的分析和比較，選擇出最合適的人在最合適的崗位開展工作，所以檔案在一定程度上激發了人們對于工作的熱情。從求職角度來看，人力資源檔案為求職者尋找合適的工作提供了巨大的空間，為求職者提供了更多的就業選擇，大大提高了人們工作的便捷度。應聘時求職者不需要大費口舌介紹自己的基本信息，只需要拿出檔案便一目了然。當然，檔案并不是對求職者或學生有著積極的作用，基層群眾、廣大勞動人民同樣也擁有著屬于自己的檔案，檔案在一定意義上幫助他們解決了許多問題，如就業問題、搬遷問題等等。所以人社檔案不僅維護人們的利益，更為人們的生活提供幫助，它對人們來說至關重要。人力資源和社會保障部門應加大對檔案管理工作的重視，提高工作效率，強化服務意識，使人社檔案可以更好地造福于人民。

人力資源和社會保障檔案不僅對人民有著巨大的作用，它對社會發展同樣有著深遠的影響。人力資源和社會保障檔案管理工作的順利實行可以為社會提供完美的保障，還能使跨區域行業流動服務水平更上一層樓。

三、優化人力資源和社會保障檔案管理措施

（一）實行檔案統一管理制度

因為人力資源和社會保障檔案管理工作有著分散性的缺點，這一缺點極大地降低了工作效率，嚴重地損耗了人力、物力。所以在新時期的大背景下，人力資源和社會保障部門應實行統一的管理制度，工作的開展可以從以下幾點著手。

第一，設立相關部門。首選人社部門應成立一個專門的檔案中心，該中心應專門負責檔案管理工作，如收集、管理、傳遞、利用等等。而對于分散在其他部門的檔案應該采取統一清查的方式，確認每一份檔案所在地點，防止日后工作遇到阻礙，如出現檔案遺漏、丟失問題等。在統一的管理模式下，推進檔案管理工作的規范化、完善化，為群眾提供更優質的服務。

第二，建立健全相關規章制度，主要為收集、裝訂、歸類一體化的工作制度，并要求工作人員嚴格遵守，按制度形式，保證統一管理模式的實行。

第三，人社部門的領導層應該加大對檔案管理工作的重視度，同時成立專門的工作組，領導檔案管理工作的開展。

第四，完善檔案管理部門的基礎設施建設，提供優質的設備提高管理工作的工作效率和工作水平，保證工作的高效性。

第五，還要加強對檔案存放室的管理力度，優化檔案存放室環境，做好防潮、防火，防蟲的三防工作，為檔案管理工作的順利開展提供環境優勢。

統一管理制度的核心便是將工作從整體上進行統一規劃，徹底消除從前各顧各的工作現象，加強部門與部門之間的交流與合作，制定科學合理的措施推動管理工作的進展。

（二）優化檔案整理方式

人力資源和社會保障系統檔案管理工作具有流程繁瑣復雜、工作量大、群體性強的特點，所以制定一個可行性較強的整理方式對提高管理水平有著巨大的幫助，還能大大減少工作人員的壓力。首先，應將卷宗材料的收集方法趨于完善，在案件辦結后也要對文檔資料進行嚴密地核查。對于不完整的材料要及時地予以補充，不需要的材料應及時遺棄。其次，要采取分類的方式整理檔案，例如可以根據地區、公司等對檔案進行分類，方便查閱。最后，建立統一的立卷標準至關重要，這樣可以有效地避免主觀差異，防止問題滋生。

（三）提升檔案管理人員素質

檔案管理人員是檔案工作的核心，負責著全部工作內容，所以若想管理工作水平提高，那么檔案管理人員素質也要獲得提升。第一、對應聘人員進行嚴格的考核工作，選擇合適的人選任職管理工作，除了具備專業技能外更要具有服務意識和責任意識。第二、定期開展專業培訓活動。通過培訓提高工作人員的專業能力，強化責任意識。

（四）完善檔案數字化管理能力

將信息化、數字化與檔案管理工作有機結合可以大幅的提升工作效率，為廣大群眾提供更優質的服務。這便需要檔案管理工作逐漸實現由傳統紙質辦公模式向數據化、信息化辦公模式的轉變。數字化管理主要包括信息軟件系統的應用、電子財務系統、指紋采集系統等等，人社部門應將這些技術與管理工作結合，提高工作水平。

四、結語

人力資源和社會保障系統檔案管理不僅影響著人民的生活水平，更與社會的發展進程息息相關，它切實關乎廣大基層群眾的利益。但是因為人力資源和社會保障系統檔案管理工作具有工作量巨大、工作流程繁瑣、群體性強等特點，所以人社部門需要具體問題具體分析，根據出現的問題制定行之有效的措施，對檔案管理工作進行深入地探索，極力提高檔案管理工作的管理水平和服務水平，為廣大人民群眾謀幸福，為社會的穩定發展添動力。

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（作者單位：山東省青島市膠州洋河鎮政府）