夯實檔案管理 服務公司發展

文/劉小艷

面對新公司、新特點，涼水井礦業公司領導班子認識到檔案管理工作起步晚制約公司發展的現實，因此極為重視檔案管理工作，努力開創檔案管理工作的新局面。尤其是新領導班子成立以來，將“管理”要求提到前所未有的新高度，公司的檔案管理工作正在向更高層次進發

眾所周知，公司要發展、要辦好，抓好管理這一基礎工作非常必要。而在諸多項管理工作中，檔案管理甚為重要、不可或缺。涼水井礦業公司自身建設與發展的實踐表明，檔案管理是基礎，檔案利用是目的，如何做好檔案“管理”與“利用”這篇大文章，作為公司創新發展的動力，確實是公司發展與進步的經驗之談。回顧公司建設與發展的15年歷程，檔案見證了公司成長的點點滴滴，記錄了工程建設、公司發展的每一步。由此可見，夯實檔案管理，方能更好地服務公司發展。

一、檔案管理工作滯后制約了公司的發展

神木匯森涼水井礦業有限責任公司以下簡稱(涼水井礦業公司)是陜西匯森煤業開發有限責任公司（陜西能源集團有限公司控股）、中國神華煤制油化工有限公司和神木縣國有資產運營公司共同出資組建的一家現代化國有大型煤炭企業。礦井于2005年3月開工建設，2008年8月投入聯合試運轉，2009年4月通過項目竣工驗收，正式投入生產。由多家出資組建的大型公司，如何強化管理，統一協調發展，是公司首當其沖遇到的一大問題，而檔案管理工作的滯后勢必制約公司的發展。公司的檔案管理工作遇到的突出問題在于：

其一，公司檔案工作起步晚，難以適應公司的快速發展步伐。隨著公司的快速發展，起步較晚的檔案管理工作滯后，已不能適應生產建設的客觀需求。主要表現為：一些單位、部門對檔案管理的重要作用認識不夠，未建立健全檔案工作體系，甚至尚未明確檔案分管領導，尚未明確設置專兼職檔案員，不能形成有效的檔案管控機制，更是缺少規范的檔案管理規章制度。這些問題的存在，嚴重制約了利用檔案服務企業發展的效果。

其二，歸檔不及時，檔案資源不能很好地利用。諸如，公司相關業務部門所形成、經辦、經手的資料長期存放、積壓在本部門，未能及時歸檔，檢索利用不便捷，嚴重影響工作效率；由于資料不能及時歸檔，存在檔案資料丟失的風險；此外，相關文件收集不全，甚至可能導致項目無法順利通過竣工驗收。凡此種種不利因素影響，制約了檔案資源服務企業發展的效果。

二、夯實檔案管理采取六大舉措

面對新公司、新特點，涼水井礦業公司領導班子認識到檔案管理工作起步晚制約公司發展的現實，極為重視檔案管理工作，努力開創檔案管理工作的新局面。尤其是新領導班子成立以來，將“管理”要求提到前所未有的新高度，公司的檔案管理工作正在向更高層次進發。

近些年來，公司檔案圍繞“管理”與“利用”主線不斷創新，主要采取了六大舉措：

舉措之一：加強組織領導，健全工作機制。涼水井礦業公司高度重視檔案建設，實行“公司集中統一管理、部門分級負責、專兼職檔案人員協作”的管理模式，由公司副總經理兼總工程師分管檔案工作，形成公司主要負責人親自掛帥，檔案室負責具體執行落實檔案工作各環節，對公司范圍內的所有檔案資料進行集中統一管理，同時監督指導各部門規范檔案資料的收集、整理工作。公司各部門都明確有檔案工作負責人和兼職檔案人員，負責本部門檔案資料的收集整理，目前檔案室有專職檔案員2名，兼職檔案員14名。

隨著公司的不斷發展，檔案管理工作也在日趨完善。公司不斷建立健全檔案管理體制，完善檔案管理網絡，對公司范圍內各種門類、各種載體的檔案進行集中統一管理，并將檔案管理工作納入到了公司戰略發展規劃，納入到了公司年度月度工作目標考核，納入到了領導工作議事日程，納入到了相關各崗位職責。融入進了公司成長的每一步，使檔案管理工作成為公司發展不可缺少的一部分。

舉措之二：建立規章制度，健全管理規范。針對檔案管理基礎薄弱現狀，公司領導多次召開專門會議，協調解決檔案管理中存在的問題，先后制定了《檔案管理制度》《文件材料歸檔范圍及保管期限表》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《電子文件歸檔管理制度》《檔案保管突發事件應急預案》等制度，并且根據礦井實際不斷修改完善，以此規范檔案管理行為，提高了公司檔案工作的規范化、有序化和科學化。

