輔助軟件在ERP系統中的應用研究

張帆 福建福清核電有限公司

一、前言

本文站在ERP系統實施中一個比較獨特的角度，即從輔助類軟件角度來分析其應用特點和應用效果，提出了為什么輔助類軟件能夠應用于ERP系統的實施過程的論題，并得出了輔助類軟件與ERP系統相輔相成的共贏結論。

二、ERP系統實施主要問題

（一）自定義開發困難，局限性高

ERP系統數據相關度高，因此，自定義開發的局限性也比較高。對于一些業務，如報表、流程等，業務人員很難從前臺直接對系統進行配置，需要IT人員進行后臺開發。

（二）系統不夠靈活和人性化

ERP系統的報表格式較輔助類報表工具而言，其格式比較復雜難讀，且取數和修改數據操作不靈活，很難適應國內企業復雜的報表需求。

（三）系統本身不具備某些功能或功能不夠強大

ERP系統本身沒有智能分析功能和UPK功能，另外，其工作流由于功能缺陷（易用性差）也往往不能夠滿足企業的需求。

（四）價格比較高

ERP系統的用戶單價非常昂貴，且開發費用非常高。

三、輔助類軟件優勢和特點分析

（一）報表及智能分析軟件

報表及智能分析軟件主要用于ERP系統的數據挖掘和趨勢分析。由于ERP系統本身并不具有智能分析功能，而提取ERP數據進行分析，以供領導層決策，是ERP系統存在的重要意義之一。因此，在ERP項目中，往往都會引入智能分析軟件來輔助決策。另外，還有一類特殊的智能分析軟件，如SAP的KNOA軟件，該軟件主要支持IT維護人員來分析用戶使用系統的習慣和出錯率等信息，甚至可以包括每一個流程的每一步驟的出錯率，從而為后續針對性的流程修改和調整提供數據支撐。

報表類輔助軟件可以采用.NET、JAVA等成熟技術進行定制開發，較ERP系統自帶的報表而言，具有界面友好、靈活度高的特點。由于技術比較成熟，功能更加多樣化，能否符合國內企業報表多樣化的需求。

（二）知識分享輔助軟件

知識分享輔助軟件較傳統項目培訓文檔而言的最大特點即在于其直觀性，即可以按照操作步驟一步步的在模擬環境中進行軟件操作，既不會影響到運行環境中的數據，又可以提供用戶與運行環境一致的操作環境。同時，軟件還可以根據用戶需要提供操作教學、實際操作、錯誤糾正等實用功能。知識分享輔助軟件可以根據操作步驟自動生成項目培訓文檔，由于文檔格式可以預先設置，因此，各類文檔的標準統一、格式統一，不會存在著描述不同的情況，對于多個成員單位的操作人員培訓有著積極的意義。知識分享輔助軟件最后一個重要的功能是具有考試功能，可以對培訓員工的操作進行考核。

（三）工作流軟件

1．配置靈活，使用廣泛

第三方工作流輔助軟件一般都是市面上比較成熟的工作流軟件，使用范圍較廣，在功能上配置起來非常靈活，能夠很好的適應不同企業的各種審批流需求。

2．界面友好，易用性高

第三方工作流輔助軟件可以定制開發，比較友好，增加一些輔助性的功能，對于用戶的日常使用而言，能夠有更好的體驗性。而據調查統計，如果需要用戶在軟件操作上每多走一個環節，那么會失去百分之八十的用戶體驗，第三方工作流輔助軟件的引入，很好的解決了這個問題。

3．開發、維護方便，且費用較低

第三方工作流輔助軟件往往已經通過了市場的檢驗，如基于.NET、JAVA的工作流軟件，在國內外也有很多熟悉底層開發的開發人員，因此，第三方工作流輔助軟件的開發費用和維護費用相對而言比較低。

四、輔助軟件在ERP系統中的實際應用分析

在本人所主持的某ERP項目中，就引入了以上的幾類輔助軟件，應用效果非常明顯，主要表現在以下幾個方面：

（一）彌補了ERP系統功能缺陷

引入工作流軟件對ERP系統進行了補充和完善。同時，知識分享軟件和BI、報表軟件也是對ERP系統功能的有力補充。其中，集中報表軟件的主要用于產生財務、物資、設備、資金報表，共計設計報表30余個；工作流軟件主要用于復雜工作流的審批，包括質量保證在內共計開發了7個復雜審批工作流，為項目的成功實施提供了極大幫助。

（二）提升了軟件使用效率

將工作流和報表類輔助軟件引入到ERP系統的實施過程以后，軟件的使用效率得到了極大提升，以工作流為例，在ERP系統中進行開發后，用戶反映使用十分不便，前期提出相關問題共計368項，解決326項，關閉23項，未解決19項；自引入工作流后，后期提出相關問題54項，解決39項，未解決15項。

表1 引入輔助工作流前后對比

可以看出，輔助工作流上線后，問題數量大幅下降，但是未解決問題的比例也在上升，這是由于未解決問題屬于輔助工作流也難以解決的復雜問題而導致，即ERP工作流與輔助工作流均難以解決的問題，此類問題后期采取了不走工作流的線下解決方式。

（三）提升用戶體驗和培訓效率

在ERP推廣期間，特別是用戶培訓階段，引入了一款知識分享型輔助軟件。引入知識分享輔助軟件之前，制作傳統培訓文檔共計36份，引入知識分享輔助軟件之后，共計制作教學流程14份，使用效果較傳統文檔提升明顯。調查顯示，用戶滿意度得到極大提升。用戶的操作熟練度也呈上升趨勢，單個流程的時間大幅降低。

（四）節約版權費用

引入輔助軟件，不僅在功能上對ERP系統有所幫助和提升，其低廉的開發價格和使用價格，也凸顯了輔助類軟件的高性價比，下面以輔助類軟件與ERP正常授權來進行費用對比：

表2 ERP與輔助類軟件費用對比

五、結論

ERP系統是一個整合的、規范的以財務為核心的龐大數據處理系統，它需要借助WPB、UPK、集中報表、BI等輔助軟件對數據進行收集、處理和分析。而這些輔助軟件的加入，使得用戶也能夠獲得更好的用戶體驗。反過來，輔助軟件借助ERP項目的實施，也獲得了更多的市場份額以及更多的用戶。因此，無論是對于ERP項目而言還是輔助軟件而言，都將是一個雙贏的結果。