新時期下檔案工作面臨新問題

閆夢琪

摘 要：新時代下科學技術不斷發展，互聯網技術的應用逐步擴大，人們對檔案信息的需求度越來越高，檔案信息的管理工作已經成為了重點與難點。為了能更好的適應新時代的發展要求，檔案工作也應與時俱進，不斷創新，檔案工作者也應抓住新時代新機遇不斷完善檔案工作。

關鍵詞：新時代;檔案工作問題;創新

“中國特色社會主義進入新時代”——這是我們黨在十九大報告中做出的的重大判斷。它意味著我們的時代進入了新定位，同時也是一個新的發展站位。檔案工作作為中國特色社會主義事業的一部分，理所應當的，檔案工作也邁入了一個新時代。隨著網絡系統的普及，我國國家制度不斷的完善與人們對信息需求的不斷增加，為了適應新時代的要求，在進行檔案工作時我們應順應時代要求、與時俱進、不斷創新、不斷改革，迎接時代的各種挑戰。這既是檔案工作的難題，同時也是機遇。所以在新時代下的檔案工作者要抓住機遇，用開創性思維和方法重新審視檔案管理工作，不斷的完善檔案工作，使檔案工作更加科學、更加規范、更能充分發揮其作用。

1 新時代檔案工作出現新問題

1.1 操作方式多樣化

在互聯網未普及之前，人們進行檔案管理通常需要依靠人力來進行，而新時代下的檔案工作則更多的依靠網絡，電子郵件、傳真等操作技術大規模使用和信息的廣泛傳播，使得文件的傳遞效率大幅度的提高，這些操作方法的使用大大降低檔案工作成本，因此在未來檔案工作的操作技術必然會朝著多樣化的方向發展。

1.2 歸檔方式多樣化

《國家行政機關公文處理辦法》實施于2001年，在檔案工作的流程方面作出了相應的具體的規定：包括處理公文發文的順序，必須要按照草擬、審核、簽發、再次審核、登記、分發等順序進行;收文時的第一步工作是簽收、登記在冊、進行審核工作，只有在審核通過方能進行擬辦、批辦、承辦、催辦等后續程序。目前我國的政務信息化進程正在逐步加深，電子郵件等軟件使得檔案工作在脫離紙張的條件下也能進行，網上辦公已經成為了檔案工作的一項重要內容。而且網上辦公具有高效率、多元化的優點，通過辦公平臺和電子郵件可以進行多人遠距離的傳遞。在網絡辦公中一個鼠標和鍵盤就可以直接完成收文中的簽收、登記和發文中的繕印、用印過程，簡單又便捷。在新時代下，傳統的檔案工作必須要順應時代的潮流，實現歸檔工作的多元化轉變。

1.3 存儲方式多樣化

（1）在現代辦公過程中電子文件越來越受到了人們的青睞，公文在出臺前需要經過草擬、修改的辦文過程，但在歸檔的過程中由于工作人員缺乏足夠的工作素養，對原稿和修改稿的重要性認識不夠，往往會只重視定稿，而將原稿和修改稿隨意放置，文書部門在上繳材料時也未能夠將文件全部妥善的保存，導致了目前多數珍貴文件資料不全的現象。

（2）目前有一部分的檔案工作人員的工作思維較為傳統，堅持使用紙質文件進行檔案管理，否定了電子文檔優勢，另外電子文件也存在著一定的局限性，現今如何提高電子文件的防磁、防病毒、抵抗機械損傷等功能已經成為了限制檔案工作負責的又一難題。

2 新時代檔案工作創新必要性

隨著我國經濟實力的增強，信息化建設進程不斷加深，國家投入了大量的資金用于檔案工作的基礎建設，在此基礎上我國的檔案工作取得了令人欣喜的成就，當前的檔案工作已經基本能夠適應人們的需求。但是我們必須要承認在新時代下檔案工作還存在著明顯的不足，例如操作模式單一乏味、工作效率低，從業人員素質參差不齊等。在這種形勢下唯有創新才能夠解決這一難題。

3 新時代檔案工作創新方式

3.1 思想觀念創新

檔案工作要進行創新，首要的就是要有創新意識，實現檔案工作的創新，最先就是要求檔案工作人員，尤其是檔案工作的領導人員，需要更新思想觀念，需要從傳統的模式、理念當中抽離出來，一些企業的檔案工作人員思維陳舊，每天按部就班的上下班，工作內容僅僅是立卷歸檔、提供利用多少卷次等本職工作，而對于市場需求、檔案工作能否適應時代的要求沒有得到重視，缺少積極主動的進行創新，樹立服務企業、服務員工的思想。因此檔案部門的工作一定要重視創新，將創新思維始終貫穿在整個工作過程中。

