計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用

楊舒棋

摘 要：雖然計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中具有眾多問題，但其對(duì)檔案管理的重要性仍不可替代。為此，本文通過分析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)用中的問題，并從技術(shù)和制度兩方面提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期提升檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息技術(shù);檔案管理;現(xiàn)代化意識(shí)

0 引言

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案管理具有重要影響，在面對(duì)龐大的檔案數(shù)量和眾多分類的檔案，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)使檔案管理工作效率得到很大的提升。但大多數(shù)單位的檔案工作人員并沒有重視計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏檔案信息化管理意識(shí)。為此，本文就這一問題進(jìn)行研究和分析，對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)貢獻(xiàn)微薄之力。

1 意義及作用

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)尚未出現(xiàn)時(shí)，機(jī)關(guān)檔案管理工作主要以紙質(zhì)類目錄記錄為主，當(dāng)時(shí)檔案管理工作任務(wù)十分繁重，大量檔案管理工作需要進(jìn)行人工記錄。科技文明促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的進(jìn)步，將其應(yīng)用于檔案管理之中具有明顯的效果：首先在檔案搜索和查找方面節(jié)省了大量人力，其次為檔案臨時(shí)查閱打開了便捷渠道。另外通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的跨距離傳送，對(duì)于檔案的調(diào)用和流通提供了便利。總之，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中起著十分重要的作用和意義。

2 存在的問題

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理工作中的應(yīng)用范圍極廣，且作用巨大。然而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)雖然在機(jī)關(guān)檔案管理工作中具有眾多優(yōu)勢(shì)和作用，但仍存在一定的不足和問題。另外，由于檔案不同于其他數(shù)據(jù)，檔案具有一定的保密性，并且檔案的真實(shí)性對(duì)于人們的判斷影響深遠(yuǎn)，為此對(duì)于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)用中存在的問題，我們著重討論真實(shí)性和保密性兩方面的問題。

2.1 真實(shí)性問題

真實(shí)性對(duì)于檔案是十分重要的，然而在當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用中，對(duì)于檔案信息的修改極為容易，一些不法人員出于自身利益或其它目的的考慮對(duì)檔案信息進(jìn)行修改。由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的便利，其在對(duì)檔案信息進(jìn)行修改過程中，往往造成修改記錄無法查詢，檔案的真實(shí)性無法得到保證。再加上由于操作人員的操作不當(dāng)?shù)仍蛟斐蓹n案信息錯(cuò)誤，如此造成的檔案不真實(shí)也無法有效查詢。通過計(jì)算機(jī)錄入的檔案信息與人工書寫的記錄不同，人工書寫的記錄具有筆記可以查詢，較為容易的尋找到正確信息，而計(jì)算機(jī)錄入由于沒有蹤跡可循導(dǎo)致錯(cuò)誤信息極難找回正確信息。如此，也在一定程度上對(duì)檔案信息的真實(shí)性造成影響。

2.2 保密性問題

檔案的保密性是檔案管理的重中之重，然而在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用中，卻較紙質(zhì)檔案缺乏保密性。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理過程中，由于電子檔案容易復(fù)制和拷貝，以及黑客技術(shù)等手段的存在，都會(huì)對(duì)檔案的保密性造成一定的威脅。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息可以由多個(gè)信息終端連接，如此也可導(dǎo)致檔案信息的保密性降低。

3 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)用中的對(duì)策

安全技術(shù)的提升是有效杜絕檔案信息造假和泄露的主要手段，但在現(xiàn)階段中，安全技術(shù)的提升需要一個(gè)較為長(zhǎng)期的過程。為此，我們?cè)诩夹g(shù)方面的建議主要以可操作性的建議為主。

出于對(duì)檔案信息的真實(shí)性考慮，在此主要提出檔案信息修改批注管理和檔案信息更改痕跡保存兩方面的建議。

3.1 制度方面的建議

在檔案管理中，通過制定管理制度，將所有有關(guān)檔案的修改均應(yīng)在修改處添加修改批注，注明修改原因和日期，以及修改人員，為方便日后原因查找。在檔案管理制度中，明確規(guī)定檔案修改流程和審批程序，并規(guī)定檔案修改處應(yīng)注明原因和修改人員以及修改日期，若違反規(guī)定將視情節(jié)給予相應(yīng)的處罰。

3.2 技術(shù)方面的建議

在檔案管理修改過程中，采用記錄保存技術(shù)，即對(duì)檔案修改的痕跡和歷史記錄采用自動(dòng)保存記錄的存儲(chǔ)技術(shù)，在存儲(chǔ)技術(shù)方面可以參考辦公軟件的存儲(chǔ)方式。

另外可以通過技術(shù)設(shè)定，將檔案的修改自動(dòng)定義為修改模式，隨后對(duì)檔案的修改均需要相應(yīng)的工作人員登錄工作賬號(hào)，通過內(nèi)部員工賬號(hào)才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的修改。如此，不僅能夠明確顯示檔案的修改痕跡，同時(shí)能夠顯示相應(yīng)的修改人員信息。

參考文獻(xiàn)

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