現代醫院管理體系中的檔案管理

文/袁 華

隨著新時期醫院整體發展水平的不斷提高，對醫院綜合檔案管理也提出了新的更高的要求。為了提升現代醫院檔案管理能力和水平，就必須針對當前醫院的發展狀況，強化各項管理工作，尤其是規范醫院綜合檔案管理，以便適應社會及醫院的自身發展需求，切實搞好檔案服務與利用，這對醫院自身，乃至于整個衛生健康事業可持續健康發展具有重要的現實意義。

為了提升現代醫院檔案管理能力和水平，就必須針對當前醫院的發展狀況，強化各項管理工作，尤其是規范醫院綜合檔案管理，以便適應社會及醫院的自身發展需求，切實搞好檔案服務與利用，這對醫院自身，乃至于整個衛生健康事業可持續健康發展具有重要的現實意義

一、充分認識醫院檔案工作的重大意義

常言道，醫院是“救死扶傷”的重要行業。在醫院的建設與發展中，檔案管理無疑為醫院各個環節協調運轉和服務社會提供有力保障，醫院檔案管理工作的重要作用越來越加凸顯。

回顧醫院綜合檔案管理工作的運行態勢，其大致規律是一開始是以傳統的文書、會計、人事、照片、實物等檔案為主，到近年來進入大數據信息化時代，社會各行各業檔案管理利用信息化，醫院對病例檔案、出生醫學證明檔案以及設備檔案、圖像檔案等檔案進行管理都在步入信息化管理，每一類信息都有不同的應用價值，成為科學地記述工作業績、傳承工作使命的歷史性文件和珍貴資料。與此同時，結合醫院舉辦的各種活動，并對醫療、保健、科教研、公共衛生等活動中形成的具有文獻價值的各種文字、圖像、音像等信息資料進行信息化歸檔保存，已經成為常態化。

醫院的醫療病歷檔案以及體檢的健康檔案等，事關全民的身體康健以及醫療，澤濟萬民，福潤萬方，對于構建醫患和諧關系至關重要。誠然，時下醫患矛盾時有發生。每當此時，一份全面完整的醫療檔案，就成為了解決醫患矛盾的重要依據和“抓手”。大量事實表明，完整的醫療檔案已經成為了降低訴訟和減少醫療糾紛的重要手段。特別是今年在新冠肺炎疾病防控期間形成的文件材料、患者的病歷資料及照片、實物等，皆是具有保存價值的珍貴資料，及時進行分類歸檔保存頗有價值，尤其是對于公共衛生重大事件的處置有著重大的參考、借鑒和利用價值。

由此可見，醫院檔案管理工作十分重要，檔案作用越來越得以彰顯，其對于促進醫院自身發展，甚至對于推動社會衛生醫療事業可持續發展作用頗大。

二、醫院檔案管理存在問題及原因分析

當前，醫院檔案管理工作中存在的問題較多，既有管理層面的問題，也有員工自身的問題；既有認識理念問題，也有規章制度方面的問題，理應進行梳理研究，找出其主要癥結，以利于改進。分析其存在問題及原因主要在于：

一是檔案管理的領導機構及職責不明確。目前，醫院各類檔案管理工作還處于相對獨立的管理狀態，由于大部分醫院只是設有檔案工作小組和分管領導，沒有形成一個多職能部門共同管理的工作架構對醫院檔案工作進行指導，如建立檔案工作領導小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對檔案管理權力執行的內容、范圍等界定不清。

二是檔案安全管理的重視程度有所缺欠。由于綜合檔案管理工作不能直接產生經濟效益，一些醫院普遍存在重視病歷檔案管理，而忽視綜合檔案管理，沒有將綜合檔案納入現代醫院管理制度及體系之中，致使綜合檔案管理資金不足，跟不上形勢發展的需要。如計算機、掃描儀等現代化設備不足，缺少購置資金；檔案室普遍過于狹窄，檔案存放不合理，甚至于有的醫院把檔案存放在醫院綜合樓地下室，嚴重違反了檔案安全保管的“八防”標準。

三是檔案管理規章制度不健全。根據醫院規章制度，有些醫院存在沒有明確醫院檔案各項管理制度及檔案安全應急預案，沒有完善綜合檔案分類編號方案及文書檔案保管期限表，導致醫院各類檔案資料大部分都分散在各科室、各部門自行存管，造成了檔案管理較為混亂的局面。

四是檔案信息化工作和信息安全管理缺失。檔案信息化和電子公文系統具有調取方便、傳遞速度快、較易實現檔案資源共享等特點，在醫院龐大的信息化系統中已經在被使用。但隨之產生的電子文件形成對信息監管和安全方面很多問題，特別是電子檔案和檔案數字化成果的管理存在安全問題較為突出。如光盤、移動硬盤、錄音像帶等，稍不注意隨時都可能出現泄密或存儲信息損壞，這些問題應該引起醫院領導的高度關注。

三、改進醫院檔案管理工作的創新方法

如何在新醫改政策帶動下改進醫院檔案管理工作，針對存在的問題，創新工作方法，應做好以下幾個方面工作：

一是創新檔案管理理念。提升檔案管理意識，是搞好檔案工作的先導。首先應該提升各級領導者的檔案意識，使其加強對檔案工作的領導；同時還要提高檔案管理人員的管理意識，愛崗敬業，把檔案管理工作納入醫院全面管理責任考核或目標任務考核之中。此外，還要針對醫院檔案涉及民生也涉及個人隱私等情況，要改變傳統的管理思維觀念，采用信息化管理等手段，充分挖掘檔案的利用價值和能動作用，實現文件檔案的有效利用。

二是創新檔案管理制度。要抓好檔案管理工作，必須建立健全綜合檔案管理制度。首先，嚴格落實中、省、市檔案行政主管部門各項檔案管理制度，加大檔案整理、保存、修繕、信息化等經費投入，真正把檔案管理納入現代醫院管理制度和體系，同業務工作、黨政務工作同部署、同安排、同落實、同考核。獨立設置醫院檔案室或檔案職能部門，配備有專職檔案工作人員，在業務科室配備兼職檔案管理人員，充實檔案管理人員梯隊，堅決避免綜合檔案管理缺乏統一化、標準化管理的弊端，保證檔案的完整和有效。

三是創新檔案管理模式。充分運用現代化管理手段，有效利用計算機局域網，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等環節進行信息整合，實現電子一體化管理。通過構建醫院檔案管理系統信息網絡，提升整個醫院的管理水平。

四是創新檔案服務模式。首先要加強檔案管理干部培訓，提高檔案人員整體素質和業務水平，使之對檔案管理的新標準、新知識要做到融會貫通。其次要改變以往檔案服務模式，繼續開發檔案信息資源，不斷拓展服務領域，采取主動服務、定期溝通等方式，積極為檔案利用者服務。

五是提高檔案利用效率和應用價值。醫院檔案工作的最終目標是為醫院臨床、保健、科教研、公共衛生、改革發展提供服務。檔案信息化是檔案建設的重要內容，也是對檔案管理工作的一大挑戰。醫院只有不斷加強電子檔案的管理工作，才能不斷提高其利用效率與應用價值。

六是完善檔案管理領導機構。加強組織領導，建立健全機構，這是搞好醫院檔案管理工作的首要一條，更是醫院檔案管理工作創新發展的關鍵所在。如明確分工負責檔案工作的院級領導，成立醫院檔案綜合管理辦公室，分工合理，責權明確，并協助醫院各個職能部門共同組建檔案管理機構，確保檔案各項規章制度真正落到實處。