浙江廣電法律事務管理系統的設計與實現

陳舒枝

浙江廣電集團合同管理系統自2010 年正式啟用以來，流轉的合同數量逐年遞增。近幾年來，集團合同種類不斷擴大，法律關系復雜，企業糾紛案件呈現類型多樣化，集團成立法律事務部，職責進行細化，集團各單位對于進一步規范集團合同管理提出了更高要求。

從維護集團法律責任利益出發，為了加強集團各單位管理、規范合同管理業務流程、提高合同擬定效率和規范性，集團對原合同管理系統進行功能的升級完善，建成適應集團事業發展的法律事務管理系統。

1 系統設計目標

系統依托集團辦公自動化基礎平臺，運用大數據和云計算技術，對原合同管理系統進行升級改造，構建全新的法律事務管理系統。

升級完善合同管理系統的原有功能，應對集團廣播電視各頻道和各業務部門的多種需求。規范法律事務工作流程和合同審批流程，明確管理職能和權限，系統中內置格式合同及合同范本供集團各單位使用。保證數據可完整保存歸檔，可快速檢索查詢，信息共享便捷，方便有關單位及時掌握信息、分析決策。

2 系統功能設計

集團近年來經營模式多樣，目前采用的組織模式是職能制+事業部制（分公司）形式，系統建設采用集中決策、分級管理方式，對集團各職能管理部門、各廣播電視頻道、各中心分級管理，進行權限分配，各盡其責，并確保各自單位的信息獨立和權限隔離；集團各種類型的合同簽訂、把關審核、事后監督等歸口各職能管理部門，合同履行由各單位、頻道自行執行，同時接受法律事務部的監督和指導；由相應的職能管理部門在集團辦公自動化基礎平臺上進行各類合同的有效規范管理，全程覆蓋合同的起草簽訂、審批、履行、備案歸檔及風險管控等。

法律事務管理系統由業務管理、項目管理、財務管理、法務管理、查詢統計、數據管理、流程管理等7 個功能模塊組成，合同業務管理是法律事務管理系統的核心（合同業務管理功能總體架構見圖1），項目管理主要是對各類合同進行有效規范管理，數據管理是對客戶信息、樣本合同、合同歸檔等數據信息進行管理，流程管理是對合同簽訂、審批、執行、歸檔等流程進行管理。

圖1 合同業務管理功能總體架構圖

2.1 項目管理

主要完成集團工程項目的合同管理和維護以及與項目相關文檔的管理，包括項目立項材料、批準文件、需求分析報告、招投標文件等，便于查詢和管理。

該模塊要求與辦公自動化基礎平臺的項目管理模塊對接。項目管理對接招投標業務、資產管理業務和財務管理業務并實現相關文件數據、業務數據的統一管理。

2.2 合同業務管理

對集團各類合同的業務信息進行管理，包括合同的審批、簽訂、登記、履行，還包括了示范樣式合同的管理。

集團目前合同類型較多，主要包括了設備采購合同、物資采購合同、廣告合同、節目覆蓋合同、節目購銷合同、藝人演出合同、舞美委托合同、基建合同、技術服務合同等，各單位可根據實際需求對格式合同進行修訂，但必須經集團法律事務部審核確認方可使用。

一般簽署書面合同必須經集團法律事務部審核，各部門單位在合同起草階段，在系統中根據所需選擇新建合同類型（系統中根據需要已涵蓋標準合同、示范合同、其他類型合同三大種類），填寫基本信息，上傳合同正文，經所屬部門單位的法務聯系人審核、領導簽字同意，再經集團法律事務部修改審核通過，才能進行書面合同的簽訂、蓋合同章。

2.3 法務管理

對推送到法務管理模塊的合同進行法務流程審閱和管理，還提供相關法律法規的信息查詢以及相關合同范本的參考。集團法律事務部可以進行流程管理，并提供法律法規的依據和相關示范合同的參考。

2.4 數據管理

實現對客戶信息、樣本合同、合同歸檔等數據信息進行管理。客戶信息的維護管理是對客戶和合作單位信息的相關管理和維護，各類合同的管理人員可以對屬于自己合同種類的客戶信息或者合作單位進行信息維護，還可以查詢指定客戶的合作情況、簽訂的合同信息以及履約情況。數據管理還包括對系統人員管理如權限分配、角色管理等。

2.5 財務管理

可以查詢已簽訂合同的總額、初擬/核算價格、簽訂方式、付款情況。可以通過系統發起該合同的付款申請、收款申請，經過審批流程后完成收票和開票操作。并且能夠查詢收開票和收付款記錄。

2.6 查詢統計

實現對已簽訂的合同進行查詢統計，按照類別、合同金額、合同執行情況、付款情況等多種要求進行統計，并導出成標準報表、自定義報表等多種格式的報表，支持表單、直方圖、餅圖等圖表。統計好的報表可以進行導出、打印等操作，也可導入電子表格到系統后生成報表，供合同管理人員及時察看、監督合同信息及收付款情況。

2.7 訴訟糾紛管理

主要實現集團各部門、單位法律糾紛案件處理的管理、協調、業務流程、統計查詢等功能。集團的合同種類不斷擴大，在與外界的經濟活動中經常會出現一引動法律糾紛，法律糾紛案件影響集團的經濟效益、品牌聲譽和正常秩序，關乎集團生存發展，積極預防重大法律糾紛顯得日益重要，因此基于集團整體戰略考量，為了保護集團合法權益，需要對法律糾紛案件加強管理，及時提出風險警示。

2.8 移動端合同管理

系統根據客戶端不同需要開發三套軟件，分別是PC 端管理系統和iOS App 客戶端軟件、Android App 客戶端軟件。iOS App 客戶端軟件和Android App 客戶端軟件可實現PC 端管理系統的部分功能，提供法律事務管理系統的實時信息和服務，如隨時查看業務信息以及審批任務等，并能夠做出快速回復。具體應包括待辦事宜處理、移動審批、工作消息提醒等功能。

3 開發工具

系統開發采用Java 技術和J2EE 平臺下Web 開發框架開發，目前J2EE 是市場上主流的企業級分布式應用平臺的解決方案，確保數據安全，功能穩定，實施方便并易于擴展，數據庫使用企業級Oracle 數據庫。

系統建立在集團辦公自動化基礎平臺之上，采用辦公自動化基礎平臺的統一用戶管理、工作流平臺、統一消息平臺以及報表統計中心作為系統的支撐平臺。系統部署在“中國藍”云平臺，系統安全策略由云平臺提供。

4 結語

集團法律事務管理系統從維護集團法律責任利益、規范集團合同管理業務流程、提高集團合同擬定效率和規范性出發，完善與增強了原合同管理系統的功能，擴大了使用涉及面，明確了管理職能，規范了工作流程和審批流程，為防范合同風險、規范經濟行為、減少合同執行糾紛提供了強有力的支持。系統兼容PC 端和移動端，充分提高了管理和服務工作效能。