淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

吳春亮

摘要：隨著社會經(jīng)濟和科學技術的快速發(fā)展，各領域的工作都發(fā)生了翻天覆地的變化。事業(yè)單位是我國特有的職能形式，主要負責市政公共事業(yè)、依靠財政撥款生存。要想實現(xiàn)與時共進，各事業(yè)單位就要轉(zhuǎn)變思想進行工作變革。檔案管理不僅是事業(yè)單位生存發(fā)展的紀錄，更是后續(xù)工作開展的憑證和依據(jù)，其重要作用不言而喻。當前很多事業(yè)單位對檔案管理不夠重視，致使管理工作中存在多種問題亟待解決。本文以檔案管理的重要作用為切入點、詳細分析事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題并提出若干解決策略，力求為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展增添助益。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;主要問題;公共事業(yè)

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要構(gòu)成，是單位決策和參考的依據(jù)。事業(yè)單位檔案管理工作具有工作量大、繁瑣復雜的特點。要想充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價值，工作人員就要做好資料信息的采集、保存、管理等工作，不斷提升檔案價值。當前，網(wǎng)絡已實現(xiàn)了全覆蓋，信息技術早已應用于各行各業(yè)并取得了可喜的成果。為應對市場變化，事業(yè)單位也要積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作，充分利用現(xiàn)代化信息技術，確保檔案信息的準確性和安全性、保持檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)定。

一、檔案管理的重要作用

事業(yè)單位檔案管理工作是指單位內(nèi)部檔案管理部門對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。具體包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等內(nèi)容，其重要作用體現(xiàn)為以下幾點：一是決策參考。檔案管理屬事業(yè)單位行政管理工作范疇，是單位制定各項規(guī)章制度的主要參考依據(jù)。二是憑證功能。事業(yè)單位檔案可分為人事檔案和業(yè)務檔案，詳細真實地記錄單位的日常活動，具有憑證功能。三是與事業(yè)單位文化密切相關。檔案是事業(yè)單位文化的重要構(gòu)成，它包含單位的發(fā)展歷程，是事業(yè)單位精神文化與價值觀的融合和體現(xiàn)。四是證據(jù)功能。檔案信息具有真實性的特點，是單位業(yè)務活動的真實寫照，有助于明晰責權(quán)，保障單位和職工的合法利益。五是教育資源。檔案詳細記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，在培訓員工時，它可以被當作教材或參考資料，具有較強的說服力。

二、當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

（一）多數(shù)單位對檔案管理不夠重視

由于事業(yè)單位的特殊性質(zhì)，很多領導干部都存在重業(yè)務輕管理的問題，尤其是職能邊緣化的部門，領導檔案管理意思薄弱，缺少正確的管理認知，不在意內(nèi)部的管理，更不會給予檔案管理人員相應的待遇，使得檔案科室的工作人員責任心差，工作不積極，日常工作蒙混現(xiàn)象嚴重。當前，很多事業(yè)單位領導不了解檔案管理工作的具體內(nèi)容，無法體會檔案管理工作的重要性。檔案理念的匱乏使得檔案管理水平無法提升，日常工作錯漏百出，對事業(yè)單位的健康發(fā)展無法起到積極的促進作用。

（二）缺少專業(yè)檔案管理人才

目前，多數(shù)事業(yè)單位沒有設立單獨的檔案管理人員，多為兼職或臨時借調(diào)。部分規(guī)模大、檔案數(shù)量多的單位設立了專職人員，但通常年齡較大，沒有經(jīng)過專業(yè)學習，對專業(yè)知識掌握的較少，更沒有參加過相關技能培訓，各別檔案管理老員工還不會操作計算機，大大拖累了信息化建設的腳步。簡單來說，就是事業(yè)單位檔案管理人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求。

