檔案信息化與數(shù)字化的發(fā)展趨勢分析

文/劉 瀟

當(dāng)前，伴隨信息技術(shù)與數(shù)字化的蓬勃興起，我國各大企業(yè)也紛紛對檔案管理進行創(chuàng)新改革，大力推動數(shù)字化、信息化進程，極大地提高了檔案工作效率，但也衍生出一系列問題阻礙了信息化平臺的建設(shè)，不利于實現(xiàn)資源的共享

從一個小范圍甚至企業(yè)來講，檔案是記錄一個企業(yè)發(fā)展進程、為各項工作開展和服務(wù)提供依據(jù)的重要憑證，加快促進檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)是新時代科技進步的必然趨勢。檔案資料的收集、整理、編目、檢索等流程均能借助信息化技術(shù)加以完成，大大提高了管理效率，確保了信息的存儲時間。相對于傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主要信息載體來說，電子檔案和檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)于利用更能提高時效性、便捷性，對國企的創(chuàng)新改革必定發(fā)揮著重要作用。下面從企業(yè)這一層面切入，對于檔案信息化與數(shù)字化現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢，以及加快建設(shè)的舉措等問題進行闡述。

一、檔案信息化與數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀

分析當(dāng)前企業(yè)檔案信息化與數(shù)字化現(xiàn)狀，這是推進檔案信息化數(shù)字化建設(shè)的重要前提。分析其現(xiàn)狀主要有以下幾種情況：

現(xiàn)狀之一：企業(yè)人員特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層檔案信息化、數(shù)字化意識普遍增強。因為，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，從深層意義上來講是在企業(yè)檔案管理部門的組織下，對所涉及的企業(yè)資料和信息廣泛采用現(xiàn)代化技術(shù)、計算機技術(shù)、信息技術(shù)等建立數(shù)據(jù)分析與歸納系統(tǒng)，切實增強檔案的管理功能和利用效率。伴隨著信息化大數(shù)據(jù)時代的到來，智能與信息成為繼資產(chǎn)之后的重要組成部分，檔案的記錄是企業(yè)信息的關(guān)鍵內(nèi)容。國有企業(yè)作為社會經(jīng)濟的重要支撐，檔案信息的科學(xué)管理已經(jīng)被列為企業(yè)綜合實力的具體特征，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)勢在必行。檔案是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進行決策的重要資料，檔案信息發(fā)揮著無可替代的作用，為此，將檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)作為重點工作來抓，逐步健全現(xiàn)代化數(shù)據(jù)系統(tǒng)，是保留企業(yè)核心競爭力的重要保障。基于這一重要理念，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，無疑為檔案信息化建設(shè)提供了最為有利的條件。

現(xiàn)狀之二：企業(yè)做大做強要求檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)必須與之相適應(yīng)。當(dāng)前，社會信息化的發(fā)展推動了企業(yè)檔案信息化管理進程，電子檔案是信息化衍生的一個主要產(chǎn)品。二十一世紀(jì)以來，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促進了全球性產(chǎn)業(yè)革命，在這場革命中，市場經(jīng)濟和社會信息化成為核心內(nèi)容，信息化水平已經(jīng)成為衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。努力實現(xiàn)信息化與工業(yè)化的融合，促進企業(yè)做大做強，這是眾多企業(yè)夢寐以求的目標(biāo)所在。縱觀當(dāng)前，國有企業(yè)信息化發(fā)展進入到全方位、多層次的新階段，各大企業(yè)、各個行業(yè)、各個領(lǐng)域都有所企及與涵蓋。檔案作為重要的信息資源，理應(yīng)順應(yīng)信息化的發(fā)展潮流，將檔案信息化、數(shù)字化作為戰(zhàn)略選擇，這是新時代賦予檔案管理的新要求，檔案部門必須抓住這個大環(huán)境，適應(yīng)時代發(fā)展需求，積極創(chuàng)新，科學(xué)策劃，夯實檔案信息資源作為企業(yè)戰(zhàn)略決策數(shù)據(jù)的地位，通過檔案信息化、數(shù)字化實現(xiàn)企業(yè)甚至整個產(chǎn)業(yè)的跨越式發(fā)展。

現(xiàn)狀之三：檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)發(fā)展實際相融合與市場活動規(guī)律相適應(yīng)。隨著新興產(chǎn)業(yè)的出現(xiàn)，科研領(lǐng)域的拓展，企業(yè)投資范圍不斷擴大，導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，促使檔案載體朝著多樣性的方向發(fā)展。對于國有企業(yè)來說，交叉部門較多，檔案管理流程較為繁雜，資源利用率低下，突破傳統(tǒng)的檔案資源管理模式成為改革重點。電子業(yè)務(wù)與電子政務(wù)的推廣，有效擴大了信息化、數(shù)字化技術(shù)的服務(wù)空間，為構(gòu)建電子檔案，提供現(xiàn)代化數(shù)據(jù)服務(wù)提出了新途徑。企業(yè)檔案管理部門只有跳出局限思維，創(chuàng)新服務(wù)方式，結(jié)合信息技術(shù)搭建數(shù)字化的信息服務(wù)平臺，有效積累并儲備企業(yè)的信息資源，真實留存企業(yè)記憶，打破時空的限制，便于豐富的檔案資源得到互補與共享。由此可見，無論企業(yè)的自身發(fā)展，還是大力拓展市場空間，無不對檔案信息化、數(shù)字化提出了新的更高的要求。

