新農村建設中自然資源檔案信息化管理的探討

潘志鳴

隨著國民經濟和信息網絡技術的發展，許多領域都利用信息化技術進行管理和運行，提高了工作效率，減輕了人員的勞動量。而在檔案管理工作中應用信息化技術，是檔案管理事業發展的必然趨勢，也是檔案管理工作性質所決定的。自然資源檔案是國家檔案事業體系中的重要組成部分，擔負著所轄區域自然資源檔案信息資料的收集、整理、保管和利用等工作，通過信息化技術的引進，必將為自然資源檔案管理事業帶來新的發展機遇。本文針對新農村建設中自然資源檔案信息化管理進行了有益探討。

1、自然資源檔案信息化管理現狀

（1）人力物力投入不夠

在一些自然資源檔案管理單位，檔案信息化管理并沒有得到應有的重視。對信息化管理的投入比較少，也沒有配備信息化管理的專業人員，很少購入信息化管理的配套設備，無法滿足信息化管理工作的需求。即使有的單位購入了計算機、掃描儀等設備，但忽視了信息化管理對軟件的需要，無法使硬件設備更好地融入信息化網絡之中。而且由于缺少專業人才，使一些信息化設備不能熟練應用，許多工作仍然需要通過手工勞動才能完成，并未真正實現檔案的信息化管理。

（2）檔案的利用效率比較低

許多檔案管理單位只重視業務工作，以保證檔案妥善保管，不丟失、不損壞為宗旨，而忽視了對檔案資料的利用，使檔案的價值沒有得到應有的體現。在檔案信息數據共享平臺建立過程中，由于認識不高，投資不足，共享平臺的建設比較滯后，影響了檔案信息化管理的進程，同時對檔案信息的充分利用也產生了不利影響。

（3）長效管理機制不健全

由于檔案信息化管理起步較晚，在很多單位都未建立完善長效的管理機制，檔案管理觀念陳舊，管理方法還未從傳統模式中解脫出來。缺少健全的管理制度，使檔案信息化管理存在漏洞和缺失，使檔案信息的利用存在安全隱患和泄密的風險。

（4）檔案信息的查閱和利用效率不高

由于信息化管理的配套設備不完善，軟硬件設備不配套，使信息化技術的高效率未能得到充分的體現，再加上信息化管理工作人員技術素質較低，對設備操作不熟練，因此，對檔案信息的查閱和利用產生不良影響。而且，大量紙質文檔的電子化轉換工作量比較大，未能及時完成，也影響了檔案信息的查閱和利用效率。

2、自然資源檔案信息化管理應采取的措施

（1）創新檔案信息管理的服務模式

自然資源檔案信息化管理，應充分依托政府的信息平臺，搭建起符合當地檔案信息化管理實際，有利于更好地管理檔案信息、為社會提供優質服務的信息化共享平臺。平臺搭建完成后，要有選擇地上傳自然資源檔案信息，以實現資源的共享，為社會各界提供準確、詳實的自然資源檔案信息。之所以要有選擇地提供，是因為一些檔案信息屬于涉密資料，不便于在公共平臺上公開，如果確實需要，在資質完備的情況下，可以通過辦理解密手續，實現查閱和利用。信息共享平臺應建立檢索和查閱目錄，方便對檔案信息的管理和利用。涉密檔案管理要強調安全性，建立安全管理規章制度，采取穩妥有效的管理措施，確保檔案信息安全。要加快紙質檔案資料的電子化轉換，真正實現檔案管理的信息化，以適應檔案信息化管理的需求。要不斷創造條件，向社會提供更多有利用價值的檔案信息，提升自然資源檔案的利用價值。

（2）建立健全檔案信息化管理制度

根據國家、省和上級相關規定，依照當地自然資源檔案管理工作的實際，不斷建立和健全各項管理制度，使檔案信息化管理工作有章可循，依規開展。制度的建立應涵蓋檔案管理工作的每個環節，如檔案資料的整理、編目、歸檔、保管、查閱、安全、保密等方面，都必須建立相應的制度，以使各個環節的工作實現標準化和規范化。針對信息化管理的特殊性，應建立網上檔案實名制查詢制度，查詢時必須提供準確的身份信息，由檔案管理部門對其身份的有效性進行甄別，只有其符合檔案信息查閱條件時，才可為其提供電子信息查詢服務，以防止出現檔案信息泄密問題。通過各項管理制度的建立，可以明確檔案信息管理及利用的責任，提高檔案管理的規范化水平，使管理責任得到落實，出現問題時可以進行責任追究。

（3）拓展信息化檔案資料利用途徑

積極開發和利用檔案信息資料，發揮檔案信息資料功能和作用。尤其是對地質資料和土地檔案等信息進行充分挖掘，為有關部門對于地質和土地的利用提供參考依據。維護好信息化檔案共享平臺，使平臺的優勢得到充分發揮。拓展查詢途徑，查詢者可利用手機、微信公眾號等辦理查閱事宜，開通檔案信息資料在線查詢的多條渠道，滿足公眾對信息資料查閱和使用的需求。

（4）對檔案管理人員進行定期考評和獎懲

加強對檔案管理人員的業務素質和思想素質的培訓教育，提高他們的業務能力和思想道德水平，使檔案管理人員的整體素質得到明顯提升。同時，要制定工作目標責任制度，與管理人員簽訂管理責任狀，對年度工作任務完成情況進行考核和測評。對工作成績突出的管理人員進行獎勵，在評先選優、提拔任命等方面給予優先考慮，對未完成工作任務，或工作中出現嚴重問題的管理人員，要進行處罰，使其汲取教訓，改正不足。

總之，自然資源檔案管理信息化建設中還存在一些不容忽視的問題，需要采取相應的策略和措施進行改進，以利于檔案信息化管理工作取得新的進展，為社會提供高效率、高質量的服務。

（作者單位：151400黑龍江省安達市自然資源局）