幾種常用事務文書的寫作技巧

石林鑫

摘? ?要： 事務文書作為日常事務處理過程中的文書，在人們的工作中有著重要作用。本文對計劃、總結、調查報告等常見事務文書的寫作技巧進行分析，為這些事務文書在社會工作中的有效應用提供些許參考。

關鍵詞： 事務文書;寫作技巧;實用

事務文書作為處理日常事務中廣泛應用的實用性文書，從廣泛意義來看屬于公務文書，不過其與正規的行政公文等相比，在體式規范性、行文規則、收發處理程序等方面的標準、規范并不嚴格，更偏向于日常使用、實用辦事。要想在日常事務處理中有效運用事務文書，不但要掌握事務文書具備的運用廣泛、格式多樣、材料真實、內容公開、語言簡明等特點，還要掌握相應的寫作技巧。

一、計劃的寫作技巧

計劃是事務文書中最常用的一種，基本在各個領域、行業都有普遍應用，如政府部門、企事業單位、醫院、學校等。計劃是指處于特定目的，對某段時間的具體工作、業務等進行合理安排，具有一定的指導和規范作用。實際上計劃還可以被細分為多種類型，既有從時間層面進行劃分的“規劃”和“安排”，又有從簡繁層面進行劃分的“方案”和“要點”，還有從細致層面進行劃分的“計劃”與“設想”。不過無論是何種計劃文書，主題內容都基本圍繞目標、方法與評價三方面展開。下面對各種計劃文書的特征及寫作技巧進行分析：

（一）規劃

規劃的特點在于宏觀，而且廣泛體現在時間、范圍與內容上。就時間層面看，規劃時間跨度較大，通常都在三年以上;就范圍層面看，規劃覆蓋范圍較廣，往往強調全局性、全面性;就內容層面看，規劃往往較為概括，具體程度較低。規劃通常用于對組織的長遠工作和發展做出統籌部署，方向性、戰略性特征明顯，而且必須保證內容足夠嚴肅、科學與可行。規劃一般包含前言、指導方針與目標、主要內容和政策措施、結尾四大部分，各部分獨立性較強，同時聯系極為緊密，有著明顯的邏輯關系。在進行規劃寫作時，應當嚴格按照內容組成形式依次編寫，必須從全局或重點出發，對長遠工作和發展進行科學規劃，發揮指導性作用。

（二）安排

安排是一種具體的計劃文書格式，主要體現在時間、目標、內容等方面。從時間上看，安排往往是對近期可見時間范疇內的工作進行計劃;從目標上看，安排強調通過具體工作、手段等實現目標;從內容上看，安排的內容必須寫得足夠詳細，具備高度實踐性，方能利用實施并指導工作等。由于安排文書所涉及的內容范圍往往較小，在寫作時需要對內容進行分解，從最詳細角度對各種工作、活動、任務等加以明確，并明確流程與規范，保證科學性和可行性，有效指導相關工作具體開展與落實。

（三）方案

方案的特點是內容復雜詳細。方案涉及的內容范圍不一定大，但是對應的工作往往極為復雜，如果不以詳細、復雜的形式進行全面說明和部署，那么勢必導致工作開展存在不少缺陷與漏洞。在寫作方案文書時，首先應當對一般內容構成有所了解，按照指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等，逐步深入地對相關工作進行詳細、復雜、全年而科學的部署。根據具體職能和工作，可以針對實際情況適當地增加或刪減其中的某些構成項，以全面、準確傳達意思為核心要求。

（四）要點

要點是內容極為簡略的計劃文書，特點是將主要內容進行整理、總結，以簡要的關鍵點的形式進行表達。要點在事務處理中通常被用作指導性文書，給予接收文書的單位、部門等足夠自由，既指明方向并提出要求，又讓相關工作的具體實施可以根據具體單位、部門等的實際情況自行組織。在進行要點文書寫作時，一定要把握好重點，對主要內容進行提煉，準確傳達意思的同時避免過于煩瑣。