（三）缺乏檔案管理制度

檔案管理工作具有工作量大、細微繁瑣、要求嚴格的特點，不建立完善的管理制度則無法實現(xiàn)預期的管理效果。按相關部門要求，多數(shù)事業(yè)單位都建立了檔案管理制度，但照搬挪用現(xiàn)象嚴重，沒有從單位自身特點出發(fā)，落實執(zhí)行不到位，制約了制度效力的發(fā)揮。部分單位雖依照制度開展工作，但受限于制度設計存在的缺陷，使得各部門間無法順暢溝通，影響了檔案整理的及時性，拉低了檔案管理的效率。

三、提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的相關策略

（一）摒棄傳統(tǒng)的管理理念

管理理念的建立應從事業(yè)單位的領導隊伍抓起。通過大力宣傳和理論學習，提升單位管理層的檔案管理工作認知，提高對檔案管理工作的重視，并起到榜樣和引導功能。管理觀念的轉(zhuǎn)變有助于提升事業(yè)單位人員對檔案管理的重視，建立正確的檔案認知，確保信息資料收集及時、準確。為提升檔案管理效率，各事業(yè)單位要從自身實際情況出發(fā)，編制具有實際性和可行性的管理考核機制，制定明確的考核指標和工作標準，落實崗位責任、明清責權(quán)。實行領導責任制，組建專門的考核小組，分級評定管理工作，按工作完成情況給予獎勵，充分激發(fā)員工的積極性。

（二）高度重視檔案管理工作的保密性

檔案資料記錄的是事業(yè)單位運營期間的重要信息，很多內(nèi)容涉及單位機密、需要保密管理。為確保檔案管理的保密性，各單位要按照國家相關標準選擇場所、建造辦公室，以獨立性好、安全性強為最佳。檔案管理人員是檔案工作的直接負責人，其素質(zhì)高低直接影響保密工作的開展。因此，在選擇檔案室管理人員時，應以責任心、專業(yè)技能、管理經(jīng)驗為考察標準。其中，責任心是最主要的標準。值得強調(diào)的是，非工作人員嚴禁進入檔案室。各事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員參加相關培訓，提升專業(yè)技能，確保檔案管理工作的保密性。

（三）開發(fā)檔案信息資源

各事業(yè)單位要想充分開發(fā)檔案管理信息資源，就要先從管理思想和管理方式入手，建立現(xiàn)代化管理理念，用科學技術指導具體工作。提升對檔案信息資源的重視程度，優(yōu)化工作質(zhì)量，使其對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生積極的促進作用。為提升工作人員的積極性，各單位可按實際情況采用多元化的檔案信息匯編方式，拓寬檔案信息的內(nèi)容范圍和收集渠道，為單位領導層決策提供真實有效的參考。各事業(yè)單位還應注意使用現(xiàn)代化技術，通過構(gòu)建網(wǎng)絡平臺，幫助提升信息資源采集的效率，讓檔案服務工作更上一個層次。增加檔案信息的公信力，創(chuàng)建健康的檔案管理工作環(huán)境。

（四）全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當前社會是知識的社會、是信息技術的時代。在此背景下，作為事業(yè)單位的珍貴資源，檔案的管理和保存更顯重要，必須安排專業(yè)人員進行管理。某些事業(yè)單位成立的時間長、留存的檔案資料多，如執(zhí)法單位和業(yè)務單位，其檔案管理工作對專業(yè)性和實踐性要求較高。如果工作人員經(jīng)驗不足，會給案管理工作的順利開展造成阻礙，制約礙檔案資料價值的發(fā)揮。為實現(xiàn)檔案價值最大化，各單位要同時加強管理人員的職業(yè)道德培訓和專業(yè)技能培訓，引導檔案管理人員樹立崇高的職業(yè)道德和責任感，提升信息化檔案技能和文字編輯能力，為事業(yè)單位的良性運營奠定夯實的基礎。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案是事業(yè)單位生存發(fā)展的基礎，其重要性不言而喻。信息時代的到來給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，各事業(yè)單位應積極應對，建立現(xiàn)代化檔案管理認知、不斷分析管理工作中存在的各種問題并及時制定各種應對措施，突破管理工作瓶頸、不斷創(chuàng)新管理思維、充分利用信息技術優(yōu)勢助益檔案價值發(fā)揮，為事業(yè)單位的健康發(fā)展保駕護航。

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