現(xiàn)狀之四：科學(xué)技術(shù)的進步也為檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展提供了有利環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)和計算機的普及加快了信息化發(fā)展，大數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)存儲提供了載體，為檔案信息資源的科學(xué)開發(fā)和利用創(chuàng)造了技術(shù)條件，網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施的不斷改進也為企業(yè)的檔案管理工作提供了全面、準(zhǔn)確、便捷的服務(wù)保障。建設(shè)分布式、系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案信息資源庫群，建立一批以電子文件為中心的數(shù)字化檔案館，是滿足部門資源共享的總體目標(biāo)。檔案部門應(yīng)當(dāng)把握大局，充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳遞優(yōu)勢，提高檔案部門的遠程服務(wù)能力，建設(shè)覆蓋面廣、檢索方便的檔案利用體系。

二、檔案信息化與數(shù)字化的發(fā)展趨勢

當(dāng)前，檔案信息化與數(shù)字化發(fā)展很快，其發(fā)展趨勢大致如下：

趨勢之一：促進檔案管理模式不斷更新。紙質(zhì)版的檔案管理模式將逐漸被電子檔案所取代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將成為檔案信息化、數(shù)字化管理的關(guān)鍵技術(shù)。這種管理模式不但能夠增強各部門之間的聯(lián)動性，還能提高資源利用的效率，如檢索、分析、保存、歸檔等，并且不再受紙質(zhì)易損壞的弊端限制，電子檔案能夠?qū)①Y源信息統(tǒng)一掃描到計算機中進行保存，有效增加了檔案的使用壽命。信息化對檔案業(yè)務(wù)流程起到了變革影響。數(shù)字化條件下，檔案管理的載體發(fā)生了較大變化，工作朝著數(shù)字環(huán)境的方向遷移，管理思維、管理流程不斷更新。在新的環(huán)境下，歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、編研、數(shù)據(jù)的開發(fā)利用等環(huán)節(jié)都需要適應(yīng)計算機技術(shù)，利用計算機技術(shù)輔助立卷、自動標(biāo)引、編目、借閱，將各業(yè)務(wù)流程無縫銜接，大幅度地增加工作效率和提升檔案管理質(zhì)量。文檔管理軟件的廣泛應(yīng)用是促進文件資源依照“件”的形式進行歸檔的直接動力。文檔一體化、館室一體化的重大創(chuàng)新是檔案管理的凸顯，優(yōu)化了前端控制、終端輸送。新技術(shù)讓檔案信息鑒定更加精準(zhǔn)，內(nèi)容更加多元，讓統(tǒng)計工作也朝著自動化的方向發(fā)展，產(chǎn)生了新的檔案存儲思路。檢索功能、目錄編制、信息編碼等也展現(xiàn)出新的活力，這些都使得企業(yè)的檔案管理工作增強新活力，呈現(xiàn)新局面。

趨勢之二：促進檔案管理體制與規(guī)范更加完善與健全。檔案信息化、數(shù)字化管理將促進有關(guān)體制與規(guī)范的健全。信息化、數(shù)字化平臺的建設(shè)涉及到基礎(chǔ)設(shè)施、計算機系統(tǒng)、人才培養(yǎng)等內(nèi)容，是一項系統(tǒng)化工程。實踐證明，檔案現(xiàn)代化需要以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來加碼，有賴于電子文檔的完善與建立。在數(shù)字背景下，電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)當(dāng)受到重新審視，大部分的規(guī)章制度都應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)字化的環(huán)境去調(diào)整。與此同時，針對實時歸檔、數(shù)據(jù)分析、存儲管理、信息傳遞、同步發(fā)布等全新領(lǐng)域，都要依靠健全的規(guī)范作為支撐。隨著信息化、數(shù)字化檔案管理趨勢的加速推行，檔案管理工作的后續(xù)的改革重點也將放在總體構(gòu)建和核心規(guī)范研發(fā)上。