（五）計劃

計劃是計劃文種中特性最適中的一種文書形式，不管是時間，還是范圍，又或者是內容，都處于較為適中的范圍。換言之，計劃的時間跨度有一定范圍但不大，通常在半年到一年之間;范圍往往在單項工作到部分工作之間;內容詳細程度處于規劃和安排之間。計劃的寫作內容構成主要是開頭、主體與結尾三大部分，其中主體部分應當對具體工作或者部分工作進行具體規范，既要具有一定的規劃性，又要通過短期工作安排快速實現目標。

（六）設想

設想是計劃文種中最粗略的一種文書形式，主要體現在內容上，同時實踐跨度較長。設想內容要求相對較低，特別是在嚴肅性、科學性和可行性方面，主要是表達一種具有一定規劃的思路，有著初步明確的內容和一定程度的具體操作規范，但是并不能直接用于指導和規范工作。從某種程度來說，設想是其他計劃文種的雛形，寫作對象一般是上級領導或者廣大群眾，并在審核、討論通過后再對具體內容進行具體規劃。設想的文體要求不高，無須嚴格按照某種特定格式進行編寫。內容編寫十分廣泛，通常只要表述目標或者對具體規劃、計劃、方案、安排等進行粗略介紹與分析即可。

二、總結的寫作技巧

（一）總結的特點

總結指個人、單位、部門等針對過去一階段工作的回顧、分析、盤點與評價，既是反映過去工作情況的依據，又是指導以后工作的工具。從方向上看，總結的內容主要分為兩種，一為表彰先進、樹立典型、推廣先進經驗的積極方向，二為指出缺陷、吸取經驗教訓的消極方向。不過不管是積極方向還是消極方向，總結都是以促進今后工作的優化與完善為重要目標。總結可以按照內容、范圍、時間等進行分類，如基于內容分類的工作總結、學習總結、會議總結等;基于范圍分類的地區性總結、部門性總結、單位總結等;基于時間分類的階段性總結、年度總結、月總結等。總結有兩大特點，分別為內容自我性和回顧理論性。總結往往從個人角度出發，雖然強調客觀規律，但總會包含不少主觀內容。同時總結并非記錄，需要對重點內容進行提煉和概括，通過分析歸納反映事物的本質規律，實現由感性認知到理性認知的過渡。

（二）總結的結構和內容

和大部分事務文書類似，總結的結構也可以被廣泛分為三大部分，即標題、正文與尾部。總結的標題具有兩種構成形式，其中公文式標題具有一定的規范和要求，通常標題中需要包含單位名稱、時間、是由、文種組成等;而非公文式標題的組成則較為靈活自由，可根據編寫人員表達訴求進行自由擬題。總結的正文部分通常包含前言、主體與結尾三部分，其中前言是簡明扼要的基礎說明;主體是對具體工作的總結，是最重要的部分;結尾是概述全文的部分，通常需要進行高度概括，同時對今后工作開展情況提出意見。總結的尾部主要是署名與時間，其中署名可根據標題情況合理刪除。

（三）總結的寫作技巧

在進行總結寫作時，一定要從第一人稱視角出發，代表個人、單位、部門、企業等進行總結。總結的內容雖然可具備一定的主觀性，但必須高度客觀，尤其是在反映客觀事實時，不得出現造假、有意隱瞞等情況。另外，總結應當具有條理性，從主要矛盾著手進行全面總結，既要確保相關信息得到詳細表達，又要避免死板記錄，重點針對教訓、經驗等進行研究和分析，加強概括，準確表達總結的中心思想，并為今后工作的開展提供依據和指導。

三、調查報告的寫作技巧

調查報告是針對某個問題進行調查后，將具體情況向上級、相關部門、群眾等進行報告的事務文書。調查報告具有高度科學性、嚴謹性，必須客觀反映具體情況，不得融入報告編寫者過多主觀思想和情感，更不能出現編寫者隨意篡改、刪除、增加、造假的情況。調查報告往往用于反映具體事物的具體情況，也可用作揭示經驗或揭露問題。

（一）調查報告的內容構成

1.標題。調查報告的標題大多為公文式，一般需要在標題中準確反映調查事由及文種組成。而且可以應用正副式標題，其中正題用于揭示中心思想，副題則用于說明調查事由。另外，還有部分調查報告可采取文章式標題，即根據報告編寫者實際需要，靈活編寫標題。

