關于企業人事檔案管理科學化的研究

文/張 琳

檔案既是歷史的記載，現實的印證，也是研究事物發展規律，繼承已有成果的重要依據，檔案管理在服務于現代化建設中有著非常重要的地位和作用。人事檔案科學化管理是基于人事檔案的檔案內容和管理特性開展的，它有助于部門減少日常工作量，人事檔案需要以先進的管理理念進行管理，制定并執行全面的管理策略，為實現人事檔案管理科學化奠定良好基礎

隨著各項制度不斷變革、管理理念及方法的改進，人事制度改革也在不斷變化，人事檔案管理工作必須順應時代發展要求，進行更為科學化的管理，應用先進理念進行管理實屬必要。基于這一指導思想，筆者對人事檔案管理科學化進行思考與探究。

一、我國目前一些企業人事檔案管理現狀及存在的問題

新中國成立以來，特別是改革開放以來，隨著國家經濟社會高速發展，檔案事業也有了相應的發展與進步，其中也包括人事檔案管理水平的大步提升。然而，當前在一些企業人事檔案管理中存在諸多問題，分析起來主要反映在以下幾個方面：

一是一些管理人員缺乏強烈的檔案管理意識。在我國大部分企業里面，對于人事檔案管理的工作還存在意識落后的情況。因為企業以盈利為目的，最終目標就是實現效益最大化，而對于人事檔案管理方面的工作，則認為是細碎的日常工作，不產生任何經濟效益和價值，所以在思想上對于人事檔案管理工作不夠重視。

二是人事檔案管理制度不健全。在一些企業里面，因為人事檔案管理的工作并非主要事項，因此也會人為地忽略檔案管理的過程和交接手續。存在企業領導不重視檔案管理工作，人事檔案管理制度不健全，工作人員的責任意識不強等諸多問題，這就導致了在員工調職或者離職情況下，并未嚴格按照規定程序辦理手續，不檢查資料是否齊全，也不檢查簽字是否有遺漏，可能會缺乏一些重要的資料，影響企業的總體工作；或是檔案管理缺失，一旦遇有勞動糾紛，沒有證據可查，企業很容易處于被動的局面，造成不必要的經濟損失。

三是人事檔案管理方法過于傳統與老化。有的企業雖然進行了人事檔案的管理，但是在管理思想和方法上還過于傳統與老化，有待更新與改進。目前最通用的就是文件夾里存放紙質版的各類人事檔案資料，但是有一些重要的文件并未進行備份存檔，也沒有運用新型檔案管理軟件進行規整。可見，如何推進人事檔案管理信息化建設，把一些人事檔案保存為電子化文檔，實為企業實現人事檔案管理信息化的一大重要課題。

二、有關企業人事檔案管理科學化的對策與思考

針對當前一些企業人事檔案管理的現狀與問題，通過分析思考，筆者提出以下對策：

一是強化人事檔案管理意識。對于企業人事檔案的管理思想及管理方法，應該多引進先進的管理手段，強化工作人員的管理意識，提升管理人員的綜合素養，提高全體員工工作上的主觀能動性。在人事檔案管理的交接程序上要以嚴謹的態度去對待，而不能敷衍了事。需要學會不斷地改進工作方式，提升工作效率，在存檔環節中，應發揮個人主觀能動性，多動腦筋加以鑒別，將虛假資料及時剔除，維護人事檔案資料的真實性和有效性。

二是建立健全關于人事檔案管理的規章制度。企業管理者應保障建立健全人事檔案管理工作的規章制度和操作方法，對整個管理流程實施監管和績效評估。有了明確的規章制度以后，人事檔案管理人員的工作積極性會加強，并且能夠認真對待人事檔案管理的所有事項。比如建立員工檔案轉入/轉出手續、檔案材料移交簽收表、員工調職申請、員工離職申請、員工調薪申請，等等，都應該對過程內容加以明確，簽字需確保是本人親筆簽名，日期填寫正確，這些細節都需要加以把握，如此才能夠進行有效的管理。

三是加強企業經營者管理服務培訓。如果管理人員缺乏法律法規相關的知識，也就不知道如何進行人事檔案管理。要有效提高企業人事檔案管理的水平，首先就要提升企業領導層以及相應的管理者、經營者的管理水平。企業領導層以及經營者對于人事檔案管理工作能夠有個清晰正確的理解，了解與掌握相關法律法規知識，那么人事檔案管理工作就能夠順暢進行。因此，堅持人員培訓活動，了解法律法規，這是一個切合實際的好方法。

四是在實踐中提升人事檔案科學化管理水平。具體操控方法如下：

一要在企業推行新型人事檔案管理方式之前，可以對全體員工進行培訓，從思想上減小阻力。每個企業在發展的過程中，都會經歷一系列變革，變革的過程中也會遇到很多阻力，其中最重要的就是“人”的阻力。那么我們可以引進培訓，讓人事檔案管理方面的專家對企業人員進行宣傳推廣，提出管理理念上的新思維方式，減輕誤解，最終讓企業員工從思想上接受這樣一種管理模式的變化。

二要進行管理模式的變革，要對過程加以把控，適時調整方向和進度。在對人事檔案管理科學化的實踐過程中，必然會遇到各種困難，需要企業對變革過程中一些工作的細節進行方向上的把握和調度，發現偏離原本設立的目標，就應該立即分析原因，加以改進，從而將人事檔案管理工作落到實處。

三要對實施新型管理理念的人事檔案管理結果納入考核項，對結果進行評估。如果不對結果加以評估和考核，那么，再有效的人事檔案管理模式調整都只是一紙空談。企業人力資源部可以將人事檔案管理工作納入到考核體系，比如，可以安排每月進行一次資料抽查，查看人事檔案的歸類存檔實際情況究竟如何。對因為沒有進行合理的人事檔案管理而導致的勞動糾紛、敗訴的情況進行整理，追究管理人員責任，實施必要的獎罰措施。將考核項目細分，并且能夠與所在企業的實際情況相結合，從評估手段上嚴格管理好人事檔案工作。

四要合理利用信息技術，提高人事檔案管理信息化水平。在信息技術日新月異的今天，需要將傳統的人事檔案管理手段提升到更高一級的技術層面。引進專業的檔案管理系統軟件，對重要的人事檔案資料進行電子化儲存。比如說有些簽名的現場，可以安排工作人員進行拍照留底，視頻錄像，用以證明是本人簽名和確認文件的內容。對于一些重要的證明文件，都需要用電子化方式加以備份存檔，實現人事檔案管理的科學化、規范化、有序化。事實表明，進入電子化管理人事檔案的階段，能夠極大減輕管理人員的負擔，信息檢索也更加方便快捷，大大提升了整個企業的工作效率，檔案服務社會的功能得以更好的體現。

當今社會，已經步入信息化大數據新時代，伴隨著企業管理理念的不斷更新，法律法規的加以強化，全球計算機技術的快速發展和廣泛運用，都使得企業進行檔案管理科學化顯得十分有必要。在運用科學的方法推進檔案管理的功能，提升檔案科學管理水平上，都有很大的拓展空間。總而言之，要使人事檔案管理工作更加規范、科學、有序，必須加強學習，與時俱進，從邏輯思維和工作方式上形成新的管理模式與方法，這樣才能不斷推進人事檔案管理科學化的水平。