趨勢之三：更加有利于檔案資源的服務(wù)與利用。自從國家檔案局對企業(yè)提出打造“便于部門利用的檔案管理體系”和“全方位覆蓋資源體系”的目標(biāo)后，就為企業(yè)檔案管理指明了工作方向。從信息化的角度來看，管理體系的根本目的是豐富服務(wù)功能，而服務(wù)功能離不開資源體系的保證，兩者相輔相成。檔案信息化建設(shè)要著重解決的問題是結(jié)合數(shù)字化技術(shù)匯集有限的資源并積累，而后有步驟地通過載體傳遞到終端。企業(yè)要考慮逐步建設(shè)起多地共享、超大型的檔案目錄庫，把多媒體檔案數(shù)據(jù)庫作為重點工程，不斷加強信息資源的開發(fā)利用率，讓資源需求者更好地應(yīng)用檔案，縮短檔案調(diào)取流程。這也是檔案數(shù)字化的立足點，主要是促進資源信息的多層次共享，提高檔案部門在企業(yè)的地位，為領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策提供借鑒，增強企業(yè)應(yīng)對投資風(fēng)險的抵抗力，促使檔案部門成為企業(yè)的核心信息保管、供給源頭。

趨勢之四：更加有效地推動科學(xué)技術(shù)發(fā)展。科學(xué)技術(shù)的先進性無疑是檔案信息化、數(shù)字化的核心特征，要推動檔案管理模式改革首要任務(wù)便是對業(yè)務(wù)人員進行培訓(xùn)，要求掌握關(guān)鍵技術(shù)。同時，檔案數(shù)字化、信息化也將促進新的科學(xué)技術(shù)向縱深發(fā)展。當(dāng)前社會已經(jīng)普及了信息技術(shù)，以數(shù)字檔案館系統(tǒng)為例，所包括的核心技術(shù)便有數(shù)字化生成技術(shù)、信息掃描技術(shù)、識別技術(shù)、圖像處理技術(shù)、存儲技術(shù)、自動分類技術(shù)、數(shù)字簽名等，此外還有集群技術(shù)、中間件技術(shù)等。

三、加強檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)的措施

縱觀現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，加強檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)勢在必行。采取有力舉措，確保實施實為關(guān)鍵所在。為此：

舉措之一：不斷提升信息化理念，加大支持力度

企業(yè)必須重視檔案管理的創(chuàng)新改革，為信息化建設(shè)提供更多支持，首先要提升企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)的信息化意識。一方面，要確保硬件設(shè)施的完善，改善系統(tǒng)建設(shè)的條件。原則上以控制成本投入為前提，安排專門的設(shè)施維護人員，定期對硬件設(shè)備進行維護修理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，檔案日常整理所需的復(fù)印機、掃描儀等需要進行重組配備，滿足部門需求。另一方面，要轉(zhuǎn)變檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息的生成需要依靠各部門協(xié)調(diào)完成，因此在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中要確保信息的可靠性、準(zhǔn)確性和完整性。一套健全的制度體系是非常重要的，這樣有利于不同部門、不同歸檔人員以相同的格式和類型建立起電子文件，以便進行數(shù)字化管理。

舉措之二：強化安全意識，切實保障信息資源的安全性

對于企業(yè)的檔案管理部門來說，檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，做好保衛(wèi)保密工作尤為重要，這是確保企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵。因此，在日常運營管理中，應(yīng)當(dāng)在檔案管理計算機中安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻，防止信息泄露的情況出現(xiàn)，確保整個檔案部門的保密性。此外，通過互聯(lián)網(wǎng)加密技術(shù)設(shè)置檔案共享范圍和讀取權(quán)限，從根本上破除信息違規(guī)盜取的安全性問題。

舉措之三：秉承人本理念，不斷提升檔案人員的自身修養(yǎng)與專業(yè)素質(zhì)

毋容置疑，企業(yè)根本能動作用的最為活躍的因素是人，人的因素第一。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)水平直接影響到整個檔案工作的效率和安全性。隨著技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化、數(shù)字化程度必然會逐漸提升，為適應(yīng)這種發(fā)展，在進行人才選拔、培養(yǎng)和配備上必須重視能力與素質(zhì)，定期加強思想教育，達到專業(yè)人員都能掌握信息技術(shù)的目的，并確保工作效率。檔案管理人員還要具備一定的創(chuàng)新性，開拓思維。

舉措之四：增強法律意識，重視法制化建設(shè)

為了規(guī)范檔案管理行為，應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)規(guī)定和國家要求制定相應(yīng)的規(guī)章制度，增強約束性。大力宣傳和檔案信息化建設(shè)相關(guān)的信息，要求相應(yīng)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)并熟知部門信息化標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高重視程度。結(jié)合檔案管理部門的實際情況，提高檔案管理工作人員的法律法規(guī)意識和執(zhí)行能力，使其更加迎合企業(yè)的科學(xué)發(fā)展，滿足市場需求。

綜上所述，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)是企業(yè)檔案管理領(lǐng)域創(chuàng)新改革的重要發(fā)展趨勢，對企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)起到了良好的推動作用。面對信息化管理存在的諸多問題，社會有識之士特別是檔案工作者要結(jié)合實際，研究解決對策，調(diào)整館藏建設(shè)體系，構(gòu)建全新電子閱覽系統(tǒng)，重視法制化建設(shè)，注重檔案人才培養(yǎng)，這些都是未來檔案管理信息化和數(shù)字化建設(shè)的重要課題。筆者特提出上述見解，愿意與大家切磋交流。