淺談檔案管理中信息技術的使用

摘 要：檔案管理在管理工作中占據重要地位，因此，了解在檔案管理中應用信息技術的必要性，以及信息技術在檔案管理中的具體應用，有助于加強檔案管理信息化，促進檔案管理水平和質量的提升。

關鍵詞：檔案管理;信息技術;具體應用

在管理系統中，檔案管理是必不可少的一個管理環節，有效的檔案管理可以增加決策的科學性與時效性;但是經濟和科技的飛速發展，導致需要進行管理的檔案信息數量越來越多，檔案內容也越來越復雜，檔案管理工作越來越艱難;因此檔案管理需要改革創新，要結合現代先進技術改變檔案管理流程，從而提高檔案管理效率，確保檔案完整保存。將信息技術應用到檔案管理領域，改變了傳統的檔案管理方式，提高了檔案管理的自動化和信息化程度，不僅僅增加檔案管理的效率，還有效降低檔案管理中的成本，有利于促進檔案管理朝著現代化方向發展。

1 在檔案管理中使用信息技術的必要性

1.1 信息技術讓檔案管理更加高效便捷

傳統的檔案管理方式在應對現如今海量的檔案信息時，會面臨工作繁瑣復雜的局面，影響檔案管理工作的效率，應用現代信息技術可有效改善檔案工作的工作現狀，讓檔案管理更加高效和便捷。在傳統檔案管理過程中，管理人員需要依靠人工進行記錄、分類以及整理，不僅僅有工作量巨大，人力物力消耗嚴重的問題，還會經常出現內容遺失或者檔案信息不全面的問題，影響檔案管理工作的質量;信息技術可以通過自動化手段對檔案進行分類整理，并且對有內容不完整或者遺失的檔案進行提示，減少檔案管理工作人員的工作量，提高工作效率，讓檔案管理工作更加高效便捷。

1.2 信息技術讓檔案管理更加專業系統

信息技術可以讓檔案管理更加專業化和系統化，傳統檔案管理模式在管理海量檔案信息時，容易出現管理混亂的現象，嚴重影響了檔案管理的專業性和系統性，信息化技術可以對檔案進行科學有序的分類和整理，讓檔案系統更加專業和和系統。傳統檔案管理更多以紙質形態進行保存，導致部分影音資料不能及時歸類和收藏，影響檔案管理以及保存過程中的完整性;信息技術可以有效解決上述問題，通過將檔案紙質部分轉化成電子信息的方法，紙質檔案和影音資料可以形成一個整體，有利于檔案的完整保存和管理，可以促進檔案管理朝著更加專業和系統的方向發展。

1.3 信息技術讓檔案更加易于查閱共享

將信息技術應用到檔案管理中可以讓檔案更加易于查閱和共享，減少傳統紙質檔案查詢和調取的時間，提高檔案使用效率。通過檔案查閱軟件，可以清晰查看檔案的編目，并且對基礎信息有所了解;當需要調取檔案進行詳細查閱時，在網絡上便可完成申請和檔案信息傳遞，不僅僅減少檔案借閱申請、查詢、傳遞和歸檔的環節和時間，還減少了傳統紙質檔案借出后容易遺失的問題，同時信息化的檔案可以給檔案編輯提供更大的便利，方便管理人員對檔案進行及時更新。

2 信息技術在檔案管理中的具體應用

2.1 信息技術在檔案搜集中的應用

在實現檔案信息化管理過程中，將信息技術引入到檔案管理系統中，有效提升了檔案搜集速度。檔案管理中心可以通過使用掃描設備對紙質檔案進行掃描，將傳統紙質檔案轉化成圖片，對快速推動檔案管理信息化有重大幫助，而且越來越成熟的文字識別系統，還可以將圖片上面的文字進行識別，便于對檔案進行修改和更正;信息技術還擁有很強大的信息存儲能力，能夠大幅度節約檔案存儲的空間，并且延長檔案保存時間。

2.2 信息技術在檔案分類整理中的應用

現階段的檔案信息量越來越大，檔案種類越累越多，老舊的檔案管理模式需要消耗大量成本才能完成檔案管理工作，而且還容易出現信息不完整的問題，信息技術的出現，幫助檔案管理工作者簡化了工作內容。將信息技術和檔案管理有機結合，可以讓檔案管理工作者只需要在相關設備上進行操作，就可以通過信息技術快速且準確的對檔案進行分類整理，并且還可以根據時間、部門、內容等諸多不同的條件進行分類整理，工作效率和工作質量大幅度提高。

2.3 信息技術在檔案查閱過程中的應用

信息技術給檔案查閱方式帶來極大的轉變，讓檔案查閱更加方便和清晰。已經完成檔案信息化的檔案管理單位都會提供檔案網絡查閱服務，有需要的人可以通過查閱軟件對該檔案館的檔案進行查詢，不僅僅可以定點查詢，還可以通過關鍵詞查詢，而且檔案系統中各種分類信息明確清晰，縮減了查閱者的查閱時間，從最大程度節約了檔案管理工作者和檔案查閱者的精力。

2.4 信息技術在檔案編輯調取中的應用

在傳統的檔案編輯過程中，需要先查找到相應的紙質檔案，然后對檔案進行修改，修改完成后還需要重新歸檔，如此才能完成檔案的修改和編輯工作;依托于現代信息技術的檔案管理系統，可以對檔案實行方便快捷的修改。管理人員可以通過檔案管理系統的數據庫對需要修改的檔案進行檢索，然后通過計算機等設備完成檔案修改，檔案會在修改完成后自動保存并且歸檔。信息技術除了可以提供強大的檢索功能外，還可以實現檔案的快速調取;當查閱者在找到自己需要的檔案后，只要能提供相應的權限證明，就能直接獲取檔案的電子版本，不僅僅實現了檔案的借閱，還能避免原檔案借出后的遺失問題，有利于檔案的完整保存。

3 結語

實現檔案管理信息化是經濟文化發展的必然趨勢，將信息技術和檔案管理相互結合，有助于提升檔案管理效率，增加檔案管理專業性和系統性，同時讓檔案查閱更加便利。本文通過闡述信息技術在檔案搜集、分類整理、查閱以及編輯調等方面的具體應用，淺析信息技術在促進檔案高效管理及完整保存方面的重要意義。

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作者簡介：秦軍艷（1977-），女，漢，河南省焦作市修武縣人，本科，館員，修武縣檔案史志館，研究方向：檔案管理。