3.2 服務機制創新

新階段下檔案工作的創新離不開服務機制的創新。在創新服務機制過程中必須要嚴格按照相關要求進行，以嚴謹認真的態度排除工作過程中出現的偶然現象。檔案部門要充分發揮職能作用，一是完善機制中的各種規章制度，二是對檔案工作人員的職業道德進行管理方面的加強，這就需要在合理分工的基礎上各負其責，充分發揮調動個人積極性和創造性，同時為了更好的做好檔案服務工作，還需要加強聯系、密切配合、步調一致。做到服務機制創新，必不可少的是對檔案工作人員職業道德素質教育的加強，對檔案工作人員遵守規章制度的意識的增強。制度在執行過程中要得到有效貫徹落實，對表現突出者進行獎勵，激勵檔案工作人員的工作熱情。定期對檔案工作人員的工作情況進行考察，采用獎懲手段和輿論的力量來管理員工，幫助他們提高服務質量和工作能力。

3.3 管理方式創新

利用各種優越先進的技術手段有利于提高檔案工作的工作效率和服務人員的服務質量。現代化的管理方式利用計算機技術取代傳統的人工模式進行檔案管理。

（1）檔案資源信息化。檔案部門要對管內的各種資料進行數據化處理，為處理后的資料建立一個儲存平臺，實現檔案資源的信息化。

（2）管理方式現代化。檔案管理也要與時俱進，合理利用各種先進的技術手段和技術設備，實現檔案管理方式現代化和專業化。

（3）檔案管理標準化。制定一個完善的檔案管理標準，健全檔案管理的管理機制，實現檔案管理的標準化和規范化。

（4）開展在線服務。信息技術的普及改變了我們的生活方式，在目前網絡全面覆蓋化的形勢下，人們對信息的需求逐步增強，通過各種信息網絡系統人們能夠及時迅速的掌握到大量的信息。檔案部門可以利用網絡系統實現信息資源共享，通過開放一部分資源，對特殊檔案進行定期的信息開放，以網絡共享平臺App的方式為利用者提供信息，開展在線服務工作，為利用者提供一個優質的信息資源渠道。

3.4 人才隊伍創新

知識經濟的時代背景下，檔案部門的信息人才更多需要超越時空的人才理念和意識。檔案部門應從單一化轉變為多元化，并成為在各個學科方面知識豐富、對于新技術熟練掌握，能夠創造、開拓專業的復合型人才。除了需要對外進修學習外，還需要使用內部培訓辦法來對員工的專業業務素質進行提升，并聘請教師授課、組織計算機操作培訓，培養具有高技術含量的人員。為了優化工作團隊，可適當引入競爭機制。確保檔案部門的正常工作，并激勵員工“珍惜崗位、主動敬業”。

（1）知識更新素質。即對新知識獲取的能力，要求能夠在專業內有自己擅長的部分，在專業以外又能做到博學多才，成為全方位的復合型高素質檔案管理人員，更好應對檔案工作在新時代下的發展需要。

（2）實踐素質。即接收和使用的能力。為了更好的應對檔案工作的重點以及方式的轉變，需要不斷提高對知識的接收和使用能力，只要這樣才能在實踐中不斷的使用新的理論進行指導，通過實踐檢驗新的理論，較好地完成新時代下對檔案部門賦予的各項工作任務。

（3）創新素質。既對新工作領域的開拓探索能力，知識經濟的飛速發展將不可避免地導致檔案的革命性的變更，為了讓自己永遠處于不敗之地，就必須要能夠發現新事物，研究新情況，能夠應用新思路新對策來解決現在存在的以及將來可能會出現的問題，用創新來面對一切挑戰，開拓工作新局面，以便重新樹立檔案工作在社會上應有的地位。

創新是一個永恒的話題，新時代下，傳統的檔案管理模式已不能夠適應時代的發展，要想保持檔案管理行業的活力，就必須要樹立創新意識。同時，創新必須符合實際情況。只有探討和實施有效的檔案管理方法，才能夠進一步提高企業的整體競爭力，才能不落后于時代的步伐，面對于新時代的挑戰，走新路子，創造新局面。

參考文獻

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[2]王林芳.企業檔案工作面臨的問題與對策[J].科學之友.2010，（18）：02