新時期財務檔案信息化管理論述

摘 要：本文分析了新時期財務檔案信息化管理的特點、優勢、內容及現狀，并針對新時期財務檔案信息化管理的實際，提出了財務檔案信息化管理的對策建議，對提升財務檔案信息化管理水平，適應新時代信息技術發展應用等具有積極的現實意義。

關鍵詞：財務檔案;檔案信息化;檔案管理

概述

財務檔案是機關、企事業單位經濟活動的原始記錄和真實反映，包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料。隨著信息技術的應用和發展，財務檔案與信息技術應用日趨緊密，以磁性介質存儲的財務核算專業材料，容納了電子會計憑證、電子會計賬簿和電子報表等記載和體現經濟業務的重要歷史材料，呈現出信息化管理形態。因此，新時期，要不斷提升財務檔案信息化管理水平，積極適應信息時代技術發展新需要。

1 財務檔案信息化管理特點及優勢

財務檔案信息化是以磁性介質作為存儲形式的財務核算專業材料，包括電子會計憑證、電子會計賬簿、電子會計報表，以及其他電子會計核算材料。一方面，傳統的財務紙質檔案轉變為財務電子信息，實現以電子介質為形態的財務檔案管理內容，存儲于磁盤、光盤、移動介質中，票據、憑證、賬簿及報表等財務數據資料為虛擬數據模式;另一方面，財務檔案信息化存儲，利于財務信息計算、分析、傳輸和利用，財務檔案管理效率和質量顯著提升。

與傳統的紙質財務檔案管理相比，財務檔案信息化管理模式具有顯著優勢：首先，便于管理和保護財務檔案。財務檔案信息化作為一種新的管理形態，主要是將各種財務數據信息進行計算機化管理，易于修正、拷貝、重置，也便于財務信息的糾錯、攜帶和傳輸;其次，財務檔案信息化是利用計算機等信息技術實現財務信息的管理，便于財務信息的統計、分析和計算;再次，實現實時財務信息共享。信息技術與移動互聯網技術應用相結合，實現財務檔案信息資源共享和快速查詢、傳輸，有利于傳統形態檔案保護，以及財務信息的共享。

2 財務檔案信息化管理內容及現狀

財務檔案信息化管理主要內容或主要工作包括：一是財務數據信息整理。財務檔案信息的數字化是整個財務檔案管理信息化的前提和基礎，要將傳統紙質檔案形態向數字信息形態轉變，實現財務檔案數據信息的自動存儲、查詢、處理和管理，在此基礎上建立專門的財務檔案數據庫。二是財務數據網絡建設。財務數據信息整理是財務檔案信息化管理的基礎，而財務數據網絡建設則是發揮財務檔案信息化管理的重要手段。建立健全財務檔案管理信息網絡，一方面，要及時將財務行為產生的檔案信息錄入至檔案數據庫，確保財務檔案信息的完整、準確;另一方面，要積極利用移動互聯網技術，暢通財務部門與檔案管理部門間的信息聯系，實現財務檔案信息互聯互通。三是財務檔案系統建設。根據財務檔案管理的實際特點及現實需要，利用計算機技術、信息軟件技術，以及人工智能技術等，建立健全財務檔案信息管理系統，搭建財務檔案信息化管理平臺。

目前，財務檔案信息化管理的問題主要表現在：一是財務檔案信息化建設目標缺乏。缺乏具體的財務檔案信息化管理頂層設計和領導，檔案管理部門與財務部門、其他部門間缺乏有效溝通和銜接;二是財務檔案信息化管理標準缺乏。與傳統紙質檔案管理相比，財務檔案信息化管理對標準的要求更高。統一的財務檔案信息化數據格式、數據內容、數據存儲介質是做好財務檔案信息化管理的重要保障。如，財務檔案信息化應滿足《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》等。三是財務檔案信息化管理人才缺乏。隨著會計電算化的普及和應用，加快了財務檔案信息化管理應用發展趨勢。檔案管理人員的信息化水平難以滿足新時期財務檔案信息化管理的需要，信息技術、財務知識缺乏，影響了財務檔案信息化建設進程。

3 財務檔案信息化管理對策及建議

針對財務檔案信息化管理的內容、特點及現狀，應從夯實基礎、注重應用和素質提升等方面不斷提升財務檔案信息化管理水平。

一方面，要夯實財務檔案信息化基礎。根據財務檔案信息化管理實際需要，積極采購相關的檔案管理軟件和硬件。如，購買正版的財務檔案管理軟件，與財務管理軟件實現互聯互通，相互兼容，滿足財務檔案實時收集、歸檔需要。加大計算機等信息技術應用設備的采購，為財務檔案信息化管理提供平臺和技術支持。此外，要確保財務檔案信息安全，建立健全財務檔案文件簽入、簽出制、安全日志制等，定期升級財務軟件系統，確保軟件性能兼容、穩定。完善財務檔案信息化內容。做好電算化會計檔案信息收集，注重財務檔案信息的實時錄入、整理、歸檔，不斷豐富財務檔案管理內容。另一方面，要提升財務檔案信息化能力。根據財務檔案信息化管理的實際需要，加強財務檔案信息化管理業務素能提升，通過業務培訓、崗位練兵等形式，加強財務檔案人員的綜合業務素能，尤其是計算機信息技術、財務知識的學習，建設一支高素質的財務檔案管理隊伍，為做好財務檔案信息化管理提供可靠人才支持和保障。

參考文獻

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[2]殷瀟.關于財務檔案信息化建設的思考[J]人文之友，2019，（16）：76.

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作者簡介：賀迎暉（1979-），女，本科，漢族，湖南寧鄉人，主要從事房地產工程、財務檔案管理研究。