舉措之三：加強庫房建設，創建良好的保管條件。公司建立了檔案辦公室、庫房、閱覽室，并且做到了三分開，同時又與打印、復印、掃描互為一體、分別管理的檔案專用場所。配備了檔案密集柜、防磁柜、底圖柜、目錄柜、空調、電腦、復印機、加濕器、碎紙機、掃描儀等多種設施設備。

面對公司所處“陜北山區，氣候干燥、紫外線強、多風沙，對檔案的保管條件要求較高”的特點，為了達到檔案庫房“八防”要求，公司采取有效措施，專門訂做了防紫外線窗簾，門窗加密封條、防護網，安裝了空調機，配備了防磁柜、加濕器、溫濕度計、吸塵器、防蟲防鼠藥、滅火器等設施物品，有效地調節了檔案庫房溫濕度，防止了紫外線、有害微生物及沙塵等的侵入，使檔案工作完全符合“八防”的要求。同時，本著安全第一的原則，專門制定了《檔案安全檢查制度》《檔案工作突發應急預案》等制度，每天堅持上下班對庫房進行全面檢查，以做到賬物相符，對于庫房配備使用的滅火器、防蟲防鼠藥等也定期檢查及時更換。通過設施設備的全面配備、安全防范及檢查制度的建立和規范，檔案的實體安全和信息安全得到了有效保障。

舉措之四：加強培訓指導，做好檔案管理工作。公司每年安排專職檔案員參加省、市檔案局舉辦的檔案業務培訓；還邀請省、市檔案局專家進行檔案管理培訓，積極到上級單位、同行單位及兄弟單位觀摩學習取經；在日常檔案管理工作當中，公司分管領導時常親自檢查、督促工作開展情況，每周定期聽取檔案工作匯報，協調解決檔案工作中遇到的困難和問題，要求檔案工作做到有計劃、有總結，并將工作完成情況與檔案人員績效掛鉤。檔案室將檔案工作作為部門最重要的工作職責之一，具體指導、協調檔案業務工作的各環節，理順和完善檔案工作各類管理制度，安排檔案人員參與公司發展規劃、工程項目招投標、工程竣工驗收等公司重大經營管理活動，為后期檔案工作奠定了基礎。

舉措之五：強化工作落實，加強檔案資料管控。公司為加強項目檔案工作的落實，多次召開會議研究部署，并下發文件，要求嚴格按照對工程資料進行收集、整理，確保收集完整準確，公司采取多項措施，出臺資料收集控制措施，堅決落實檔案工作“四同步”“四參加”原則。在工程招投標及簽訂合同時就將檔案收集列為專門條款，與工程建設程序一并執行；每個單位工程開工前，向各施工單位明確工程資料收集要求；工程竣工驗收時，經檔案室對工程資料的完整程度和質量進行驗收并簽字確認后，方能進行財務結算。在合同中，明確了施工資料及竣工圖移交的套數和竣工圖編制要求。明確了竣工圖電子版移交要求及違約責任。明確規定施工單位在工程竣工驗收后45天內，必須向檔案室移交工程資料，不能按時移交資料的進行罰款，移交的資料不完整、不準確、竣工圖修改不到位的，應在15天內進行補充完善，由于監理單位失職或監督不嚴的罰監理單位，公司工程項目負責人對工程資料復審不負責任罰工程項目負責人。把資料形成不規范、不準確、收集不合格、不完整的不良狀況消滅在萌芽狀態。

公司按照編制單位自檢、監理人員審查、現場施工負責單位及建設單位檔案人員審查，誰審查誰簽字，對案卷質量逐卷進行檢查把關，對存在的問題逐項提出并限定時間整改，整改完畢經建設單位確認后方可辦理交接手續。

同時，我們要求各部門建立了各自的文件收發文登記簿，由兼職檔案員對本部門所涉文件全部登記在冊，納入管控。避免檔案資料流失和損毀。

舉措之六：深化服務利用，積極開展檔案編研工作。檔案編研工作是檔案管理的一項基礎性工作，也是檔案部門主動提供利用的重要方式之一。為了更好地服務于公司各項工作，有效發揮室藏檔案的作用，公司利用檔案資源，針對各部門利用率較高的文件資料，匯集編寫了大事記、全宗介紹、歷任領導任職與人事任命文件、規章制度、前期文件、合同、招投標文件、股東會、董事會文件匯編等20余種。這些編研資料很好地發揮了檔案的可追溯性，更方便各部門查詢借閱，為企業的決策、經營、生產、基建等方面提供了客觀準確的信息和依據。

同時，檔案管理工作還積極參與到公司安評、消防驗收、水土保持驗收、竣工審計、竣工驗收等各項重大活動及部門工作之中，針對專題內容和部門需求提供了大量的檔案借閱、查詢、匯總及輔助性工作。各類檔案累計利用上萬次。通過各項檔案利用服務，充分發揮了檔案的利用效果，為工程建設和生產經營的順利開展提供了有效的保障。