2.開頭。調查報告的開頭部分用作交代調查的各方面基礎信息，主要包括調查起因、內容、對象、范圍、調查對象情況、調查結果概要及結論性意見等。部分調查報告可以省略開頭部分，直接對主體部分加以編寫。

3.主體。主體作為調查報告最主要的部分，既要記錄調查情況，又要總結調查結果。根據不同布局結構安排，主體部分的寫作方向、邏輯將有所不同，對應的觀點材料組織也會發生變化，導致觀看對象的觀看重點與觀看體驗發生變化。一般來說，調查報告主體部分的布局結構主要包括橫式結構、縱式結構、綜合式結構。其中橫式結構指將調查材料分為多個部分，各個部分并非簡單的順承關系，而是并列、因果、分總、主從等更具獨立性的關系;縱式結構是以調查事件的發生順序為基礎進行編寫，具有強烈的整體性和統一性;綜合式結構是橫式與縱式結構的復合形式。

4.結尾。結尾是總結調查結果的部分，通常可以根據調查事由、調查結果等采取三類寫作方式。第一類是直接針對調查內容提出意見或建議，或者對新生事物表達有待深入研究的意愿;第二類是概括全文基本內容，并以此為基礎深化主題，這樣寫作方式多用于對先進經驗進行推廣;第三類是對正文內容進行適當補充，補充的內容通常和調查、報告的核心部分關聯不強，不過需要進行闡明。

5.落款。落款即寫明作者或單位，同時寫好年月日。如果調查報告中含有附件，則還需要在結尾位置備注附件名稱與份數。

（二）調查報告的寫作技巧

調查報告寫作的關鍵在于材料。報告編寫者必須掌握大量第一手資料，不可道聽途說，務必保障材料的真實性、完整性、可靠性。對材料進行全面、深入研究，對材料進行整理，結合布局結構合理組織觀點材料。另外，報告總結也是調查報告的關鍵部分，在對其進行編寫時應當基于調查材料進行總結、提煉，闡明規律，總結經驗，印證觀點。

四、演講稿的寫作技巧

演講稿作為一種常用事務文書，通常被作為較為隆重的儀式上和某些公眾場合發表的講話文稿。演講稿的寫作核心在于準確表達個人觀點、見解、主張等，寫作水平高低直接決定了演講的成功與否。由于演講稿通常用于公眾場合，因此有一定的格式要求，雖然相對其他事務文書而言要求更寬泛，但也不容忽視。演講稿主要由標題、稱呼與正文三部分組成。其中標題通常是圍繞演講主題進行設置;稱呼是根據演講面向對象及演講內容的不同，需要合理決定稱呼。例如學校校長在寫作關于校風校紀相關內容的演講稿時，則可以用“同學們”或者“親愛的同學們”等稱呼。正文是演講稿最重要的部分，雖然并沒有明確的格式要求，但通常有一定的寫作技巧和規范。由于演講的作用在于準確傳遞觀念、見解和主張，同時盡量讓聽眾認真聽完演講并接受這些內容，在寫作演講稿正文時必須圍繞這一目的展開。演講稿正文部分通常可以劃分為開頭語、主體和結語三部分。開頭語的作用在于吸引聽眾注意力，同時引出主題，一般可以采取背景、問候、感謝、問題、概括、揭示中心論點、圍繞演講題目或緣由引入等方式寫作，而且盡量做到生動有趣，不能像死板的教條一樣。主體可以根據演講需求，合理選擇記敘、議論或者抒情等方式進行寫作，準確把握各種寫作方式的精髓。而結語則關系到能否推動演講進入閉幕的高潮。成功的演講往往需要在結尾總結全文、提出希望、表示決心、照應題目等，起到加深聽眾對演講的印象，促使聽眾產生共情、激勵聽眾等作用。

五、結語

事務文書作為日常事務處理中常用的文書，掌握寫作技巧十分有必要，將為日常工作的順利、高效開展提供基礎支持。結合工作實際情況，重點針對一些常見事務文書的寫作技巧進行總結、學習和研究，同時在文書寫作時注重提高實用寫作能力與水準，是當代公民應當具備的重要素質。

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