疫情背景下企業實現無接觸式人力資源服務的數字化解決方案

延峰

中圖分類號：F272.92 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-156-02

摘 要 新冠病毒是通過近距離的飛沫或者接觸進行傳播，具有很強的傳染性。企業人力資源部門應盡量使用信息技術手段，轉變管理模式，盡力打造數字化的工作場所，利用新技術推廣無接觸式人力資源管理和服務。本文介紹了在線學習、遠程招聘、電子勞動合同、員工自助服務終端機等多種通過互聯網技術實現無接觸式人力資源服務的新手段。

關鍵詞 無接觸 人力資源服務 在線學習 遠程面試 電子勞動合同 員工自助服務終端機

新冠病毒是通過近距離的飛沫或者接觸進行傳播，具有很強的傳染性，目前有效防止交叉感染的方法，就是減少人與人之間的接觸。由此，一種新型的服務方式被大力推薦使用，那就是“無接觸”服務。在企業全面復工復產的情況下，作為人力資源管理工作者，在招聘入職、合同簽訂、員工培訓、干部考核、檔案調閱、開具證明等多個環節需要與員工接觸，在這種情況下，企業人力資源部門應盡量使用信息技術手段，轉變管理模式，盡力打造數字化的工作場所，利用新技術推廣無接觸式人力資源管理和服務，同時提高協同效率、業務透明度和員工敬業度。

一、無接觸式人力資源服務解決方案

企業為實現無接觸式人力資源服務，應在人事管理、薪酬管理、招聘管理、績效考核、培訓管理等各個管理領域推動流程的全面線上化運行，通過“制度流程化、流程表單化、表單信息化”的方式將人力資源運營管理的方方面面落實到數字化系統平臺中，實現業務集成化、流程自動化和智能化的高效運作。通過網絡會議、視頻直播，把線下會議直接轉成隨時發起的網絡會議，提高溝通效率。通過智能化的員工服務，提升員工整體體驗，讓員工可以隨時自助式的完成跑流程、辦證明、查薪酬等人事服務，徹底的改變原來傳統的人工操作方式。本文介紹了在線學習、遠程面試、電子勞動合同、員工自助服務終端機等多種通過互聯網技術實現無接觸式人力資源服務的新手段[1]。

（一）在線學習

在線學習（E- Learning）是指通過互聯網技術進行內容傳播和快速學習的方法。企業的在線學習是通過網絡為企業員工提供個性化、沒有時間與地域限制的持續教育培訓方式，其教學內容是根據企業發展和崗位需要所確定的體系化教程。

在線學習與傳統的培訓方式相比，具有特殊的優勢。在線學習的課件可以反復學習，能夠強化學員的記憶，同時打破了時間和空間的限制，學員可以利用碎片化時間進行隨時學習。在線學習不需要集中在固定的地點，所以不需要出差，可以節省差旅費、住宿費，培訓組織成本大幅降低。培訓人數不受限制，更多的員工可以參與到培訓課程中來。可以組織廣大員工參與微課制作和線上培訓，激發員工參與培訓工作的熱情，營造人人制作微課、人人都是講師的氛圍。對于培訓效果的評估方面，在線學習系統可以將學習、作業、考試、反饋等環節整合起來，綜合保障學習的效果。在疫情期間，企業應充分利用在線學習的優勢，通過課件學習、在線直播等形式，在有效減少人群聚集的情況下，達到較好的培訓效果，實現培訓工作的轉型。

（二）遠程面試

傳統的招聘是求職者到達用人單位與用人單位進行面對面溝通。遠程面試系統主要通過視頻面試來完成招聘的過程。遠程面試能夠快速了解對方，節約求職者和企業招聘成本，實現跨地區的招聘工作，節省大量的差旅費用[2]。

遠程面試可以輕易延伸到世界的每一個角落。無論求職者在哪個地方或哪個國家，通過視頻就可以快速進行溝通。隨著互聯網的日益發展，遠程面試迅猛發展，已經成為招聘行業不可缺少的招聘方式，而新冠疫情的發生將加速遠程面試的普及，視頻面試必將逐漸取代傳統的現場招聘形式并成為主流。

（三）電子勞動合同

傳統勞動合同管理需要大量的紙張，管理成本高，效率低下。勞動合同動輒幾十上百頁，而且大多數公司都規定勞動合同上不能出現涂改的情況，因此員工填寫勞動合同時一旦失誤就要重新填寫，勞動合同成本較高；勞動合同簽署完成后公司需要將合同存檔，日后的查詢和管理都需要從檔案庫中調取，十分不便。勞動合同到期后，工作人員一旦忘記與其續簽勞動合同，則面臨法律風險。

電子合同是一個電子數據，主要利用密碼學技術的電子簽名，通過網絡采用電子數據交換等形式訂立的合同。電子合同是通過電子形式簽署的，不需要打印紙質合同，降低了使用成本，在電子合同上填寫信息時就算填寫失誤也可以很方便地修改，使用更加方便。合同簽署完成后人力資源部門可以直接將電子數據保存在系統中，不需要將合同存儲在實體房間，也不需要額外的管理人員，降低了管理成本。由于是電子數據，合同簽署完成之后，企業對合同的查詢和管理也比傳統合同要方便很多。

新冠疫情發生后，國家相關政府部門加快推動電子勞動合同的普及。人力資源社會保障部辦公廳印發《人力資源社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》（人社廳函〔2020〕33號），對電子勞動合同的法律效力做出官方認可，這無疑會加速電子勞動合同的推廣和普及。

（四）員工自助服務終端機

員工自助服務終端機是由顯示器、打印機、印章機、二維碼掃描器、攝像頭等硬件組成的為員工提供自助服務的多功能設備。員工可以通過該設備進行個人信息查詢、工資查詢、休假申請、培訓報名等功能，同時可以實現勞動合同、收入證明、在職證明等各類材料的打印。

員工自助服務終端機可以有效提升員工的滿意度，把原來需要跑人力資源部的工作或者需要層層審批的工作變為“立等可取”的極致使用體驗，員工對人力資源服務的滿意度會明顯提升[3]。同時，人力資源部門的工作量也會明顯降低，特別是對于員工遍布全國甚至全球的大型企業來說，在一些員工數量較少的地區甚至可以不再設置人力資源管理人員，而是通過手機APP結合員工自助服務終端機提供必要的人力資源服務，大幅降低人力資源管理成本。在疫情條件下，員工自助服務終端機也成為減少員工流動，提供無接觸式人力資源服務的有效手段。

二、總結

企業應該把新冠疫情帶來的危機轉變為推動數字化轉型的契機，全面提升人力資源系統的數字化、智能化水平。我們已經從信息化時代進入數字化時代和智能化時代，與信息化時代相比，數字化時代的最大特點是通過信息系統的建設，實現業務的提升甚至轉型。因此，企業要以新冠疫情為契機，把數字化與業務流程標準化結合起來，把數字化與打破部門壁壘加強協作結合起來，把數字化與管理變革創新結合起來，最終實現提升數字化能力和企業競爭力的目標。

參考文獻：

[1]韓杰.員工自助服務終端系統的研究及應用[J].山東煤炭科技，2015（2）：196-197.

[2]田圣海.人力資源數字化革命[J].管理經緯，2018（6）：19.

[3]法豸.勞動合同電子化將如何影響HR[J].中國人力資源社會保障，2019（7）：30.